Zamiast 1,5 godziny, jedynie 30 minut na rozliczenie KPiR
Jak małe biuro rachunkowe skróciło pracę 3x i podwoiło stawkę dzięki wdrożeniu aplikacji scanye?
O wdrożeniu
brak chaosu w biurze
Terminowe dostarczanie dokumentów
brak pytań o dokumenty
Przed przejściem na Scanye, dzień pracy Karoliny był scenariuszem doskonale znanym właścicielom małych biur rachunkowych. Była to nieustanna walka z czasem, papierem i zadaniami, które dalekie były od satysfakcjonującej pracy merytorycznej.
„Skończyłam studia, a w zasadzie tylko wprowadzałam dane. Robiłam coś, co praktycznie może robić każdy człowiek, nie trzeba mieć do tego jakiegoś wykształcenia specjalnego. A tutaj nie o to chodzi w tej pracy” – wspomina Karolina.
„Doszedł taki większy klient, właśnie z 50 dokumentami, a akurat byłam już na Scanye. Mówię: dzięki Bogu, że mam to Scanye, bo bym się chyba zapłakała. Bo jeszcze były faktury w euro, co jeszcze trzeba było przeliczać […] Ja bym się naprawdę zapłakała, żeby to zrobić.”
Karolina wiedziała, że przyszłość księgowości leży w automatyzacji. Pracując wcześniej w biurze, które korzystało z programu konkurencyjnego, zobaczyła potencjał, jaki drzemie w technologii OCR. „Zobaczyłam, że ten program to jednak jest przyszłość. Bo takie klepanie ręczne to już nie ma sensu” – mówi.
Mimo to, jako właścicielka małego, rozwijającego się biura, miała obawy finansowe. Czekała na odpowiedni moment. Impulsem do podjęcia decyzji było pozyskanie nowego, większego klienta. To dało jej pewność, że inwestycja w narzędzie do automatyzacji będzie opłacalna i szybko się zwróci.
„Dopiero jak mi doszedł jeden większy klient, zdecydowałam się, że dobra, stać mnie na to. A tu się okazało, że to jest takie turbo przyśpieszenie.”
Obawy dotyczące reakcji klientów na nowe narzędzie okazały się bezpodstawne. Ponieważ Karolina współpracuje głównie z młodymi przedsiębiorcami, wszyscy bez problemu zaadaptowali się do nowej formy współpracy. Wdrożenie było więc proste i bezbolesne. Zmiana w organizacji pracy była rewolucyjna:
„Klient wrzuca ci dokumenty, ty […] odczytujesz dane z tych faktur i od razu przy odczycie […] oznaczasz sobie jakiś schemat księgowy. […] potem mi to się księguje do programu i tam się też datami układa. […] Właściwie już po imporcie do programu księgowego, one praktycznie są zaksięgowane.”
Historia Karoliny to dowód na to, że automatyzacja nie jest rozwiązaniem zarezerwowanym tylko dla dużych biur rachunkowych. Dzięki Scanye, właścicielka małego biura rachunkowego przeszła transformację: od bycia przytłoczoną monotonną administracją, do stania się efektywną specjalistką, która ma pełną kontrolę nad swoim czasem i zarobkami.
Jak sama podsumowuje, radząc innym księgowym, którzy się wahają: „Produktywność na dzień dzisiejszy wzrośnie dwukrotnie. […] Wartość tych pieniędzy… właściwie w godzinę czy dwie zarabiasz na cały program.”
Inwestycja w technologię pozwoliła jej nie tylko odzyskać cenny czas i znacząco zwiększyć rentowność, ale także otworzyła drzwi do stylu życia, o którym wcześniej mogła tylko marzyć.
Poznaj historię Karoliny, która prowadząc małe biuro rachunkowe z ponad 20 klientami, zmagała się z brakiem czasu i monotonną pracą administracyjną. Zobacz, jak dzięki Scanye odzyskała kontrolę, zautomatyzowała procesy i zaczęła zarabiać dwa razy więcej w przeliczeniu na godzinę, otwierając sobie drogę do pracy z dowolnego miejsca na świecie!
Zamiast czekać na paczkę dokumentów po 10. dniu miesiąca, Karolina otrzymuje je na bieżąco. Klienci robią zdjęcia faktur telefonem lub wysyłają je mailem bezpośrednio do Scanye.
Scanye automatycznie odczytuje dane i układa dokumenty według dat. To całkowicie wyeliminowało potrzebę drukowania i ręcznego porządkowania faktur.
Nowy proces jest prosty i szybki. Karolina weryfikuje odczytane dane, przypisuje schematy księgowe i jednym kliknięciem eksportuje gotowe dekrety do programu Rachmistrz.
Podczas kontroli skarbowej nie musiała już przeszukiwać segregatorów. „Pobrałam cały plik z całego miesiąca, wysłałam i pani [urzędniczka] była zadowolona, bo mogła sobie przejrzeć, a nie musiała w tych fakturach grzebać”.
Wdrożenie Scanye przyniosło Karolinie wymierne korzyści, które odczuła już w pierwszym miesiącu, zarówno w portfelu, jak i w komforcie codziennej pracy.
”Myślałam, żeby wyjechać do Tajlandii na 2 czy 3 miesiące i to Scanye mi umożliwia teraz, bo nie muszę w ogóle zajmować się drukowaniem papierów. […] mogę podróżować po świecie i to jest coś takiego fajnego, bo to jest spełnienie moich marzeń i ten program mi to umożliwia.”
