Czym jest KSeF i czy obejmuje transakcje z kontrahentami zagranicznymi?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury w Polsce. Zamiast tradycyjnego PDF-a czy papierowej faktury, dokument powstaje w ustandaryzowanym formacie elektronicznym i trafia od razu do systemu, gdzie widzi go zarówno wystawca, jak i urząd skarbowy.
Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro KSeF jest systemem krajowym, to transakcje zagraniczne go nie dotyczą. To błędne założenie. System rozróżnia jednak sprzedaż od zakupu, dlatego zasady wyglądają inaczej w zależności od kierunku transakcji.
Jeśli polska firma sprzedaje towar lub usługę zagranicznemu kontrahentowi, taka faktura co do zasady musi zostać wystawiona w KSeF, tak samo jak faktura dla polskiego klienta. Inaczej wygląda sytuacja przy zakupach. Gdy to zagraniczny dostawca wystawia fakturę polskiej firmie, nie ma on obowiązku korzystania z polskiego KSeF, ponieważ system dotyczy polskich podatników. Taka faktura zakupowa dociera do firmy tradycyjnym kanałem, na przykład mailem albo pocztą, a polski przedsiębiorca rozlicza ją we własnej ewidencji VAT, bez wprowadzania jej do KSeF.
Jak wystawiać faktury sprzedażowe dla zagranicznych kontrahentów w KSeF?
Sprzedaż dla firmy z zagranicy dokumentuje się w KSeF tak samo jak sprzedaż dla polskiego kontrahenta. Dotyczy to wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, eksportu towarów oraz eksportu usług. Problem w tym, że zagraniczny kontrahent zwykle nie ma dostępu do polskiego KSeF, dlatego przedsiębiorca musi dodatkowo przekazać mu fakturę poza systemem, najczęściej jako PDF z kodem QR, który pozwala zweryfikować dokument w KSeF.
Od tej zasady są wyjątki, na przykład sprzedaż dla osób prywatnych za granicą, ale większość sprzedaży B2B dla zagranicznych firm trzeba dokumentować w KSeF tak jak sprzedaż krajową. Warto ustalić z kontrahentem, w jakiej formie i jakim kanałem ma otrzymywać taką fakturę, żeby uniknąć opóźnień w płatnościach.
Czym jest WNT i jak prawidłowo rozliczyć je w systemie KSeF?
WNT, czyli wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, to sytuacja, gdy polska firma kupuje towar od kontrahenta z innego kraju Unii Europejskiej i towar ten fizycznie trafia do Polski. Klasyczny przykład to zakup materiałów od dostawcy z Niemiec czy Czech. WNT nie jest objęte obowiązkiem KSeF, ponieważ system dotyczy polskich podatników wystawiających faktury, a w tym przypadku to zagraniczny sprzedawca wystawia dokument według przepisów swojego kraju.
Fakturę od unijnego dostawcy polska firma otrzymuje więc poza KSeF, zwykle mailem lub pocztą, i na jej podstawie samodzielnie rozlicza VAT, wykazując jednocześnie podatek należny i naliczony w swojej ewidencji. Nie trzeba w tym celu wystawiać żadnej faktury wewnętrznej, bo ten obowiązek zniesiono już kilka lat temu. Cała transakcja trafia jedynie do polskiej ewidencji VAT i JPK_VAT, a KSeF w ogóle nie bierze w niej udziału.
Jak ująć w KSeF faktury zakupowe z zagranicy, czyli towary z UE, import spoza UE i import usług?
Żadna faktura zakupowa od zagranicznego dostawcy nie trafia do polskiego KSeF, niezależnie od tego, czy chodzi o towary z Unii Europejskiej (WNT), import towarów spoza UE, czy import usług, na przykład od Google, Meta albo zagranicznej agencji marketingowej. KSeF służy do wystawiania faktur przez polskich podatników, a zagraniczny sprzedawca nie ma takiego obowiązku i wystawia dokument według przepisów obowiązujących w swoim kraju.
W praktyce oznacza to, że każdą taką fakturę firma otrzymuje poza systemem, zwykle mailem, i samodzielnie rozlicza ją w swojej ewidencji VAT. Przy imporcie towarów dodatkowo dochodzi rozliczenie z urzędem celno-skarbowym i dokument SAD lub PZC, a przy imporcie usług trzeba pamiętać o mechanizmie odwrotnego obciążenia. We wszystkich trzech przypadkach KSeF pozostaje poza tym procesem, a kluczowe jest prawidłowe ujęcie transakcji w JPK_VAT.
Jak rozliczać faktury zagraniczne w walucie obcej? Jaki kurs zastosować?
Fakturę wystawioną w euro, dolarach czy innej walucie trzeba przeliczyć na złotówki, żeby prawidłowo rozliczyć VAT. Podstawowa zasada mówi, że stosuje się średni kurs danej waluty ogłoszony przez NBP na ostatni dzień roboczy przed dniem powstania obowiązku podatkowego. Przy WNT jest to zwykle dzień wystawienia faktury przez zagranicznego dostawcę, a jeśli dostawca się spóźnia, obowiązek podatkowy i tak powstaje najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy.
Firma może też wybrać inną metodę, zgodną z zasadami stosowanymi w podatku dochodowym, czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Ważne, żeby raz wybraną metodę stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy, bo mieszanie obu podejść prowadzi do błędów w rozliczeniach i różnic kursowych, które trudno później wyjaśnić podczas kontroli.
Jakie terminy i zasady ewidencji obowiązują przy WNT i fakturach zagranicznych w KSeF?
Przy WNT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez zagranicznego dostawcę, a jeśli ten się spóźni, najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym towar dotarł do Polski. To właśnie ta data decyduje, w jakim okresie rozliczeniowym trzeba wykazać podatek należny i naliczony w JPK_VAT, niezależnie od tego, kiedy fizycznie dotrze sama faktura.
Przy sprzedaży dla zagranicznych kontrahentów w KSeF obowiązują te same terminy wystawienia faktury co przy sprzedaży krajowej, czyli zasadniczo do 15. dnia miesiąca po dostawie towaru lub wykonaniu usługi. Numer KSeF faktura otrzymuje automatycznie po poprawnej weryfikacji przez system, więc warto wysyłać dokumenty z wyprzedzeniem, żeby uniknąć problemów w razie chwilowej awarii systemu.
Jeśli faktura od zagranicznego dostawcy wpłynie z opóźnieniem, firma i tak musi rozliczyć WNT w terminie wynikającym z przepisów, a nie w momencie fizycznego otrzymania dokumentu. W praktyce oznacza to często korektę wcześniej złożonego JPK_VAT, dlatego warto pilnować terminowego kontaktu z zagranicznymi dostawcami i przypominać im o obowiązku wystawienia faktury na czas.
Kontroluj koszty w firmie dzięki aplikacji do KSeF Scanye!
Jakie błędy najczęściej popełniają firmy przy rozliczaniu transakcji zagranicznych w KSeF i jak ich uniknąć?
Najczęstszym błędem jest przekonanie, że skoro faktura jest zagraniczna, to nie trzeba jej wystawiać w KSeF, przez co firmy zapominają wystawić fakturę eksportową czy WDT w systemie albo nie przekazują kontrahentowi wizualizacji faktury poza KSeF. Przy WNT problemem bywa rozliczanie transakcji dopiero po fizycznym otrzymaniu faktury zamiast w terminie wynikającym z przepisów, co prowadzi do korekt JPK_VAT, a także niekonsekwentne stosowanie kursu waluty, raz według jednej metody, raz według drugiej. Żeby tego uniknąć, warto ustalić jasną procedurę wewnętrzną dotyczącą terminów i sposobu przeliczania kursu oraz korzystać z narzędzia, które przypomina o terminach i podpowiada, czy dana transakcja wymaga wystawienia faktury w KSeF.
FAQ
Czy do rozliczania WNT potrzebna jest rejestracja do VAT UE?
Tak, żeby prawidłowo rozliczać wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, firma musi wcześniej zarejestrować się jako podatnik VAT UE i posługiwać się numerem NIP z przedrostkiem PL w transakcjach z unijnymi kontrahentami.
Czy faktury zagraniczne wprowadzane do KSeF trzeba tłumaczyć na język polski?
Nie ma takiego obowiązku, faktura w KSeF może zawierać opis towaru lub usługi w języku obcym, choć urząd skarbowy może poprosić o tłumaczenie podczas kontroli.
Jakie kary grożą za błędne lub nieterminowe rozliczenie WNT?
Firmie grożą odsetki za zwłokę oraz dodatkowe zobowiązanie podatkowe do 30% zaniżonej kwoty VAT, a osoba odpowiedzialna za rozliczenia może dodatkowo otrzymać grzywnę na podstawie Kodeksu karnego skarbowego.
Jak długo należy przechowywać faktury zagraniczne rozliczone w KSeF?
Standardowo faktury i dokumentację VAT trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, choć same faktury ustrukturyzowane w KSeF system przechowuje przez 10 lat.
Dowiedz się jak rozliczać faktury zaliczkowe i protokoły odbioru w budownictwie
