Nie opadł jeszcze kurz po zamieszaniu z wprowadzeniem Nowego Ładu, a nad Przedsiębiorcami znów zbierają się ciemne chmury. To KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, który już wkrótce znów sporo namiesza. Co KSeF zmieni w prowadzeniu firmy?

Tajemniczy skrót powoli zaczyna być odmieniany przez wszystkie przypadki. Teoretycznie działa już teraz, ale ze świecą szukać osób, które z niego korzystają. W temacie oczywiście najbardziej są Księgowe i Księgowi, ale Przedsiębiorcy również powinni być świadomi co dla nich oznaczać będzie konieczność wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Spis treści

KSeF – co to właściwie jest?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. To kolejny etap wdrażania w Polsce e-administracji, czyli wprowadzania rozwiązań ułatwiających obywatelom załatwianie spraw urzędowych online. W praktyce Krajowy System e-Faktur (znany również pod nazwą Centralnego Rejestru Faktur – CFR) ma ułatwić rozliczenia między firmami i uszczelnić system podatkowy.

System na bieżąco zbiera wszystkie faktury elektroniczne wystawiane przez Przedsiębiorców. Umożliwia to szybkie wyłapywanie przestępstw podatkowych i wszelkiego rodzaju nadużyć. Do tej pory podobną funkcję pełniły przesyłane raz w miesiącu Jednolite Pliki Kontrolne (JPK).

Systemy analogiczne do polskiego KSeF-u od jakiegoś czasu z powodzeniem funkcjonują w innych państwach Unii Europejskiej, na przykład we Włoszech. O to jak Włosi podchodzili do zmian i jak w praktyce oceniają funkcjonowanie systemu możesz przeczytać w naszym wywiadzie z włoską Księgową, Anną Czerwińską.

Sprawdź co jeszcze trzeba wiedzieć o KSeF-ie..

Ksef - Krajowy System e-Faktur KSeF - Jak to wygląda we Włoszech

Ksef - Krajowy System e-Faktur KSeF - Jak to wygląda we Włoszech

Co KSeF zmieni w prowadzeniu firmy?

Nie będzie już papierowych dokumentów, zastąpią je elektroniczne faktury ustrukturyzowane.

Zdecydowanie największą zmianą będzie stopniowe zniknięcie faktur w takiej formie, jaką znamy. Przyjmą one formę plików zawierających odpowiednie dane określone w przepisach. Zostaną zapisane w konkretnym formacie XML. Jest on pomyślany raczej pod kątem szybkiego i jednoznacznego odczytu przez komputer, niż wygodnego rzutu oka na kartkę papieru, do którego jesteśmy teraz przyzwyczajeni.

Zmieni się również sposób wystawiania faktur

Każda faktura musi trafić do centralnego elektronicznego systemu. Umożliwią to albo darmowe aplikacje udostępnione przez Ministerstwo Finansów, albo zintegrowane z systemem programy do wystawiania faktur. Pierwsza opcja korzystna jest zwłaszcza dla mikroprzedsiębiorstw i małych firm, które wystawiają ich niewiele. Z drugiej chętnie skorzystają większe firmy i przedsiębiorstwa. 

Możemy oczekiwać, że z czasem faktury ustrukturyzowane będzie można automatycznie przesyłać bezpośrednio między programami księgowymi. Ich twórcy już szykują rozwiązania umożliwiające integrację z KSeF. Sprawdź jak krok po kroku wygląda wystawienie faktury w KSeF-ie..

Skończy się przekazywanie faktur w papierowej formie

Wszystko będzie dostępne w formie wirtualnej, co na tym etapie rodzi więcej pytań niż odpowiedzi. Jak po wprowadzeniu KSeF-u będą funkcjonować stacje paliw, mali przedsiębiorcy odbierający dostawy na podstawie faktur czy firmy korzystające z samofakturowania? Póki co nie wiadomo.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

To jest bardzo dobre pytanie i… też chcielibyśmy wiedzieć. Zgodnie z początkowymi założeniami polscy Przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF-u dobrowolnie od początku 2022 roku. 15 miesięcy zostało potraktowane jako okres przejściowy, a po ich zakończeniu, w II kwartale 2023 roku, z Krajowego Systemu e-Faktur mieli korzystać już wszyscy.

W czerwcu 2022 r. pojawiły się jednak informacje, że zgodnie z decyzją Rady Unii Europejskiej przepisy dotyczące obowiązkowego korzystania z KSeF-u mają wejść w życie dopiero w 2024 roku. Czy ten termin nie ulegnie zmianie? Tego nie możemy zagwarantować.

Jednak przedłużenie terminu wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u to dobra wiadomość i dla Księgowych, i dla Przedsiębiorców. Będziemy mieć więcej czasu na przygotowanie się do kolejnej księgowej rewolucji. I choć 2024 rok wydaje się ciągle dość odległy, szkoda byłoby zmarnować ten czas i obudzić się z ręką w nocniku. Dlatego polecamy już teraz zacząć wdrażać się w temat, tym bardziej, że według danych GUS-u, tylko 68 proc. firm w Polsce wystawia faktury elektronicznie.

Czy każdy może korzystać z KSeF?

Obligowani do korzystania z systemu będą wszyscy aktywni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP. Oznacza to, że nie ma żadnych ograniczeń w dostępie do systemu ze względu na branżę działalności firmy czy wielkości jej obrotu.

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur możliwy będzie po weryfikacji swojej tożsamości za pomocą Profilu Zaufanego, wygenerowanego tokenu lub Elektronicznej Pieczęci. Jeśli Przedsiębiorca będzie chciał aby jego Biuro Rachunkowe miało wgląd w wystawiane przez niego faktury (choćby po to, by po prostu móc je księgować), konieczne będzie nadanie specjalnych uprawnień. 

Jak KSeF działa na ten moment, możesz sprawdzić na stronie Ministerstwa Finansów.

KSeF- Krajowy System e-Faktur- faktura ustrukturyzowana- wersje środowisk

Czy KSeF ma jakieś zalety?

Początkowo wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur będzie pewnie wiązało się z koniecznością poświęcenia swojego czasu czy zwiększeniem nakładów na usługi księgowe. Ale w dalszej perspektywie system ten może mieć co najmniej kilka zalet. Co KSeF zmieni w prowadzeniu firmy?

KSeF ułatwi rozliczanie obrotu, usprawni kontrole skarbowe i uszczelni lukę w VAT

Urzędnicy będą mieć bieżący podgląd w faktury, więc Księgowe nie będą musiały odpowiadać na ich zapytania i przygotowywać dokumentów wymaganych w razie kontroli.

Nie trzeba będzie martwić się o zagubione faktury

Raz wystawione w systemie będą przechowywanie w bazie danych Ministerstwa Finansów przez 10 lat. Oznacza to również, że zniknie konieczność archiwizowania faktur elektronicznych.

Łatwiej będzie znaleźć w fakturach konkretne dane

Ponieważ faktury będą ustrukturyzowane, czyli tworzone według jednego, obowiązującego wzorca. 

Dodatkowo w przypadku faktur “in minus” nie będzie konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie korekty między sprzedającym a nabywcą.

Szybszy będzie również zwrot VAT

Termin skróci się do 40 dni, zamiast obowiązujących teraz 60 dni.

Chcesz żeby Krajowy System e-Faktur nie miał przed Tobą żadnych tajemnic? Przygotuj się na nadchodzący KSeF z naszymi artykułami: