Dla kogo
Mała firma

Aplikacja KSeF dla małej firmy

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób zarządzania finansami w małych firmach. Przedsiębiorcy potrzebują dziś narzędzi, które zapewniają bieżącą kontrolę danych, automatyczny obieg dokumentów oraz dostęp do informacji w czasie rzeczywistym. Scanye to rozwiązanie, które łączy funkcje operacyjne, analityczne i księgowe.

Wszystkie faktury z KSeF w jednym miejscu
Kategoryzacja przychodów i kosztów
Rentowność projektów i klientów
Dokumenty gotowe dla księgowej

Jak kontrolować rentowność małej firmy dzięki Scanye?

Kontrola rentowności wymaga dostępu do aktualnych i wiarygodnych danych finansowych. Scanye umożliwia analizę wyników w czasie rzeczywistym, dzięki czemu decyzje biznesowe mogą być podejmowane na podstawie bieżącej sytuacji finansowej.

System dostarcza ustrukturyzowane dane, które pozwalają:

Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.

Dlaczego właściciele małych firm nie wiedzą gdzie zarabiają

Po wejściu KSeF przedsiębiorcy nadal będą musieli:

Dlaczego tradycyjne zarządzanie finansami ogranicza rozwój małej firmy?

W wielu małych firmach zarządzanie finansami nadal opiera się na arkuszach kalkulacyjnych i rozproszonych dokumentach. Taki model utrudnia uzyskanie spójnego i aktualnego obrazu sytuacji finansowej. Brak bieżącego wglądu w finanse to cztery główne zagrożenia:

Jak Scanye porządkuje finanse i procesy w Twojej firmie?

Scanye wprowadza automatyczny i uporządkowany obieg dokumentów oraz danych finansowych. Wszystkie informacje trafiają do jednego systemu, gdzie są przetwarzane w sposób spójny i przejrzysty. Dzięki temu firma zyskuje pełną kontrolę nad finansami oraz bardziej rygorystyczne podejście do zarządzania kosztami.

Scanye pozwala:

Zbierać dokumenty
Kategoryzować koszty
Przypisywać projekty
Analizować rentowność
Logo with white letters K, S, F and red letter e on a blue background.

KSeF

Dodajesz i przeglądasz dokumenty

Ikona Scanye z niebiesko-zielonym symbolem skanera.

Scanye

Porządkuje, opisuje, łączy z KSeF

Raporty firmy

Opisane i ustrukturyzowane koszty i projekty

Twoja Księgowa

Widzi gotowe, opisane dokumenty, automatycznie

Kategoryzuj przychody i koszty firmy

Do każdej faktury możesz przypisać:

kategorię kosztu

projekt

klienta

komentarz

Dzięki temu tworzysz strukturę finansów firmy.

Przykłady:

Marketing

Sprzedaż

Leasing

Oprogramowanie

Wynagrodzenia

Ekran aplikacji z fakturą VAT i szczegółami płatności oraz celami kosztów marketingowych i komentarzami.

Zobacz rentowność projektów i klientów

Do przychodów i kosztów możesz przypisać projekt.

Scanye pokazuje:

Przychód projektu

Koszt projektu

Marżę

Panel Scanye z nadchodzącą płatnością, pakietem, kategoriami kosztów i przypisanymi kontami księgowymi.

Raporty finansowe firmy

Szybsze decyzje biznesowe

Na podstawie kategorii możesz generować raporty:

Struktura kosztów

Struktura przychodów

Marża projektów

Rentowność klientów

Lista faktur sprzedaży z numerami, datami, nabywcami, NIP, kwotami i statusem akceptacji w systemie księgowym.

Współpraca z ksiegową w jednej aplikacji

Scanye nie zastępuje księgowej. Pozwala przygotować dokumenty do księgowania.

Księgowa dostaje:

Opisane dokumenty

Kategorie kosztów

Komplet dokumentów

Ekran systemu z fakturą za usługę szkoleniową i szczegółami sprzedawcy, nabywcy oraz podsumowaniem.

Dodaj pracowników do systemu

Mała firma może zaprosić pracowników do Scanye.

Każdy pracownik może:

Dodawać dokumenty

Opisywać koszty

Przypisywać projekty

Historia decyzji: dokument odrzucony, zaakceptowany, przypisany do akceptujących i wystawiono fakturę.

KSeF

Scanye przygotowuje firmę na KSeF

Scanye:

Pobiera faktury z KSeF

Porządkuje dokumenty

Przygotowuje dane dla księgowości

E-faktura z danymi sprzedawcy i nabywcy oraz opcja wyboru statusu księgowania dokumentu.

Rola API KSeF w automatyzacji zasilania danymi

Integracja z API KSeF pozwala na automatyczne i ciągłe pobieranie ustrukturyzowanych dokumentów bezpośrednio z systemów Ministerstwa Finansów, bez potrzeby ręcznej obsługi. Scanye eliminuje konieczność samodzielnego pobierania plików XML, zapewniając płynny przepływ danych.

Informacje trafiają do systemu za pośrednictwem bezpiecznego, szyfrowanego kanału, co zapewnia ich integralność, kompletność oraz gotowość do dalszego przetwarzania w procesach księgowych.

Brak precyzyjnej ewidencji kosztów przypisanych do konkretnych zleceń uniemożliwia rzetelną ocenę zyskowności poszczególnych klientów/projektów.

Przechowywanie faktur w skrzynkach e-mail, folderach PDF i rządowym systemie KSeF uniemożliwia przeprowadzenie szybkiego audytu finansowego.

Bez systemowej kategoryzacji wydatków właściciel nie identyfikuje obszarów (np. logistyka, marketing), w których firma przekracza założony budżet.

Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.

Jak liczyć rentowność projektów i klientów w Scanye?

Scanye umożliwia precyzyjne i analityczne podejście do liczenia rentowności dzięki przypisywaniu atrybutów - kategorii do każdej faktury już na etapie jej wpływu do systemu. Dokumenty mogą być oznaczane według projektów, działów lub klientów, co pozwala na bieżącą kontrolę wyników finansowych w różnych przekrojach.

Możemy filtrować koszty według przypisanych kategorii, sumując wszystkie wydatki powiązane z danym znacznikiem. Dzięki temu możliwe jest dokładne określenie kosztów dla konkretnych obszarów działalności.

W efekcie Scanye umożliwia wyliczenie rentowności projektów poprzez zestawienie przypisanych do nich kosztów i przychodów, co pozwala podejmować bardziej świadome i zyskowne decyzje biznesowe.

Brak precyzyjnej ewidencji kosztów przypisanych do konkretnych zleceń uniemożliwia rzetelną ocenę zyskowności poszczególnych klientów/projektów.

Przechowywanie faktur w skrzynkach e-mail, folderach PDF i rządowym systemie KSeF uniemożliwia przeprowadzenie szybkiego audytu finansowego.

Bez systemowej kategoryzacji wydatków właściciel nie identyfikuje obszarów (np. logistyka, marketing), w których firma przekracza założony budżet.

Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.

Jak zarządzać rolami użytkowników w strukturze firmy?

Scanye umożliwia definiowanie precyzyjnych ról dla pracowników, co zapewnia bezpieczeństwo danych finansowych i porządek w obiegu dokumentów. W systemie można nadawać następujące uprawnienia: 

Pełna widoczność plików, faktur i dokumentów

Wystawianie (VAT, proformy, korekty, zaliczki), szablony cykliczne, wysyłka do KSeF

Akceptacja dokumentów: dodawanie, opisywanie kosztów, potwierdzanie danych i statusów płatności

Reguły workflow i centralna kontrola dokumentów

Realizacja przelewów, koszyk płatności, monitoring zaległości

Oznaczanie do księgowania, kontrola kompletności, definiowanie kont i wymiarów

Podgląd zobowiązań i realizacja płatności

Użytkownicy, role i zarządzanie pakietem

Tak. Komponent ma do 10 przewidywalnych slotów, więc dobrze pasuje do Webflow Designer.

Tak. Style używają tokenów kolorów, typografii, radiusów i cieni z projektu Scanye.

Bezpieczeństwo danych i gwarancja SLA

Scanye zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz ciągłość działania systemu. Dane są przetwarzane w sposób bezpieczny, a dostęp do nich jest ściśle kontrolowany. Dodatkowo system oferuje gwarancję SLA, co oznacza określony poziom dostępności i wsparcia technicznego, istotny dla ciągłości procesów operacyjnych. Platforma przechowuje pełną historię każdej operacji i zmiany statusu dokumentu, co zapewnia pełną transparentność podczas ewentualnego audytu finansowego lub kontroli skarbowej.

Brak precyzyjnej ewidencji kosztów przypisanych do konkretnych zleceń uniemożliwia rzetelną ocenę zyskowności poszczególnych klientów/projektów.

Przechowywanie faktur w skrzynkach e-mail, folderach PDF i rządowym systemie KSeF uniemożliwia przeprowadzenie szybkiego audytu finansowego.

Bez systemowej kategoryzacji wydatków właściciel nie identyfikuje obszarów (np. logistyka, marketing), w których firma przekracza założony budżet.

Dodatkowy benefit można włączyć, gdy sekcja potrzebuje czwartej karty.

Czy mała firma potrzebuje aplikacji do KSeF?

Tak.
Choć KSeF jest systemem państwowym,większość przedsiębiorców korzysta z aplikacji do KSeF, aby:

- zarządzać fakturami
- kontrolować dokumenty
- współpracować z księgową

Scanye to aplikacja do KSeF zaprojektowana dla małych i większych firm.
Czy w Scanye mogę wystawiać faktury?

Tak.

Faktury możesz wystawiać:

  • na komputerze,
  • w aplikacji mobilnej.

Masz je zawsze pod ręką i od razu trafiają do KSeF.

Jak działa cennik w Scanye?

W Scanye płacisz tylko za realne użycie bardziej zaawansowanych funkcji.

W każdym pakiecie masz:

  • nielimitowane wystawianie faktur,
  • nielimitowane pobieranie faktur z KSeF,
  • nielimitowane opisywanie dokumentów i przesyłanie ich do księgowej.

Dodatkowo płacisz tylko za:

  • faktury, które kategoryzujesz (czyli analizujesz koszty),
  • faktury, które wysyłasz do akceptacji w zespole.

Dzięki temu nie płacisz za „puste” konto - tylko za realną wartość.

Czy Scanye zastępuje księgową?

Nie.

Scanye ułatwia współpracę z Twoją księgową - przygotowujesz dokumenty w sposób, który przyspiesza ich księgowanie, oszczędza Twój czas i eliminuje zbędne pytania.

Czy mogę zaprosić obecną księgową do Scanye?

Tak, ale z ograniczeniami. Możesz nadal pobierać faktury z KSeF, wystawiać faktury ustruktyryzowane, jednak pełne możliwości (obsługa dokumentów, statusy, podatki i składki) są dostępne wtedy, gdy Twoje biuro rachunkowe również korzysta ze Scanye, dzięki czemu aplikacja mobilna jest dla Ciebie bezpłatna.Tak.

Dzięki temu:

  • przekazujesz dokumenty w uporządkowany sposób,
  • księgowa dostaje gotowe dane do księgowania.

Bonus: jeśli księgowa korzysta ze Scanye - oboje płacicie mniej.

Czy mogę ograniczać widoczność dokumentów dla pracowników?

Tak.

Pracownik widzi tylko dokumenty, które są do niego przypisane.

Dzięki temu:

  • masz kontrolę nad dostępem,
  • nie udostępniasz całej księgowości każdemu.
  • pracownicy mogą dodawać swoje dokumenty i widzą tylko te, które dodali oraz te, które zostały do nich przypisane.
Jak działa kontrola kosztów w Scanye?

Tak. Scanye zapewnia pełne wsparcie dla firm i biur rachunkowych.
Pomoc jest dostępna przez czat, e-mail oraz infolinię - i zawsze jest możliwość rozmowy z naszym zespołem.Oznaczasz faktury kategoriami (np. marketing, paliwo, narzędzia).

Dzięki temu:

  • widzisz, na co wydajesz pieniądze,
  • masz bieżący podgląd kosztów,
  • możesz generować zestawienia np. do liczenia rentowności projektów.
Jak działają ścieżki akceptacji?

Możesz ustawić, kto musi zatwierdzić dany koszt przed księgowaniem.

Np.:

  • faktura wpada z KSeF
  • manager ją akceptuje,
  • dopiero wtedy trafia do księgowej.

Dzięki temu masz kontrolę nad wydatkami w firmie.

Czy mój zespół może dodawać dokumenty?

Tak.

Zespół może dodawać dokumenty:

  • przez aplikację mobilną,
  • z komputera,
  • przez dedykowany email.

Każdy widzi tylko swoje dokumenty.

Sprawdź cenę scanye

Używaj za darmo do końca maja!

Zobacz finanse swojej firmy w jednym miejscu

Załóż konto i zacznij kategoryzować koszty oraz przychody.

Przycisk z napisem Pobierz w Google Play z logo Play Store.Przycisk pobierania aplikacji z App Store z białym logo Apple na czarnym tle.