Podczas bezpłatnych konsultacji z opiekunem Scanye Pani Małgosia dowiedziała się o możliwościach zdalnej współpracy z klientami przez Scanye. Co mogłoby wyeliminować większość problemów związanych z papierową dokumentacją. Decyzję o wprowadzeniu dostarczana dokumentów online podjęła przede wszystkim dlatego, że chciała mieć mniej pracy z dokumentami. Skłoniła ją również perspektywa usprawnienia terminowości rozliczeń, możliwości pracy zdalnej.
Dzięki wdrożeniu Scanye biuro rachunkowe Pani Małgosi zyskało nowy wymiar efektywności, oszczędności czasu oraz lepszego porządku w dokumentacji. Zamiast zmagać się z papierowymi dokumentami, Pani Małgosia i jej zespół mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, a dwie osoby są teraz w stanie obsłużyć ponad 80 klientów. Wprowadzony system sprawił, że deklaracje podatkowe są gotowe już w połowie miesiąca, a terminy są dotrzymywane bez presji i dodatkowych godzin pracy.
Scanye okazało się dla Pani Małgosi kluczowym narzędziem zarówno w usprawnieniu codziennej pracy, jak i w przygotowaniu biura na wyzwania przyszłości, takie jak Krajowy System e-Faktur.
Pani Małgosia, właścicielka biura rachunkowego obsługującego ponad 80 firm, przeszła z klientami na 100% współpracę zdalną. Już teraz przyzwyczaja klientów do współpracy online i szykuje ich na KSEF. Pozbyła się papieru, segregowania, magazynowania i ręcznego klepania dokumentów. Skończyła z nadgodzinami, przepracowanymi weekendami, a miesiąc ma zamknięty 16go dnia miesiąca. Klienci zgodzili się na współpracę online, bo nie pytała ich o opinię – postawiła ich przed faktem dokonanym. Żaden z nich nie odszedł.
Klienci fizycznie dostarczali nieułożone dokumenty, co wymuszało mozolne sortowanie, ręczne wklepywanie (lub skanowanie i OCR) oraz kosztowną archiwizację papierowych faktur. Pani Małgosia i jej pracownice poświęcały mnóstwo czasu na powtarzalną, nudną pracę, zamiast na pracę merytoryczną z klientem.
Dokumenty od klientów często trafiały do biura na ostatnią chwilę, co sprawiało, że deklaracje podatkowe były składane w ostatnim momencie – co dodawało stresu pracownikom i klientom, którzy obawiali się opóźnień i związanych z nimi konsekwencji.
Przy każdej niejasności w dokumentach Pani Małgosia musiała telefonicznie/mailowo/smsowo kontaktować się z klientem, co wiązało się z długim oczekiwaniem na odpowiedź i kilkoma kanałami komunikacji. Dokumenty musiały być często skanowane i wysyłane e-mailem lub przez SMS, co było czasochłonne i komplikowało utrzymanie pełnej historii korespondencji.
Pani Małgosia nie poświęca już czasu na segregowanie i archiwizację dokumentów. Klienci również – mogą zrobić zdjęcie faktury (lub zeskanować) i mogą wyrzucić papierowy dokument, bo nikomu on nie jest potrzebny. Skan/zdjęcie faktury jest dowodem księgowym. W razie kontroli pobieramy skany z elektronicznego archiwum Scanye, a listę dekretów pobieramy z programu księgowego i przedstawiamy do kontroli.
Pani Małgosia może w spokoju usiąść i zaksięgować dokumenty klientów, bo nikt nie odrywa jej od pracy. Nie musi ciągle siedzieć w biurze i “być dostępna”. Może to robić zdalnie.
Scanye umożliwia komunikację bezpośrednio na platformie – klient może opisać dany dokument, a Pani Małgosia na zadawać pytania do konkretnych faktur. Klienci otrzymują powiadomienia o nowych komentarzach, co znacząco skraca czas potrzebny na uzyskanie odpowiedzi.
Klienci, którzy ociągają się z dodaniem dokumentów dostają automatyczne powiadomienia z prośbą o przesłanie faktur..
Wprowadzenie Scanye okazało się strategicznym krokiem przygotowującym biuro Pani Małgosi na nadchodzące zmiany związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSEF). Dzięki stopniowemu przyzwyczajaniu klientów do elektronicznego obiegu dokumentów, są oni już gotowi na przejście do nowego systemu, co w przyszłości przełoży się na jeszcze większą automatyzację i uproszczenie procedur.
Klienci nie muszą już nadkładać drogi, aby dostarczyć dokumenty. Otrzymali swoje elektroniczne archiwum dokumentów, z którego mogą korzystać jak potrzebują jakiejś faktury. Klienci przyzwyczajeni do takiej formy współpracy nie będą chcieli zmienić księgowej na taką, która każe im ponownie dostarczać dokumenty w formie papierowej.
Pani Małgosia z sukcesem wdrożyła Scanye, przygotowując klientów na cyfrową zmianę. Zamiast pytać klientów, czy są gotowi na elektroniczny obieg dokumentów, poinformowała ich, że od kolejnego miesiąca będą przesyłać dokumenty przez Scanye. Jak klienci mieli problem – kierowała ich do bezpłatnej opieki w Scanye. Jej bezkompromisowe podejście spotkało się z pozytywnym odbiorem – klienci szybko dostrzegli wygodę i oszczędność czasu płynące z nowych rozwiązań.
Biuro obecnie obsługuje taką samą liczbę klientów (80), mimo odejścia jednej pracownicy, a deklaracje podatkowe są gotowe już około 15. dnia miesiąca, bez nadgodzin. Klienci dostarczają dokumenty na bieżąco, a jak dostarczą wszystkie to oznaczają “komplet dokumentów” dzięki czemu Pani Małgosia wie, że są gotowi do księgowania.
Scanye nie tylko usprawniło codzienną pracę biura, ale stało się także fundamentem strategii przyszłościowej, umożliwiając Pani Małgosi dostosowanie działalności do nowoczesnych wymogów księgowych.
