Zamiast 1,5 godziny, jedynie 30 minut na rozliczenie KPiR. Jak małe biuro rachunkowe skróciło pracę 3x i podwoiło stawkę?

Przed przejściem na Scanye, dzień pracy Karoliny był scenariuszem doskonale znanym właścicielom małych biur rachunkowych. Była to nieustanna walka z czasem, papierem i zadaniami, które dalekie były od satysfakcjonującej pracy merytorycznej.

„Skończyłam studia, a w zasadzie tylko wprowadzałam dane. Robiłam coś, co praktycznie może robić każdy człowiek, nie trzeba mieć do tego jakiegoś wykształcenia specjalnego. A tutaj nie o to chodzi w tej pracy” – wspomina Karolina.

Główne problemy, które pochłaniały jej czas i energię, to:

• 1. Uciążliwa praca administracyjna: Największym złodziejem czasu nie było samo księgowanie, a cały proces przygotowawczy. Pobranie dokumentów od każdego klienta, wydrukowanie ich i ułożenie w poprawnej kolejności zajmowało od 30 do 60 minut miesięcznie na firmę.
• 2. Ręczne i monotonne wprowadzanie danych: Proces ten był nie tylko czasochłonny, ale też nużący i frustrujący. W efekcie całościowa obsługa klienta na KPiR zajmowała łącznie od godziny do nawet półtorej godziny.
• 3. Stres i opóźnienia: Klienci dostarczali dokumenty często dopiero w połowie miesiąca, co generowało spiętrzenie pracy i ciągłą pogoń za terminami. Dochodziły do tego prozaiczne problemy, jak nagły brak tonera w drukarce w kluczowym momencie.
• 4. Brak elastyczności i przywiązanie do biura: Stosy segregatorów i konieczność pracy przy drukarce i skanerze całkowicie uniemożliwiały myślenie o elastycznej pracy z dowolnego miejsca

„Doszedł taki większy klient, właśnie z 50 dokumentami, a akurat byłam już na Scanye. Mówię: dzięki Bogu, że mam to Scanye, bo bym się chyba zapłakała. Bo jeszcze były faktury w euro, co jeszcze trzeba było przeliczać […] Ja bym się naprawdę zapłakała, żeby to zrobić.”