Scanye pozwala zarządzać procesem akceptacji dokumentów, kontrolować kto zatwierdza koszty i przygotować dane dla księgowości.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny, elektroniczny system administracji publicznej, który służy do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. Jego działanie można porównać do jednolitej, platformy wymiany dokumentów, wszystkie faktury sprzedażowe trafiają najpierw do systemu, a dopiero później są udostępniane odbiorcy.
Każdy dokument w KSeF posiada unikalny numer identyfikacyjny, co zapewnia jego precyzyjny i identyfikacyjny charakter. Faktury są przechowywane w sposób archiwalny przez 10 lat, co eliminuje ryzyko ich utraty.
Opisy i decyzje zostają przy dokumencie.
Zespół widzi status i następny krok.
Łatwiej sprawdzić koszt przed księgowaniem.
Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.
Główną korzyścią płynącą z elektronicznego obiegu dokumentów w ramach Krajowego Systemu e-Faktur jest to, iż zapewnia centralną archiwizację dokumentów przez 10 lat, eliminując koszty związane z ich drukiem i lokalnym przechowywaniem. KSeF ułatwia także kontrole podatkowe oraz audyty, wszystkie dane są dostępne w jednym miejscu, co przyspiesza ich weryfikację. Dodatkowo rozwiązanie wspiera zgodność z przepisami, w tym z Ustawa o VAT, usprawniając realizację obowiązków sprawozdawczych.
Opisy i decyzje zostają przy dokumencie.
Zespół widzi status i następny krok.
Łatwiej sprawdzić koszt przed księgowaniem.
Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.
Korzystanie z KSeF staje się obowiązkowe w 2026 roku:
Wyjątkiem są małe firmy, które mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r., jeśli ich miesięczna sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Dodatkowo już od 1 lutego 2026 r. odbieranie faktur przez KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców.
Brak przesłania faktury do KSeF oznacza, że dokument nie jest uznawany za ważny w świetle przepisów VAT.
Opisy i decyzje zostają przy dokumencie.
Zespół widzi status i następny krok.
Łatwiej sprawdzić koszt przed księgowaniem.
Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.
Pracownicy przesyłają faktury między działami
Trudno ustalić kto zaakceptował dokument
Nie wiadomo kto powinien zatwierdzić koszt
Firma potrzebuje procesu obsługi faktur
Dokument
Ścieżki akceptacji
Ksiegowość
Automatyczne ścieżki akceptacji dokumentów
Firma może ustawić proces zatwierdzania kosztów.
• Wielopoziomowa akceptacja
• Status dokumentu
• Przypisanie odpowiedzialnych osób
• Automatyczne powiadomienia
Pracownik
Kierownik projektu
Dyrektor finansowy
Księgowość
Nie każdy pracownik powinien widzieć wszystkie faktury.
Pracownik projektu
• Wielopoziomowa akceptacja
Manager
• Wielopoziomowa akceptacja
Księgowość
• Wielopoziomowa akceptacja
Manager
• Wielopoziomowa akceptacja
Każdy dokument ma historię decyzji
System zapisuje:
• Kto dodał dokument
• Kto go zatwierdził
Ścieżki akceptacji po KSeF
Scanye:
• Pobiera faktury z KSeF i włącza je do procesu firmy.
• Dokument trafia do stworzonej ścieżki akceptacji.
Dokumenty gotowe do księgowania
• Po zakończeniu procesu akceptacji dokument trafia do księgowości.
• Dane mogą zostać wyeksportowane do programu księgowego.
Dlaczego firmy wdrażają kontrolę kosztów
KSeF obsługuje wyłącznie ustrukturyzowany format faktury elektronicznej XML, zgodny ze schematem Ministerstwa Finansów. Oznacza to, że dokumenty mają jednolitą, precyzyjną strukturę danych i są możliwe do automatycznego przetwarzania.
Warto pamiętać, że dokumenty takie jak faktury proforma, noty obciążeniowe, noty uznaniowe, załączniki stanowiące odrębny plik np. pdf czy jpg nie są obsługiwane przez KSeF i wymagają dodatkowego obiegu dokumentów.
Opisy i decyzje zostają przy dokumencie.
Zespół widzi status i następny krok.
Łatwiej sprawdzić koszt przed księgowaniem.
Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.
Tak.
Faktury możesz wystawiać:
Masz je zawsze pod ręką i od razu trafiają do KSeF.
W Scanye płacisz tylko za realne użycie bardziej zaawansowanych funkcji.
W każdym pakiecie masz:
Dodatkowo płacisz tylko za:
Dzięki temu nie płacisz za „puste” konto - tylko za realną wartość.
Nie.
Scanye ułatwia współpracę z Twoją księgową - przygotowujesz dokumenty w sposób, który przyspiesza ich księgowanie, oszczędza Twój czas i eliminuje zbędne pytania.
Obieg dokumentów KSeF wspierają systemy finansowo-księgowe oraz dedykowane aplikacje, takie jak Scanye. To właśnie one najczęściej stanowią „centrum” obiegu dokumentów, a integracja z KSeF odbywa się poprzez API, umożliwiając wysyłanie, automatyczne odbieranie i księgowanie faktur w jednym środowisku.
Do najczęstszych błędów należą: brak wysyłki faktury do KSeF (dokument nie jest ważny), niepoprawna struktura XML, brak weryfikacji danych przed wysyłką. KSeF odrzuca plik, jeśli nie pasuje do schematu FA(3) lub brakuje potrzebnych informacji, wtedy numer KSeF nie zostaje nadany.
Co możesz zrobić:
By pracować w systemie KSeF wymagany jest dostęp do Internetu oraz prawidłowe uwierzytelnienie się w systemie poprzez: Profil zaufany, Certyfikat KSeF, Podpis kwalifikowany lub Token. Dzięki temu mamy dostęp do aplikacji rządowej i w niej możemy wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane.
Z rozmów z przedsiębiorcami korzystającymi z KSeF wynika, że sama aplikacja rządowa często nie wystarcza do codziennej pracy. Dlatego potrzebne jest dodatkowe narzędzie, które łączy obsługę faktur w KSeF z księgowością, umożliwia wygodną pracę na dokumentach oraz ich szybkie wystawianie, a taką funkcjonalność oferują rozwiązania takie jak Scanye.
Dokumenty w KSeF są chronione przez kontrolę uprawnień, archiwizację i procedury bezpieczeństwa. Ministerstwo Finansów przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku ich wystawienia.
KSeF to nowy standard, który obejmuje zarówno przedsiębiorców, jak i księgowych. Wprowadza obowiązek pracy na fakturach elektronicznych, ogranicza papierowy obieg dokumentów i wspiera zgodność z przepisami podatkowymi.
Aby w pełni wykorzystać potencjał KSeF, warto połączyć go z rozwiązaniem, które upraszcza codzienną pracę i automatyzuje kluczowe procesy. Intuicyjna aplikacja pozwala nie tylko sprawnie wystawiać i obsługiwać faktury, ale także integrować je z księgowością oraz usprawniać podejmowanie decyzji biznesowych.
Takim narzędziem jest Scanye, dzięki niemu wdrożenie i praca z KSeF stają się szansą na uporządkowanie i automatyzację procesów księgowych, zamiast być kolejnym wyzwaniem operacyjnym.
Umów prezentację i zobacz jak Scanye może uporządkować obieg dokumentów.
