Blog

FAQ

API

KSeF- przedsiębiorcy

Przedsiębiorco! Czy wiesz, że po wejściu obowiązkowego KSeF…

Czy wydaje Ci się, że wejście KSeF-u to odległa wizja? To bardzo częste podejście wśród Przedsiębiorców, ale niekoniecznie dobre. Odkładanie tematu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur i braku odpowiedniego narzędzia, które znacznie usprawni tę pracę, w konsekwencji może skutkować wieloma problemami. Brak informacji o otrzymanej fakturze, wgląd pracowników we wszystkie dokumenty i nieustanne telefony od Księgowej mogą spędzać sen z powiek nawet najbardziej wytrwałym Przedsiębiorcom. Sprawdź jakie przeszkody na Ciebie czekają i jak możesz ich uniknąć.

Spis treści:

Nikt Ci nie zapłaci przed otrzymaniem faktury

Przepisy w obecnym brzmieniu wymagają, aby przy wykonywaniu przelewu za fakturę podać jej numer KSeF. Numer ten jest nadawany przez system dopiero w momencie faktycznego wystawienia i przekazania faktury odbiorcy. Dlatego popularny schemat oparty na wystawieniu właściwego dokumentu dopiero po opłaceniu proformy (w świetle tych przepisów) przestaje być legalny.

 

Jeżeli przepis w tej formie zostanie utrzymany, niemożliwe będzie również użycie zlecenia stałego do regularnej opłaty jakiś usług, bo każdy przelew będzie musiał zostać powiązany z konkretnym dokumentem.

 

Konieczność wystawienia faktury jeszcze przed otrzymaniem zapłaty rodzi realne niebezpieczeństwo dla Ciebie jako Przedsiębiorcy: masz obowiązek zapłaty podatku VAT, choć wcale nie wiesz, czy ktoś Ci w ogóle zapłaci. W niektórych sytuacjach nie wiesz przecież nawet czy Twój kontrahent w ogóle podał prawdziwe dane.

Chesz ułatwić komunikację z Twoim Księgowym?

Twoje Faktury same trafią do Biura Rachunkowego!

Nie dowiesz się, że dostałeś fakturę

Wszyscy wiemy, że od połowy 2024 roku KSeF ma być jedyną drogą przekazywania faktur przez Polskie firmy. Wystawca faktury będzie zobowiązany umieścić ją w systemie KSeF i to wystarczy – nie będzie potrzeby, aby przekazać dokumenty w żaden inny sposób. Dodatkowo, zgodnie z przepisami, gdy faktura zostanie wysłana do KSeF przez wystawcę (a dokładniej, w momencie jej przyjęcia przez system), jest to traktowane jako równoznaczne z jej otrzymaniem przez drugą stronę. Z pozoru może wydawać się to wygodnym rozwiązaniem, ponieważ skończą się wymówki kontrahentów, którzy twierdzili, że nie otrzymywali faktur.

 

Ale czy wiesz, że KSeF nie zawiadamia w żaden sposób, że ktoś wystawił Ci fakturę? Jeśli nie chcesz przeoczyć żadnego dokumentu musisz regularnie logować się do systemu i sprawdzać albo skorzystać z aplikacji, która sprawdzi to za Ciebie i wyśle Ci powiadomienie (mailem czy na telefon).

 

Co więcej! Nie wszystkie faktury będą w KSeF-ie. Na przykład, jeżeli kupujesz usługę od zagranicznego kontrahenta, bilet na Pendolino albo materiały od jakiejś polskiej firmy zwolnionej z obowiązku korzystania z rządowego systemu – to wciąż dostaniesz fakturę papierową lub mailową. Jeżeli więc chcesz mieć pewność, że nie przegapisz żadnych zobowiązań i nie wylądujesz w rejestrze dłużników, potrzebujesz narzędzia, w którym szybko i łatwo znajdziesz wszystkie swoje faktury. Takiego jak Scanye.

Jesteś zapracowany?

Szybko i łatwo przesyłaj dokumenty do Biura Rachunkowego!

Twoi pracownicy zobaczą wszystkie firmowe faktury

Uprawnienia dostępowe w KSeF-ie są zerojedynkowe. Wszystko albo nic. Możesz odczytywać wszystkie faktury firmy albo żadnej. Możesz wystawiać faktury w dowolnej liczbie i komukolwiek albo wcale. Jeżeli więc nie chcesz, żeby wszyscy Twoi pracownicy widzieli wszystkie Twoje faktury, masz dwie możliwości:

  • Robić wszystko z fakturami ustrukturyzowanymi sam,
  • Korzystać z narzędzia zintegrowanego z KSeF, w którym określisz co widzą i co mogą robić konkretni pracownicy
ksef dla przedsiębiorców

Twoja księgowa będzie dzwonić do Ciebie codziennie

Do tej pory, zanim faktura trafiła do księgowości, przechodziła przez Twoje ręce lub Twoich pracowników. Mogłeś na nią spojrzeć, sprawdzić czy wiesz za co jest i czy w ogóle powinna do Ciebie trafić. A zanim przesłałeś ją Księgowej, mogłeś zostawić komentarz, żeby wiedziała jak interpretować daną fakturę w odniesieniu do budżetu.

 

W Krajowym Systemie e-Faktur, jeżeli nie chcesz ręcznie pobierać każdej faktury i wysyłać jej mailem, możesz upoważnić swoją Księgową dając dostęp do wszystkich Twoich faktur. Rzecz w tym, że wtedy trafiają do niej natychmiast, bez Twojej wiedzy i niestety często zanim w ogóle je zobaczysz.

 

To bardzo niekomfortowa sytuacja dla obu stron. Twoja księgowa, ściągając faktury bezpośrednio z KSeF, nie wie, które z nich powinna zaksięgować, ani jak je interpretować. Może więc zgadywać albo dzwonić do Ciebie i wypytywać o dokumenty, których nie księguje rutynowo.

 

Rozwiązaniem jest skorzystanie z narzędzia do współpracy z Księgową, w którym zobaczysz wszystkie faktury (w tym na bieżąco ściągane z KSeF) i zdecydujesz, które z nich (i kiedy) powinny trafić do księgowości.

Przyśpiesz i usprawnij swoją pracę!

Połącz Scanye ze swoim programem księgowym

Przyśpiesz swoją pracę! Zacznij już dziś w

aplikacji Scanye!

Powiązane artykuły

KSeF programy księgowe
W świecie KSeF - dlaczego programy księgowe nie wystarczą?
więcej
zmiany ksef
Ministerialne zmiany w kontroli dostępu KSeF
więcej
Mały ZUS Plus - Izabela Leśniewska
Mały ZUS Plus w 2023 roku - Nowe wytyczne dla Księgowych i Przedsiębiorców
więcej