Echa o Krajowym Systemie e-Faktur nie milkną i bynajmniej nie jest to powód do uśmiechu,  w szczególności dla Księgowych i Przedsiębiorców. Szykuje się szereg kolejnych zmian i nowych przepisów, które nawet dla najtwardszych graczy w branży księgowości stanowią nie lada wyzwanie. Dlatego postaramy się odpowiedzieć na pytanie: Jak wystawić Fakturę Ustrukturyzowaną oraz jak przebiega cały proces fakturowania?  

Spis treści

Co to jest Faktura Ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana, podobnie jak każda inna faktura, zawiera szereg informacji dotyczących zdarzenia gospodarczego, których zakres oraz formę określają przepisy.  Różnica polega na zapisie w konkretnym, cyfrowym formacie XML. Format ten musi umożliwić poprawny odczyt i przetwarzanie danych zawartych w dokumencie przez programy komputerowe. Faktury ustrukturyzowane można przesyłać bezpośrednio między nimi.

Elektroniczne fakturowanie naturalnie wzbudza wiele pytań i wątpliwości. Jeśli chcesz sprawdzić jak odpowiednik KSeF funkcjonuje we Włoszech, przeczytaj wywiad z Włoską księgową, Anną Czerwińską. 

Jak wystawić e-Fakturę (fakturę ustrukturyzowaną)?

Planowane i niestety raczej nieuniknione wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych zbliża się wielkimi krokami. Ale już teraz podatnik może dobrowolnie wystawić e-Fakturę. W tym celu będzie musiał zmierzyć się z kilkoma  wcale niełatwymi krokami:

Krok 1- logowanie do systemu KSeF

Aby zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur, wejdź na stronę Ministerstwa Finansów i wybierz produkcyjną wersję platformy.                                                             Jest to wersja, do której podatnik loguje się używając swoich prawdziwych danych, a wystawione przez niego faktury mają skutek prawny.                                                    Pozostałe środowiska systemu opisaliśmy w artykule dotyczącym Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktur ustrukturyzowanych.

Faktura ustrukturyzowana - KSeF- wersja produkcyjna

Faktura ustrukturyzowana - wersja produkcyjna

Krok 2- potwierdzenie tożsamości

Wybierz sposób logowania, za pomocą którego potwierdzisz swoja tożsamość. 

Faktura ustrukturyzowana - KSeF- logowanie

Faktura ustrukturyzowana - logowanie

Każda osoba, która chce skorzystać z możliwości, jakie daje elektroniczne fakturowanie, musi przejść proces autoryzacji. Uwierzytelnianie wymagane jest zawsze i bez względu na to, czy wykorzystywany jest zintegrowany z KSeF program komercyjny, czy oficjalna aplikacja udostępniona przez Ministerstwo.

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi możliwa będzie autoryzacja Profilem Zaufanym lub Podpisem Kwalifikowanym, bez konieczności uprzedniego zgłaszania tego organom podatkowym. W sytuacjach nadzwyczajnych osoba nieposiadająca podpisu kwalifikowanego, który zawiera NIP lub PESEL, może zarejestrować się w systemie składając w urzędzie skarbowym specjalny formularz zawiadomienia  ZAW–FA.

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi do korzystania z KSeF muszą upoważnić konkretne osoby (np. swoje Biuro Rachunkowe lub pracowników). Osoby wyznaczone będą miały możliwość wydawania w ramach KSeF dalszych upoważnień, o ile pozwoli na to nadany im podczas rejestracji poziom uprawnień.

Krok 3- przygotowanie danych i uzupełnienie faktury ustrukturyzowanej

Wypełnij wszystkie wymagane i wybrane opcjonalne pola schematu Faktury Ustrukturyzowanej.

  • W pierwszej kolejności uzupełnij dane nagłówkowe faktury. Określ jej rodzaj, swoją rolę (wystawca), uzupełnij szczegóły oraz pozycje.
Faktura ustrukturyzowana - KSeF- dane faktury

Faktura ustrukturyzowana - dane faktury

Jeżeli dodając pozycje musisz określić jakieś dodatkowe informacje, niewidoczne bezpośrednio w formularzu, na przykład kod GTU, włącz wyświetlanie odpowiedniej kolumny klikając na ikonę koła zębatego!

  • Po wypełnieniu danych nagłówkowych faktury, nadchodzi czas na szczegóły związane ze sprzedawcą. Podaj tu dane identyfikacyjne, adresowe i kontaktowe. Możesz opcjonalnie podać swój adres e-mail oraz numer telefonu.

 

Faktura ustrukturyzowana - KSeF- dane sprzedawcy

Faktura ustrukturyzowana - dane sprzedawcy

  • Analogicznie jak powyżej, określ wszystkie dane nabywcy.
Faktura ustrukturyzowana - KSeF- dane nabywcy

Faktura ustrukturyzowana - dane nabywcy

Krok 4- wysyłka do KSeF

Jeszcze raz dokładnie sprawdź dane faktury przed jej wysyłką.                                    Dodatkowa weryfikacja jest  niezwykle istotna, w szczególności przy wysyłce faktur ustrukturyzowanych w paczkach.

To ostatni moment, kiedy możliwe jest nanoszenie jakichkolwiek poprawek. Faktur, które zostały już wprowadzone do systemu, nie da się zmieniać. W rezultacie jedynie wystawienie korekty unieważnia błędną fakturę.

Faktura ustrukturyzowana - KSeF- wysyłka faktury

Faktura ustrukturyzowana - wysyłka faktury

Krok 5- zatwierdzenie lub odrzucenie faktury ustrukturyzowanej przez system

Poczekaj na potwierdzenie, że dokument został przyjęty przez system. W przeciwnym razie musisz wprowadzić w nim poprawki i spróbować ponownie. 

KSeF waliduje strukturę wszystkich Faktur Ustrukturyzowanych przed przyjęciem ich do systemu. Jeśli dana faktura nie spełni określonych kryteriów, system automatycznie ją odrzuci.

Krok 6- nadanie numeru referencyjnego

System automatycznie nadaje fakturze numer referencyjny, dzięki któremu możesz sprawdzić status wysyłki i znaleźć fakturę w systemie w przyszłości. 

Co istotne, Krajowy System e-Faktur, każdej fakturze ustrukturyzowanej nadaje numery referencyjne. Numer wskazuje datę i godzinę jej przetworzenia, a co najważniejsze dzięki niemu możliwe będzie sprawdzenie statusu wysłanego dokumentu.

Gotowe!

Po zakończonym procesie fakturowania, KSeF daje możliwość pobrania oryginalnej faktury ustrukturyzowanej XML lub jej podglądu:

Faktura ustrukturyzowana - KSeF- pogląd faktury XML HTML

Faktura ustrukturyzowana - pogląd XML i HTML

Samofakturowanie w KSeF

Użytkownicy, którzy chcą korzystać z samofakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur, muszą spełnić takie same wymogi jak przy wystawianiu zwykłej faktury. 

W ramach tego działania faktury mogą być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz pozostałe osoby, które również zostały upoważnione do wystawiania faktur. 

Reasumując, nic nie stoi na przeszkodzie, aby sprzedawca nadal uprawnienia nabywcy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w jego imieniu, czyli właśnie samofakturowania.    

Chcesz żeby Krajowy System e-Faktur nie miał przed Tobą żadnych tajemnic? Przygotuj się na nadchodzący KSeF z naszymi artykułami: