Dlaczego firmy tracą kontrolę nad dokumentami?

Scanye wprowadza ścieżki akceptacji dokumentów finansowych

Aplikacja do KSeF to system, który umożliwia firmom korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur w praktyce.

Dokument

Ścieżki akceptacji

Ksiegowość

Automatyczne ścieżki akceptacji dokumentów

Firma może ustawić proces zatwierdzania kosztów.

• Wielopoziomowa akceptacja

• Status dokumentu

• Przypisanie odpowiedzialnych osób

• Automatyczne powiadomienia

Pracownik

Kierownik projektu

Dyrektor finansowy

Księgowość

Faktura FV/25/08/01 na usługi programistyczne dla Anny Kowalskiej, kwota 12 300 PLN.

Nie każdy pracownik powinien widzieć wszystkie faktury.

Pracownik projektu

• Wielopoziomowa akceptacja

Manager

• Wielopoziomowa akceptacja

Księgowość

• Wielopoziomowa akceptacja

Manager

• Wielopoziomowa akceptacja

Panel uprawnień firmy z funkcjami i przydziałem ról Pracownik, Sekretariat, Admin.

Każdy dokument ma historię decyzji

System zapisuje:

• Kto dodał dokument

• Kto go zatwierdził

• Przygotować dane dla księgowości

Historia decyzji: dokument odrzucony, zaakceptowany, przypisany do akceptujących i wystawiono fakturę.

Ścieżki akceptacji po KSeF

Scanye:

• Pobiera faktury z KSeF i włącza je do procesu firmy.

• Dokument trafia do stworzonej ścieżki akceptacji.

Ekran z fakturą sprzedaży zawierającą dane sprzedawcy, nabywcy oraz pozycję szkolenia za 1500 PLN netto.

Dokumenty gotowe do księgowania

• Po zakończeniu procesu akceptacji dokument trafia do księgowości.

• Dane mogą zostać wyeksportowane do programu księgowego.

Ekran potwierdzania faktury z danymi sprzedawcy, nabywcy, pozycjami, sumą i szczegółami księgowymi.

Dlaczego firmy wdrażają kontrolę kosztów

Kontrola procesu kosztów
Jasna odpowiedzialność za wydatki
Porządek w dokumentach finansowych
Gotowość na KSeF

FAQ

Najczęściej zadawane pytania o aplikację do KSeF Scanye.
Czy w Scanye mogę wystawiać faktury?

Tak.

Faktury możesz wystawiać:

  • na komputerze,
  • w aplikacji mobilnej.

Masz je zawsze pod ręką i od razu trafiają do KSeF.

Jak działa cennik w Scanye?

W Scanye płacisz tylko za realne użycie bardziej zaawansowanych funkcji.

W każdym pakiecie masz:

  • nielimitowane wystawianie faktur,
  • nielimitowane pobieranie faktur z KSeF,
  • nielimitowane opisywanie dokumentów i przesyłanie ich do księgowej.

Dodatkowo płacisz tylko za:

  • faktury, które kategoryzujesz (czyli analizujesz koszty),
  • faktury, które wysyłasz do akceptacji w zespole.

Dzięki temu nie płacisz za „puste” konto - tylko za realną wartość.

Czy Scanye zastępuje księgową?

Nie.

Scanye ułatwia współpracę z Twoją księgową - przygotowujesz dokumenty w sposób, który przyspiesza ich księgowanie, oszczędza Twój czas i eliminuje zbędne pytania.

Czy mogę zaprosić obecną księgową do Scanye?

Tak.

Dzięki temu:

  • przekazujesz dokumenty w uporządkowany sposób,
  • księgowa dostaje gotowe dane do księgowania.

Bonus: jeśli księgowa korzysta ze Scanye - oboje płacicie mniej.

Czy mogę ograniczać widoczność dokumentów dla pracowników?

Tak.

Pracownik widzi tylko dokumenty, które są do niego przypisane.

Dzięki temu:

  • masz kontrolę nad dostępem,
  • nie udostępniasz całej księgowości każdemu.
  • pracownicy mogą dodawać swoje dokumenty i widzą tylko te, które dodali oraz te, które zostały do nich przypisane.
Jak działa kontrola kosztów w Scanye?

Oznaczasz faktury kategoriami (np. marketing, paliwo, narzędzia).

Dzięki temu:

  • widzisz, na co wydajesz pieniądze,
  • masz bieżący podgląd kosztów,
  • możesz generować zestawienia np. do liczenia rentowności projektów.
Jak działają ścieżki akceptacji?

Możesz ustawić, kto musi zatwierdzić dany koszt przed księgowaniem.

Np.:

  • faktura wpada z KSeF
  • manager ją akceptuje,
  • dopiero wtedy trafia do księgowej.

Dzięki temu masz kontrolę nad wydatkami w firmie.

Czy mój zespół może dodawać dokumenty?

Tak.

Zespół może dodawać dokumenty:

  • przez aplikację mobilną,
  • z komputera,
  • przez dedykowany email.

Każdy widzi tylko swoje dokumenty.

Wprowadź workflow dokumentów w firmie

Umów prezentację i zobacz jak Scanye może uporządkować obieg dokumentów.