Elektroniczne przechowywanie dokumentów jest coraz bardziej popularne. Nic dziwnego – to rozwiązanie wygodne, bezpieczne i zgodne z prawem. Nie jesteś jeszcze przekonany/a do tej formy archiwizacji? Sprawdź, na czym skorzystasz.
Oszczędność pieniędzy
Tradycyjne segregatory wbrew pozorom kosztują. Jedna sztuka to koszt ok. 10 złotych. Każdy księgowy wie, że na jednym się nie kończy – w biurze masz ich całą masę. Często nie kończy się na jednej szafie z dokumentami!
Decydując się na elektroniczne przechowywanie dokumentów oszczędzasz. Scanye pomieści dowolną liczbę dokumentów, bez konieczności dokupowania segregatorów czy szaf.
Scanye to coś więcej niż OCR. Sprawdź, co jeszcze zyskujesz z abonamentem.
Łatwy dostęp
Dzięki szyfrowanemu archiwum, zyskujesz dostęp do faktur w każdym miejscu. Nie musisz już jechać specjalnie do biura, żeby sprawdzić dany dokument.
Szybkie wyszukiwanie
Dzięki filtrowaniu (np. alfabetycznie, po dacie lub nr. NIP) odszukasz potrzebną fakturę w kilka sekund.
Podobnie Twój klient, który otrzyma dostęp do podglądu swoich faktur z poprzednich miesięcy bez konieczności kontaktowania się z prośbą o przesłanie kopii.
Ekspresowe przygotowanie faktur w razie kontroli
Urząd Skarbowy może zażądać zbioru faktur danego przedsiębiorcy do kontroli. Dzięki elektronicznemu archiwum, możesz przygotować pakiet w zaledwie kilka minut.
Nie musisz już specjalnie odszukiwać segregatorów, wyciągać dokumentów z koszulek i kompletować zestawu.
Wystarczy, że zaimportujesz faktury do jednego pliku i prześlesz je na adres e-mail wskazany przez Urząd Skarbowy.
Bezpieczeństwo
Szyfrowane archiwum faktur zapewnia bezpieczeństwo. Gwarantujemy właściwy poziom zabezpieczeń.
Przede wszystkim baza danych chroniona jest hasłem i nie ma do niej fizycznego dostępu. W przypadku faktur papierowych, musisz zadbać o dodatkowe czynniki, takie jak na przykład: ochrona przeciwpożarowa lub dostęp osób trzecich.
Scanye wspiera również ochronę danych osobowych Twoich klientów.
Zobacz: Scanye a RODO
Ukłon w stronę ekologii
Brak faktur papierowych to również korzyść dla naszej planety. Archiwa elektroniczne redukują poziom zużycia papieru, dzięki czemu przykładasz się do ochrony lasów.
Działania proekologiczne zyskują na popularności. Możesz wykorzystać ten fakt w promocji swojego biura rachunkowego.
Zobacz: Marketing biura rachunkowego – od czego zacząć?
Elektroniczne przechowywanie faktur a prawo
Temat został szerzej omówiony w TYM artykule. Podsumowując, należy zauważyć, że elektroniczne archiwa faktur są traktowane na równi z papierowymi.
Wyroki sądów i fiskusa jasno wskazują: możesz pracować wyłącznie na elektronicznych bazach danych.
Podsumowanie
Warto pracować on-line. Elektroniczne archiwum faktur posiada wiele korzyści, dzięki którym oszczędzisz energię, pieniądze i zyskasz czas dla siebie.
