Gdy mówimy faktura, w naszych głowach pojawia się dokument o określonym wyglądzie.  Gdy mówimy faktura ustrukturyzowana, w większości głów nie pojawia się jeszcze… nic. A powinno, bo faktura ustrukturyzowana to w Krajowym Systemie e-Faktur jedyny rodzaj dokumentu służący do rozliczania transakcji. 

KSeF, tuż po Polskim Ładzie, to jedna z największych rewolucji w polskiej księgowości. I choć z pewnością najwięcej zmieni w pracy Księgowych i Biur Rachunkowych, w codziennym prowadzeniu firmy też może sporo namieszać. Wiemy już co Krajowy system e-Faktur zmieni w życiu przedsiębiorców. Przyzwyczajamy się też do podstawowych terminów i ich znaczeń związanych z KSeF. Pora bliżej przyjrzeć się głównemu narzędziu KSeF-u, czyli fakturom ustrukturyzowanym.

Spis treści

Faktura ustrukturyzowana: co to takiego?

Jak czytamy w art. 2 pkt 32a) ustawy o VAT

“fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”

Czyli faktura ustrukturyzowana to po prostu faktura elektroniczna (e-faktura) wystawiona przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur i według określonego wzoru. Jest dokumentem, który – podobnie jak faktury, jakimi posługiwaliśmy się do tej pory – potwierdza dokonanie transakcji sprzedaży i zakupu.

Funkcja e-faktur się nie zmienia, ale wygląd owszem. I to bardzo. Wszystko przez to, że zgodnie z wymogami prawnymi przyjmują one formę plików tekstowych zapisanych w określonym formacie, czyli XML. Pliki te zawierają odpowiednie dane, a ich struktura logiczna została opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Dzięki temu wszystkie faktury mają taką samą formę, a programom księgowym znacznie łatwiej je odczytać. Niestety ludziom już niekoniecznie. Format XML jest pomyślany raczej pod kątem szybkiego i jednoznacznego odczytu przez komputer, niż wygodnego rzutu oka na kartkę papieru, do którego jesteśmy teraz przyzwyczajeni.

Faktura ustrukturyzowana: jak wygląda?

Jak więc wygląda faktura ustrukturyzowana? Przy pierwszym kontakcie przypomina trochę kod HTML. Pełno w niej różnego rodzaju nawiasów i znaków, które utrudniają zauważenie konkretnych danych. Zamiast dobrze nam znanych kolumn, pojawiają się tylko kolejne linie “kodu”, w którym zapisane są wszystkie istotne informacje.

faktura ustrukturyzowana generowana w Krajowym Systemie e-Faktur KSeF

Faktura ustrukturyzowana generowana w Krajowym Systemie e-Faktur KSeF

Taka budowa dokumentu ma zapewnić większą efektywność pracy dzięki automatyzacji większości działań (faktury ustrukturyzowane będzie można automatycznie przekazać pomiędzy programami komputerowymi, do czego nie potrzeba podglądu), zmniejszyć ryzyko błędów i uprościć komunikację, również między kontrahentami międzynarodowymi.

Faktura ustrukturyzowana: jak odczytać?

Po co w takim razie generować podgląd faktur ustrukturyzowanych? Na przykład po to, by bez specjalnego oprogramowania wiedzieć co i komu musimy zapłacić. Albo po to, żeby nasza Księgowa mogła odpowiednio księgować nasze finanse.

Na upartego wszystkie niezbędne informacje możemy odczytać wprost z pliku XML wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur. To jednak męczące i zajmuje czas, którego i tak nie mamy dziś w nadmiarze. 

Jak odczytać dane z faktury ustrukturyzowanej

Jak odczytać dane z faktury ustrukturyzowanej

Na szczęście są już pierwsze, ministerialne narzędzia ułatwiające odczyt faktur ustrukturyzowanych. A twórcy programów księgowych pracują nad kolejnymi. Ustawodawcy proponują generowanie podglądu faktur generowanych przez KSeF w formie plików w czytelnym formacie, na przykład PDF czy HTML (obecnie generowany przez udostępnioną nam przez Ministerstwo aplikację). Ich wygląd wciąż nieco różni się od wyglądu “normalnych” faktur, ale jest już znacznie bardziej czytelny niż faktura ustrukturyzowana w swojej pierwotnej formie.

podgląd faktury ustrukturyzowanej generowany w Krajowym Systemie e-Faktur KSeF

Podgląd faktury ustrukturyzowanej generowany w Krajowym Systemie e-Faktur KSeF

Dzięki temu, że Krajowy System e-Faktur udostępnia interfejs API pozwalający innym programom (finansowo-księgowym, do fakturowania, wspierającym pracę biur rachunkowych itp.) na bezpośrednie połączenie, użytkownik może wciąż korzystać z wygodnego oprogramowania, które zna i lubi, obsługując faktury ustrukturyzowane z KSeF w taki sam sposób, jak wszystkie pozostałe. 

Scanye również integruje się z KSeF, żeby Biura Rachunkowe korzystające z naszego programu mogły dalej wygodnie obsługiwać wszystkie dokumenty swoich klientów, niezależnie od tego czy są papierowe, zeskanowane, czy pochodzą z Krajowego Systemu e-Faktur. Wszystkie znajdą się w jednym miejscu, co ułatwi i przyspieszy codzienną pracę.

Chcesz ułatwić proces elektronicznego fakturowania?

Już dziś poznaj nowy wymiar księgowości online!

Przetestuj Scanye za darmo

Chcesz żeby KSeF nie miał przed Tobą żadnych tajemnic? Przygotuj się na nadchodzący Krajowy System e-Faktur z naszymi artykułami: