Bez odpowiednio nadanego dostępu księgowa nie zobaczy w systemie ani jednej faktury kosztowej, nawet jeśli formalnie zajmuje się rozliczeniami danej firmy. W tym poradniku pokazujemy krok po kroku, jak poprawnie i bezpiecznie nadać uprawnienia księgowej do KSeF, niezależnie od tego, czy jest zatrudniona na etacie, czy prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe.
Czym są uprawnienia w KSeF i po co je nadawać księgowej?
Uprawnienia KSeF to zakresy dostępu, które określają, kto może wystawiać, przeglądać lub pobierać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. To platforma Ministerstwa Finansów do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Dostęp do niej nie jest nadawany automatycznie, bo system opiera się na uwierzytelnieniu i autoryzacji. Sam fakt prowadzenia księgowości firmy czy podpisania umowy z biurem rachunkowym nie wystarczy. Dopóki właściciel firmy nie nada księgowej uprawnień, system traktuje ją jak osobę obcą. Nie pozwoli jej wystawić faktury ani pobrać dokumentów kosztowych.
Jakie rodzaje uprawnień można nadać w KSeF?
W KSeF można nadać kilka rodzajów uprawnień, które da się ze sobą dowolnie łączyć. Pierwsze to uprawnienie do wystawiania faktur. Pozwala tworzyć i wysyłać faktury ustrukturyzowane w imieniu firmy. Drugie to uprawnienie do dostępu i przeglądania faktur. Umożliwia podgląd oraz pobieranie dokumentów sprzedażowych i kosztowych. Nie daje jednak prawa do ich wystawiania.
Trzecie uprawnienie, najszersze, to zarządzanie uprawnieniami. Osoba z takim dostępem może nadawać, zmieniać i odbierać uprawnienia innym osobom. Dlatego warto przyznawać je z rozwagą, najlepiej tylko zaufanym osobom. Osobnym uprawnieniem jest samofakturowanie. Pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, na podstawie wcześniejszych ustaleń. Dla większości księgowych wystarczy połączenie wystawiania faktur i dostępu do dokumentów.
Kto może nadać księgowej uprawnienia w KSeF?
Uprawnienia w KSeF może nadać wyłącznie osoba uprawniona do reprezentowania firmy. W jednoosobowej działalności gospodarczej jest to sam przedsiębiorca. Ma on automatycznie pełny dostęp do systemu i nie musi nic zgłaszać do urzędu skarbowego. Wystarczy, że zaloguje się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i samodzielnie nada uprawnienia księgowej.
W spółkach sprawa wygląda nieco inaczej. Uprawnienia nadaje członek zarządu lub inna osoba wskazana w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeśli spółka ma pieczęć kwalifikowaną, może od razu zalogować się do systemu i nadawać dostęp elektronicznie. Bez pieczęci konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie osoby uprawnionej przez formularz ZAW-FA, o czym piszemy w dalszej części artykułu.
Kontroluj obieg dokumentów finansowych zgodnie z KSeF.
Jak krok po kroku nadać uprawnienia księgowej zatrudnionej w firmie?
Uprawnienia księgowej zatrudnionej w firmie nadajesz w Aplikacji Podatnika KSeF, bezpłatnym narzędziu Ministerstwa Finansów. Logujesz się Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną. Następnie przechodzisz do sekcji Uprawnienia i dodajesz nową osobę. Wpisujesz numer PESEL księgowej, bo to on identyfikuje ją w systemie.
Dalej wybierasz zakres uprawnień. Najczęściej jest to wystawianie faktur oraz dostęp do dokumentów. Zarządzanie uprawnieniami dodajesz tylko wtedy, gdy księgowa ma też nadawać dostęp innym osobom. Po zatwierdzeniu operacji uprawnienia działają od razu, a księgowa loguje się już w kontekście NIP swojego pracodawcy.
Jak nadać uprawnienia zewnętrznemu biuru rachunkowemu?
Uprawnienia dla zewnętrznego biura rachunkowego nadajesz nie osobie fizycznej, lecz całemu podmiotowi, po numerze NIP biura. To kluczowa różnica względem księgowej zatrudnionej na etacie. W Aplikacji Podatnika KSeF wybierasz opcję dodania podmiotu i wpisujesz NIP biura rachunkowego zamiast numeru PESEL konkretnej osoby. Wskazujesz też zakres uprawnień, najczęściej wystawianie faktur oraz dostęp do dokumentów.
Po nadaniu uprawnień biuro samo decyduje, którzy pracownicy będą obsługiwać Twoją firmę w systemie. Nie musisz wskazywać poszczególnych księgowych ani aktualizować listy przy zmianach kadrowych w biurze. To biuro rachunkowe zarządza dostępem swoich pracowników we własnym zakresie, zgodnie z zawartą z Tobą umową.
Czym jest formularz ZAW-FA i kiedy trzeba go złożyć?
ZAW-FA to formularz zgłoszeniowy do urzędu skarbowego. Informujesz w nim o nadaniu lub odebraniu uprawnień do KSeF. Składasz go, gdy firma nie ma kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Bez niej nikt nie może od razu zalogować się do systemu elektronicznie. Dotyczy to głównie spółek, w których żaden wspólnik czy członek zarządu nie chce logować się prywatnym podpisem. Formularz pozwala wskazać pierwszą osobę, która zacznie działać w KSeF w imieniu firmy.
Formularz składasz papierowo w urzędzie skarbowym lub elektronicznie, przez e-urząd skarbowy. Po jego rozpatrzeniu wskazana osoba loguje się do systemu Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Może wtedy samodzielnie nadawać kolejne uprawnienia innym osobom. Nie musi już składać kolejnych formularzy. Jednoosobowe działalności gospodarcze zwykle nie potrzebują ZAW-FA, bo mają dostęp nadany automatycznie.
Jak sprawdzić, czy uprawnienia do KSeF zostały poprawnie nadane?
Poprawność nadania uprawnień sprawdzisz w Aplikacji Podatnika KSeF, w sekcji Uprawnienia, gdzie znajdziesz pełną listę osób i podmiotów z dostępem do Twojej firmy wraz z przyznanym zakresem i datą nadania. Dodatkowym potwierdzeniem jest zalogowanie się przez samą księgową, która w kontekście NIP Twojej firmy powinna zobaczyć dostępne dla niej funkcje, na przykład wystawianie faktur czy podgląd dokumentów kosztowych. Jeśli księgowa widnieje na liście z właściwym zakresem, a po zalogowaniu ma dostęp do odpowiednich funkcji, uprawnienia zostały nadane prawidłowo.
Dzięki Scanye dostajesz stałą współpracą z księgową!
Jak zmienić lub odebrać uprawnienia księgowej w KSeF?
Uprawnienia księgowej zmieniasz i odbierasz w tym samym miejscu, w którym je nadałeś, czyli w sekcji Uprawnienia Aplikacji Podatnika KSeF. Zakres dostępu możesz w każdej chwili zawęzić, na przykład z wystawiania faktur do samego ich przeglądania. Uprawnienia trzeba też świadomie odebrać po zakończeniu współpracy z biurem rachunkowym lub po odejściu pracownika z firmy, bo system nie robi tego automatycznie. Dopóki wpis nie zostanie usunięty, księgowa formalnie zachowuje dostęp do faktur firmy, nawet jeśli umowa już dawno wygasła.
Sprawdź czym jest kontrola kosztów w firmie.
FAQ - Najczęściej zadawane pytania o uprawnienia księgowej w KSeF
Czy księgowa może sama nadać sobie uprawnienia w KSeF?
Nie, księgowa nie może sama nadać sobie dostępu do konta firmy, której wcześniej nikt jej nie przydzielił. Pierwsze uprawnienia zawsze nadaje właściciel firmy lub osoba uprawniona do jej reprezentowania, ewentualnie następuje to na podstawie zgłoszenia ZAW-FA.
Czy jedna księgowa może mieć uprawnienia do kilku firm jednocześnie?
Tak, jedna księgowa może mieć uprawnienia do dowolnej liczby firm, jeśli każda z nich osobno nada jej dostęp. W systemie loguje się wtedy w kontekście konkretnego NIP i przełącza się między obsługiwanymi firmami.
Co zrobić, gdy księgowa nie widzi faktur mimo nadanych uprawnień?
Najpierw upewnij się, że księgowa loguje się w kontekście właściwego NIP-u, a jej uprawnienia do podglądu faktur zostały faktycznie zatwierdzone. Jeśli po wylogowaniu i ponownym zalogowaniu problem nie ustąpi, skontaktuj się z infolinią KSeF, aby wykluczyć błąd techniczny systemu.
