Era cyfryzacji i automatyzacji nie omija Księgowości i chociaż może się wydawać, że o Krajowym Systemie e-Faktur powiedziano już wszystko, to nowe informacje wciąż zaskakują. Wprowadzenie KSeF-u stanie się nieuniknioną rzeczywistością od połowy 2024 roku, a wraz z tymi zmianami pojawią się nowe wyzwania, z którymi będą musieli zmierzyć się zarówno Księgowi jak i Przedsiębiorcy. Dlatego już teraz warto rozpocząć rozmowy z Klientami, aby przygotować się na wprowadzenie obowiązkowego KSeF-u i uniknąć niepotrzebnego stresu.
Faktura korygująca w KSeF
O Krajowym Systemie e-Faktur słyszymy już od pewnego czasu. Wiemy jak KSeF wygląda, coraz lepiej wiemy jak działa, ale ciągle są obszary, które rodzą wątpliwości. Jednym z nich jest faktura korygująca. Co z oznaczaniem duplikatów? Jak księgowane będą korekty? Czy są limity dotyczące ich liczby? Sprawdzamy!
Integracja z KSeF
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur nie musi być skomplikowana, a jeśli zastanawiasz się czy samodzielnie rozpocząć wdrażanie do KSeF-u, czy zaufać specjalistycznym programom finansowo-księgowym, przeczytaj ten artykuł.
KSeF – najważniejsze pytania i odpowiedzi.
Przedsiębiorcy pytają, my odpowiadamy! Szukasz odpowiedzi na najważniejsze pytania związane z KSeF? Przeczytaj artykuł i poznaj wszystkie rozwiązania.
Codzienne telefony do swoich Klientów? Tylko z KSeF-em!
Dotychczas, zanim wszystkie dokumenty trafiały do Księgowej, były weryfikowane przez Klientów – sprawdzane, opłacane czy odrzucane. Często też przekazując faktury, Klienci zostawiali komentarze, aby bez problemu można było wiedzieć jak interpretować je w odniesieniu do budżetu.
W KSeF-ie, jeżeli Twój Klient nie chce ręcznie pobierać każdej faktury z rządowego systemu i wysyłać jej mailem, może upoważnić Księgową do dostępu do wszystkich dokumentów.
Mogłoby się to wydawać sensownym rozwiązaniem, ale niestety, wtedy trafiają do Ciebie zanim Klient w ogóle je zobaczy. Dlatego ściągając faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z KSeF-u, nie wiesz które z nich powinny zostać zaksięgowane, ani jak je interpretować. Możesz więc albo zgadywać (i się przy tym mylić), albo dzwonić do Klienta i wypytywać o wszystkie faktury, których nie księgujesz u niego rutynowo.
Przydatnym rozwiązaniem jest skorzystanie z narzędzia do współpracy z Klientem, w którym Twój Klient zobaczy ma podgląd wszystkich faktur (w tym tych ściągane z KSeF). W razie potrzeby może opisać każdy dokument, a Ty tylko ewentualnie dopytasz o dodatkowe informacje.
Obejrzyj szkolenie z bezpiecznego wdrożenia KSeF!
Każdy Twój Klient będzie musiał korzystać z internetu!
Czy masz w swoim biurze Klientów, którzy przynoszą wszystkie dokumenty papierowo? Albo takich, którzy swoje faktury wystawiają ręcznie, długopisem i bronią się przed jakąkolwiek technologią? Cóż, korzystanie z KSeF-u ma być obowiązkowe, więc w świetle przepisów niechęć niektórych Klientów do cyfryzacji nie ma żadnego znaczenia – państwo po prostu to wymusi.
Zapewne część Twoich klientów zaproponuje Ci, żebyś wystawiała faktury za nich, argumentując to tym, że ”przecież i tak jest ich tylko kilka w miesiącu”. Ale nawet jeżeli się zgodzisz, to nie wystarczy. Twoi Klienci będą nie tylko musieli wystawiać faktury w KSeF-ie, ale przede wszystkim będą je też otrzymywać. Żeby móc fakturę opłacić albo w ogóle zorientować się co do jej zasadności, będą zmuszeni korzystać z systemu, niezależnie od swoich osobistych preferencji.
Zamiast tłumaczyć im jak i gdzie zalogować się do profilu zaufanego, ministerialnego systemu, czym są “role”, “poświadczenia”, “token autoryzacyjny”, jak go wygenerować, a przy tym nie ujawnić osobom postronnym i w bezpieczny sposób dostarczyć do Ciebie, łatwiej będzie zaprosić ich do Scanye, gdzie od początku poprowadzimy Twoich Klientów za rękę przez skomplikowany proces łączenia z Krajowym Systemem e-Faktur.
Świadomość problemów jakie może za sobą nieść obowiązkowe wejście Krajowego Systemu e-Faktur, jest bez wątpienia większa u Księgowych. Dlatego bardzo ważne jest, aby nie czekać do ostatniej chwili i rozmawiać o tym ze swoimi Klientami już teraz. Jeśli nie wiesz jak zacząć taką rozmowę, możesz wysłać im ten artykuł lub pobrać skróconą wersję w formie infografiki.
Jeszcze więcej zaginionych faktur
Planowo od połowy 2024 roku KSeF ma stać się jedyną oficjalną drogą przekazywania faktur przez Polskie przedsiębiorstwa (z nielicznymi wyjątkami). Wystawca ma obowiązek umieścić fakturę w KSeF – i tyle. Nie musi przekazywać jej odbiorcy żadną inną drogą. Co więcej, w świetle przepisów wysłanie faktury do KSeF przez wystawcę (a bardziej precyzyjnie: moment jej przyjęcia przez system) jest równoważne odebraniu tej faktury przez drugą stronę. Jest to całkiem wygodne rozwiązanie, które raz na zawsze żegna wymówkę kontrahentów o niedostarczonych fakturach.
Ale czy wiesz, że rządowy system nie powiadomi Twojego klienta o tym, że ktoś wystawił mu fakturę? Aby mieć pewność, że żadnej nie przeoczy, musiałby albo regularnie logować się do systemu i sprawdzać, czy pojawiło się coś nowego, albo skorzystać z aplikacji, która sprawdzi to za niego i wyśle mu powiadomienie (mailem czy na telefon), tak jak Scanye.
Co więcej, nie wszystkie faktury będą w KSeF-ie. Jeżeli Twój Klient kupuje cokolwiek od zagranicznych kontrahentów albo polskiej firmy zwolnionej z obowiązku korzystania z rządowego systemu (czasowo lub trwale) itp. – fakturę wciąż dostanie papierowo lub mailem. Dlatego jeśli chcesz mieć pewność, że Klienci nie pogubili żadnych dokumentów, potrzebujesz narzędzia, w którym znajdziesz wszystkie faktury.
