Wraz z wejściem w życie rewolucji, jaką jest KSeF, pojęcie elektronicznego fakturowania zostało właściwie zdefiniowane na nowo. Nowy system oferuje cały szereg możliwości. Lecz żeby w pełni móc z nich korzystać, niezbędne jest ich zrozumienie. Z myślą o każdym potencjalnym użytkowniku KSeF-u, stworzyliśmy SŁOWNIK NAJWAŻNIEJSZYCH POJĘĆ. Możecie się z nimi zetknąć czytając na temat i korzystając z  Krajowego Systemu e-Faktur.

Spis treści

Aplikacja KSeF

Jest to program użytkowy, przeznaczony do wystawiania e-Faktur. Został udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia m.in. wystawianie i odbieranie faktur oraz ich podgląd. Aplikacja dostępna jest na tej stronie.

Elektroniczne Fakturowanie w KSeF

Proces elektronicznego rozliczania towaru lub usługi, poprzez przygotowanie dokumentu, czyli faktury ustrukturyzowanej. Proces ten kończy przesłanie e-faktury do Krajowego Systemu e-Faktur. 

Faktura Ustrukturyzowana

To faktura, która zawiera odpowiednie informacje określone w przepisach. Zapisana jest w konkretnym formacie XML. Format musi umożliwić poprawny odczyt i przetwarzanie danych zawartych w dokumencie. Faktury ustrukturyzowane można automatycznie przesyłać bezpośrednio pomiędzy różnymi programami komputerowymi.

Format XML

Powszechnie stosowany sposób cyfrowego zapisu danych w jednoznacznej i łatwej do przetwarzania komputerowego formie. Sam z siebie nie zakłada żadnego konkretnego rodzaju czy zakresu zapisywanych w nim danych. To jedynie sposób zapisu, na bazie którego tworzone są konkretne formaty służące do opisu konkretnych danych. Przykładami takich konkretnych formatów opartych na XML, z którymi księgowi spotykają się w swojej pracy, są JPK_VAT, JPK_FA czy – coraz częściej – właśnie faktura ustrukturyzowana z KSeF.

Format faktury ustrukturyzowanej XML

Określony przepisami konkretny, oparty na XML format zapisu treści faktury ustrukturyzowanej. Ułatwia zapisywanie, opłacanie, wyszukiwanie i przechowywanie faktur elektronicznych w firmach. Faktury ustrukturyzowane XML można generować za pomocą udostępnionej przez Ministerstwo Finansów Aplikacji KSeF. W przyszłości będzie to również możliwe za pomocą innych programów do wystawiania faktur.

Interfejs API

Udostępniany przez dany program komputerowy sposób na korzystanie z niego przez inny program komputerowy. Dzięki temu możliwa jest bezpośrednia integracja pomiędzy programami. Tak jak człowiek może korzystać z różnych programów za pomocą graficznego okna z przyciskami czy ekranu wyświetlanego na ekranie telefonu, program komputerowy może korzystać z innego programu za pomocą interfejsu API.

Integracja z KSeF

Krajowy System e-Faktur udostępnia interfejs API pozwalający innym programom (finansowo-księgowym, do fakturowania, wspierającym pracę biur rachunkowych itp.) na bezpośrednie połączenie. Dzięki temu użytkownik może wciąż korzystać z wygodnego oprogramowania, które zna i lubi, obsługując faktury ustrukturyzowane z KSeF w taki sam sposób, jak wszystkie pozostałe. Dlatego zespół Scanye integruje się z KSeF.  Nasze biura rachunkowe będą mogły wygodnie obsługiwać wszystkie dokumenty swoich klientów w jednym miejscu, niezależnie od tego czy są papierowe, zeskanowane, czy pochodzą z Krajowego Systemu e-Faktur.

Chcesz ułatwić proces elektronicznego fakturowania?

Już dziś poznaj nowy wymiar księgowości online!

Przetestuj Scanye za darmo

JPK

Czyli Jednolity Plik Kontrolny. Zbiórem danych firmy, które przedsiębiorcy zobowiązani są przekazywać do urzędu skarbowego. W przypadku faktur wystawionych poprzez Krajowy System e-Faktur nie ma obowiązku składania JPK_FA na żądanie organów podatkowych. Faktury wystawione w KSeF są już w systemie Ministerstwa.

Numer Referencyjny

Jest to indywidualny numer, który otrzymuje każda faktura ustrukturyzowana po wysłaniu do KSeF. Numer wskazuje datę i godzinę jej przetworzenia oraz umożliwia sprawdzenie statusu wysłanego dokumentu.

PEF

Platforma Ministerstwa Finansów do odbierania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi, a instytucjami budżetowymi. PEF nie jest nowym systemem, ale bardzo dużo użytkowników dowiaduje się o nim właśnie teraz. Co istotne, system ten nie jest tym samym co Krajowy System e-Faktur.

Samofakturowanie w KSeF

Tak jak faktury papierowe, faktury ustrukturyzowane również mogą być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę, jeżeli zostanie do tego upoważniony.

Schemat XSD

Techniczny plik opisujący w formalnym języku jaką strukturę (tzn. jakie dane, w jakiej kolejności i jak sformułowane) powinien mieć określony plik XML. To rodzaj zrozumiałej dla komputera instrukcji opisującej jak stworzyć poprawny plik w danym formacie. Ministerstwo Finansów udostępni schemat XSD faktury ustrukturyzowanej, dzięki czemu (z pomocą specjalnego programu komputerowego) możemy zweryfikować jej poprawność jeszcze zanim zostanie przesłana do KSeF.

Struktura logiczna faktury

To elektroniczny wzór dokumentu, z którym zgodna jest każda faktura ustrukturyzowana w formacie XML. Struktura logiczna e-Faktury obowiązująca od 1 stycznia 2022 roku.

Token (dostępowy)

Tajny, losowy i fizycznie niemożliwy do odgadnięcia ciąg znaków. Uprawniony użytkownik musi wygenerować go w systemie, żeby umożliwić wybranym przez siebie programom dostęp do KSeF w imieniu swojej firmy. Generuje się go raz i wpisuje w aplikacji, którą chcemy połączyć z Krajowym Systemem e-Faktur. Tokeny są ważne bezterminowo, chyba że użytkownik świadomie je unieważni.

Uwierzytelnianie

Wszyscy użytkownicy, którzy chcą skorzystać z platformy, muszą przejść ten proces. Uwierzytelnianie wymagane jest zawsze i bez względu na to, czy wykorzystywany jest zintegrowany z KSeF program komercyjny, czy oficjalna aplikacja udostępniona przez Ministerstwo. W obu przypadkach uwierzytelnianie będzie wyglądać trochę inaczej. Szczegółowy opis procesu uwierzytelniania zamieściliśmy w artykule poświęconym wystawianiu Faktury Ustrukturyzowanej. 

Walidacja e-Faktury

Proces, podczas którego Krajowy System e-Faktur sprawdza, czy dana faktura ustrukturyzowana została uzupełniona prawidłowo i czy spełnia określone kryteria. Tylko poprawna walidacja pozwala na akceptację faktury przez system.

Wersje środowisk KSeF

Udostępnienie różnych wersji środowisk ma na celu umożliwienie użytkownikom przetestowania nowego rozwiązania i wprowadzanych w nich zmian bez narażania się na prawne konsekwencje błędów. Ma to szczególnie duże znaczenie dla twórców oprogramowania pracujących nad integracją z KSeF. 

Wyróżniamy trzy wersje środowisk w Krajowym Systemie e-Faktur:

KSeF Wersja Testowa – umożliwia logowanie się dowolnymi danymi i wystawianie testowych faktur bez żadnych skutków prawnych.

KSeF Wersja Demo – umożliwia logowanie się rzeczywistymi danymi i wystawianie testowych faktur bez żadnych skutków prawnych.

KSeF Wersja Produkcyjna – umożliwia wystawianie i dostęp do prawdziwych faktur, które mają skutek prawny.

Żeby skorzystać z każdego ze środowisk, należy się uwierzytelnić za pomocą Profilu Zaufanego, Elektronicznej Pieczęci czy wygenerowanego tokenu, przy czym w przypadku środowiska testowego dane autoryzacyjne nie są faktycznie sprawdzane i można podać dowolne.

 

Chcesz żeby Krajowy System e-Faktur nie miał przed Tobą żadnych tajemnic? Przygotuj się na nadchodzący KSeF z naszymi artykułami:

 

Powiązane artykuły