Scanye pozwala zarządzać dokumentami finansowymi dużej firmy, ustawiać ścieżki akceptacji i kontrolować kto widzi faktury z KSeF, jednocześnie przygotować dane dla księgowości.
• Nie wiadomo kto potwierdził koszt
• Nie wiadomo kto był za niego odpowiedzialny
• Nie wiadomo czy został zaakceptowany przez właściwą osobę
Scanye łączy:
w jeden proces.
KSeF
Scanye
Scieżki akceptacji
Księgowość
Automatyczne ścieżki akceptacji dokumentów z KSeF
Każdy dokument przechodzi przez proces akceptacji.
wielopoziomowa akceptacja
przypisanie odpowiedzialnych osób
status dokumentu
historia decyzji
Przykład procesu:
Pracownik
Kierownik projektu
Dyrektor finansowy
Księgowość
Nie każdy pracownik widzi wszystkie dokumenty
W Scanye można ustawić poziomy dostępu.
Pracownik Widzi tylko koszty projektu
Manager widzi koszty zespołu
Księgowość widzi wszystkie dokumenty
Zarząd ma pełny dostęp
Pracownik może zatwierdzić koszt projektu, ale nie widzi faktury leasingowej właściciela firmy.
Analizuj koszty projektów i działów
Do dokumentów można przypisać:
kategorię kosztu
Projekt
Dział
Dzięki temu firma widzi, koszty projektów, ksozty działów i strukturę kosztów firmy.
Przykłady:
Marketing
Sprzedaż
Leasing
Oprogramowanie
Wynagrodzenia
Każdy dokument ma historię decyzji
System zapisuje:
Kto dodał dokument
Kto go zatwierdził
Kto go odrzucił
Kiedy przeszedł workflow
Integracja z KSeF
Scanye pobiera faktury z KSeF i włącza je do procesu firmy. Dokument trafia do workflow akceptacji.
Dokumenty przygotowane dla księgowości
Po przejściu procesu akceptacji dokument trafia do księgowości. Dane mogą zostać wyeksportowane do systemu finansowo-księgowego.
Scanye to nowoczesna aplikacja do KSeF, która automatyzuje proces akceptacji faktur ustrukturyzowanych, dopasowując się do struktury Twojej firmy. Dzięki zaawansowanym ścieżkom obiegu, dokumenty trafiają prosto do osób decyzyjnych, co pozwala skrócić proces ich weryfikacji o ponad połowę w skali miesiąca. Platforma eliminuje chaos i błędy, zapewniając pełną historię każdej decyzji finansowej.
Opisy i decyzje zostają przy dokumencie.
Zespół widzi status i następny krok.
Łatwiej sprawdzić koszt przed księgowaniem.
Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.
Dlaczego firmy wdrażają Scanye
Bez przejrzystego panelu trudno ustalić, u kogo aktualnie znajduje się faktura i kto odpowiada za jej akceptację.
Trudność w odtworzeniu historii zmian i zatwierdzeń dokumentu zwiększa ryzyko podczas kontroli skarbowej.
Nagły napływ faktur XML z systemu rządowego bez automatycznego przypisania do konkretnych działów paraliżuje pracę księgowości.
Brak precyzyjnego zarządzania rolami może sprawić, że nieuprawnione osoby zyskają wgląd w poufne dokumenty finansowe.
Bezpieczeństwo danych w Scanye opiera się na precyzyjnym zdefiniowaniu dostępów. Gwarantuje to, że pracownicy mają wgląd wyłącznie w te informacje, które są niezbędne na ich stanowisku, każdej osobie można przypisywać wybrane dostępy, więc przykładowo może na poszczególnych stanowiskach wyglądać to następująco:
Widzi i akceptuje koszty przypisane do swoich zleceń.
Monitoruje wydatki całego pionu i kategoryzuje koszty operacyjne.
Kontroluje kompletność danych i ostatecznie zatwierdza dokumenty do eksportu.
Zyskuje pełną analitykę rentowności projektów i kontrolę nad cashflow w czasie rzeczywistym.
Scanye działa jako inteligentny łącznik między systemem rządowym a Twoją księgowością. Dokumenty z KSeF są pobierane do Scanye automatycznie co dwie godziny, a następnie trafiają do wewnętrznego obiegu firmy. Możesz nadawać im statusy, dodawać opisy merytoryczne i załączniki, co sprawia, że plik XML zyskuje kontekst biznesowy.
To zdefiniowane reguły workflow, które decydują o drodze dokumentu wewnątrz firmy. W Scanye możesz skonfigurować ścieżki oparte na kwocie faktury, kategorii kosztu czy budżecie projektowym. Dzięki temu faktura za materiały budowlane automatycznie trafi do managera danego projektu, a wydatki powyżej określonego limitu zostaną przekierowane do akceptacji dyrektora finansowego.
Opisy i decyzje zostają przy dokumencie.
Zespół widzi status i następny krok.
Łatwiej sprawdzić koszt przed księgowaniem.
Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.
Każda faktura kosztowa musi przejść przez wyznaczoną ścieżkę zatwierdzeń.
Dokumenty są bezpiecznie przechowywane, a każda operacja jest rejestrowana, co ułatwia audyty.
Automatyzacja pobierania danych z KSeF i OCR dla faktur spoza systemu (np. zagranicznych) pozwala skupić się na pracy merytorycznej.
Dzięki aplikacji mobilnej na iOS i Android, managerowie i pracownicy mogą akceptować koszty z dowolnego miejsca na świecie.
komentarze zostają przy dokumentach
od faktury do decyzji księgowej
łatwiej sprawdzić, co wymaga reakcji
bez rozproszenia między narzędziami
Czy firmy potrzebują aplikacji do KSeF?
Tak.
Faktury możesz wystawiać:
Masz je zawsze pod ręką i od razu trafiają do KSeF.
W Scanye płacisz tylko za realne użycie bardziej zaawansowanych funkcji.
W każdym pakiecie masz:
Dodatkowo płacisz tylko za:
Dzięki temu nie płacisz za „puste” konto - tylko za realną wartość.
Nie.
Scanye ułatwia współpracę z Twoją księgową - przygotowujesz dokumenty w sposób, który przyspiesza ich księgowanie, oszczędza Twój czas i eliminuje zbędne pytania.
Tak.
Dzięki temu:
Bonus: jeśli księgowa korzysta ze Scanye - oboje płacicie mniej.
Tak.
Pracownik widzi tylko dokumenty, które są do niego przypisane.
Dzięki temu:
Oznaczasz faktury kategoriami (np. marketing, paliwo, narzędzia).
Dzięki temu:
Możesz ustawić, kto musi zatwierdzić dany koszt przed księgowaniem.
Np.:
Dzięki temu masz kontrolę nad wydatkami w firmie.
Tak.
Zespół może dodawać dokumenty:
Każdy widzi tylko swoje dokumenty.
Umów prezentację i zobacz jak Scanye może uporządkować proces akceptacji dokumentów w Twojej firmie.
