Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) biura rachunkowe stoją przed koniecznością przebudowy sposobu pracy z dokumentami klientów. Coraz większe znaczenie zyskują rozwiązania, które pozwalają połączyć automatyzację, kontrolę merytoryczną i zgodność z przepisami w jednym środowisku.

Jednym z takich narzędzi jest Scanye, platforma wspierająca biura rachunkowe w obsłudze dokumentów, komunikacji z klientami oraz integracji z KSeF. System został zaprojektowany tak, aby zapewnić nowoczesny, bezpieczny i możliwie bezbłędny obieg dokumentów księgowych.

Opisy i decyzje zostają przy dokumencie.

Zespół widzi status i następny krok.

Łatwiej sprawdzić koszt przed księgowaniem.

Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.

Jak Scanye automatyzuje dokumenty klientów biura rachunkowego?

Scanye to aplikacja dla biur rachunkowych, która automatyzuje pobieranie faktur z KSeF, porządkuje obieg dokumentów i usprawnia współpracę z klientami w jednym miejscu. Dzięki temu dane trafiają do biura w sposób ustrukturyzowany i gotowy do dalszego przetwarzania.

Kluczowym wyzwaniem w codziennej pracy biur rachunkowych nie jest samo księgowanie dokumentów, ale ich właściwa kwalifikacja. To znaczy rozstrzygnięcie, czy dana faktura powinna zostać ujęta w kosztach działalności, czy też nie. Ostateczna odpowiedzialność za ten aspekt leży po stronie przedsiębiorcy, który najlepiej zna kontekst biznesowy danego wydatku.

Scanye wspiera ten proces, umożliwiając przedsiębiorcom szybkie opisywanie i akceptację dokumentów, zanim trafią one do księgowości. Dzięki temu cały obieg jest bardziej przejrzysty, a biuro rachunkowe pracuje na danych, które zostały wcześniej zweryfikowane merytorycznie.

‍

Opisy i decyzje zostają przy dokumencie.

Zespół widzi status i następny krok.

Łatwiej sprawdzić koszt przed księgowaniem.

Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.

‍

Scanye utrzymuje stałe połączenie z bramką KSeF, co pozwala na pobieranie faktur ustrukturyzowanych w czasie rzeczywistym dla całego portfela klientów biura. Eliminuje to konieczność przesyłania plików XML e-mailem lub na nośnikach zewnętrznych.

W systemie Scanye faktura z KSeF najpierw trafia do klienta, który w intuicyjnej aplikacji mobilnej lub webowej potwierdza zasadność wydatku. Jest to kluczowy etap, którego brakuje w natywnym rozwiązaniu rządowym. Klient w prosty sposób:

• Zatwierdza fakturę jako koszt firmowy lub ją odrzuca (np. w przypadku błędnego wystawienia na jego NIP).
• Opisuje przeznaczenie zakupu (np. materiały budowlane, inwestycja X), co stanowi podstawę do przypisania odpowiedniej stawki VAT i konta kosztowego.

Biuro rachunkowe odbiera dokumenty, które są już sprawdzone merytorycznie i opisane przez klienta, co odczuwalnie redukuje liczbę zapytań. Dzięki temu księgowy nie traci czasu na domysły, lecz skupia się na profesjonalnym księgowaniu. Program:

• Sugeruje schematy księgowe na podstawie historycznych dekretacji dla danego kontrahenta.
• Przesyła kompletną paczkę danych (XML, wizualizacja, opis merytoryczny) bezpośrednio do programu finansowo-księgowego biura.

Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.