• Biuro rachunkowe
  • Czy dane osobowe w Twoim biurze są bezpieczne? RODO w Biurze Rachunkowym.
rodo w biurze rachunkowym

Czy dane osobowe w Twoim biurze są bezpieczne? RODO w Biurze Rachunkowym.

RODO w biurze rachunkowym to temat ważny i obszerny. Przestrzeganie jego zasad podlega kontroli. Należy znać i stosować wiele reguł, aby ochrona danych osobowych przebiegała bez zastrzeżeń. Zobacz, w jaki sposób bezpiecznie podejść do tematu przetwarzania danych i uniknąć problemów prawnych. 

Biura rachunkowe w kontekście przetwarzania danych osobowych mają podwójną rolę: administratora danych osobowych  i podmiotu przetwarzającego. Zakres ich obowiązków jest ogromny, a przepisy zbyt często są niejednoznaczne. 

Jakie dane osobowe przetwarza biuro rachunkowe?

Każde biuro rachunkowe operuje danymi osobowymi na dwa sposoby. Po pierwsze administruje danymi swoich pracowników, jak np.:

  •  dane osobowe
  • dokumentacja ubezpieczeniowa ZUS

 

Po drugie rozporządza informacjami powierzonymi przez klientów m. in.:

  • dane osobowe
  • dane jego kontrahentów
  • umowy
  • faktury, rachunki

 

Właściciel biura rachunkowego ma pewną swobodę we wdrażaniu RODO. Może decydować na przykład o:

  • rodzaju zabezpieczeń komputera
  • w jaki sposób zabezpieczać meble czy segregatory, w których znajdują się dokumenty,
  • jakie informacje będą zapisane w formie papierowe, a które w elektronicznej

 

Na szczęście hierarchia dokumentów prawnych jest jasna. Aby nie pogubić się w skomplikowanych zasadach i wybrać odpowiedni model, warto postawić na wiedzę ekspertów.

Scanye a RODO

Dużym zagrożeniem bezpieczeństwa są różnorodne kanały wymiany informacji.
Dla przykładu Twoi Klienci dostarczają Ci faktury i dane osobowe w różny sposób np.  

  • w formie papierowej
  • korzystając z dysków współdzielonych (Google Dysk, WeTransfer itp.)
  • mailem itp.

Warto  ujednolicić ten sposób i uporządkować sposoby przesyłania danych i najlepiej (jeśli to możliwe ) wybrać tylko jeden z nich. To pozwoli Ci zapanować nad ścieżkami przetwarzania danych.

Scanye umożliwia uporządkowanie korespondencji, a szyfrowane archiwum gwarantuje bezpieczeństwo danych.

Wystarczy jeden mail…

Myślisz, że problem zasad RODO Cię nie dotyczy? Na prostych przykładach pokażemy, że bezpieczeństwo przetwarzania danych może być zachwiane w każdej firmie. 

O naruszenie jest łatwo – wystarczy przez przypadek wysłać maila z danymi do złego odbiorcy lub nie wyczyścić na czas skrzynki odbiorczej. Czy wiesz, co zrobić w takim przypadku?

Otrzymałeś nakaz usunięcia danych z teczki osobowej pracownika?
Lepiej zrób to dokładnie i sprawdź wszystkie miejsca, w których mogą się znajdować. 

Pod protokołem ich usunięcia podpisujesz się własnym imieniem i nazwiskiem.

rodo w biurze rachunkowym

RODO w księgowości – co warto wiedzieć?

Na co musisz zwracać uwagę przetwarzając dane?

Pozostawienie danych osobowych klienta w skrzynce odbiorczej po upływie określonego w ustawie czasu czy wymaganie od klienta podania większej ilości danych “na zapas”, np. do kolejnego formularza w przyszłości są niezgodne z zasadami RODO. 

Przetwarzanie danych zgodne z zasadami pozwoli zapobiec karze. 

Jak stworzyć poparte prawem relacje ze zleceniodawcą?

Administrator danych musi zadbać o spisanie umowy z klientem, w której zostanie zawarty zakres działań. Dowiedz się, jakie punkty powinny znaleźć się w klauzuli informacyjnej.

Co musisz zapewnić jako podmiot przetwarzający dane?

Zachowanie tajemnicy i poufności to nie wszystko. Czy wiesz, że do twoich zadań należą również zgłaszanie naruszeń czy ocena skutków?

Jak walczyć z zagrożeniami w przepływie danych osobowych?

Podczas webinaru dowiesz się, na jakie zagrożenia zwracać uwagę. Co zrobić w przypadku kradzieży laptopa, na którym przetwarzamy dane? Poznaj zagrożenia wewnętrzne i zewnętrzne.

Uniknij wysokich kary pieniężnych

Nieznajomość zasad RODO może mieć bardzo przykre skutki. Organ odpowiedzialny za kontrolę bezpieczeństwa przetwarzania danych – Urząd Ochrony Danych Osobowych – ma prawo nałożyć na przedsiębiorstwo kary pieniężne. Zgodnie z przepisami ukarany podmiot ma zaledwie 14 dni na uiszczenie opłaty (od dnia upływu terminu na wniesienie skargi lub od uprawomocnienia orzeczenia sądu).

Przyśpiesz i usprawnij swoją pracę!

Połącz Scanye ze swoim programem księgowym

Przyśpiesz swoją pracę! Zacznij już dziś w

aplikacji Scanye!

Powiązane artykuły

zmiany-podatkowe-2023-Samir-Kayyali
Zmiany podatkowe 2023. Na co powinna być przygotowana branża księgowa? Wypowiedź Eksperta - Samira Kayyali
więcej
hity 2022- najpopularniejsze-wpisy-scanye
Hity 2022, czyli 10 najpopularniejszych wpisów na blogu Scanye!
więcej
ocr faktur
OCR faktur. Wszystko co musisz wiedzieć
więcej