Dni spędzone na sztywnym przesiadywaniu przy biurku powoli odchodzą do przeszłości. Dziś Księgowych nie ogranicza ani czas, ani miejsce. Doskonale wie o tym pani Natalia Wojcieszak z Biura Rachunkowego Finance 4 More, która umiejętnie łączy pasję do księgowania z pasją do gór i podróży. Nam opowiada jak księgowanie online pomogło jej spełnić życiowe marzenia.
Pani Natalia – jak każda Księgowa – przyznaje, że praca w księgowości wiąże się ze stresem i wieloma wyrzeczeniami. Nadgodziny poświęcone na śledzenie zmieniających się przepisów czy te przypadające na “gorące” okresy podatkowe, skutecznie utrudniają korzystanie z urlopu i planowanie nawet krótkich wyjazdów. Klienci przynoszący faktury na ostatnią chwilę sprawiają, że księgowanie trudno zaplanować z wyprzedzeniem. A przecież Księgowe też chcą mieć życie prywatne i realizować się poza pracą. Okazuje się jednak, że karierę w zawodzie i spełnianie marzeń można z powodzeniem połączyć.
Księgowanie online daje mi wolność, z jakiej nie mogłam korzystać siedząc w biurze i księgując tradycyjnie - wyjaśnia pani Natalia
– Pandemia jasno pokazała mi, że czas na zmiany. Kiedy ze względu na lockdowny i obostrzenia musiałam zrezygnować z bezpośrednich kontaktów z klientami zrozumiałam, że czas poszukać alternatywy. Ilość i ciężar niezbędnych dokumentów poupychanych w segregatorach sprawiały, że moja obecność w miejscu ich przechowywania – czyli w biurze – była konieczna. Rozwiązaniem tego problemu okazało się przechowywanie dokumentów w chmurze – mówi Księgowa.
Wolność, spokój i księgowanie online
Ale wraz ze zmianą myślenia i sposobu pracy, pani Natalia poszła jeszcze dalej. A dokładnie… na Islandię, którą regularnie odwiedza. Nie oznacza to jednak, że w tym czasie korzysta z urlopu. Wręcz przeciwnie – pakuje laptopa i wszystkich swoich Klientów “zabiera” do swojego wyjazdowego biura.
– Nigdy nie zapomnę miny pracowników lotniska, kiedy odkryli w moim bagażu podręcznym 22-calowy ekran do monitora – opowiada ze śmiechem pani Natalia – A ja po prostu potrzebowałam go do efektywniejszej pracy!
Księgowanie online daje mi dużo spokoju - wiem, że nawet będąc w górach mam dostęp do potrzebnych danych. I wiem, że moi Klienci mogą liczyć na moją pomoc, że będę potrafiła odpowiedzieć na każde ich pytanie, jednocześnie nie rezygnując ze swoich pasji.
– Cieszę się, że dzięki nowoczesnym rozwiązaniom mogę spełniać swoje marzenie, że nie jestem “uwiązana” przez pracę w jednym miejscu – podsumowuje nasza bohaterka.
Porządek - kluczowy element księgowości
Porządek – kluczowy element księgowości online
Ale sama dostępność dokumentów to jeszcze nie wszystko. Ważne jest także ich uporządkowanie i przejrzystość. Dlatego zamiast korzystać z dysków i przerzucać się z Klientami linkami do umów czy faktur, pani Natalia korzysta z nowości Scanye, czyli Biurka.
– Uporządkowanie zawsze odgrywało dużą rolę w moim życiu. Pierwszą pracę w księgowości podjęłam na 3 roku studiów dziennych. Dzięki wyrozumiałości przełożonego mogłam korzystać z nienormowanego czasu pracy. Przerywałam księgowanie i wychodziłam na zajęcia – opowiada – To nauczyło mnie odpowiedniego planowania działań. Towarzyszy mi ono przez 15 lat w branży, a teraz znalazło idealne odzwierciedlenie w Biurku – podsumowuje pani Natalia.
Zapytana o zalety tego narzędzia, jednym tchem wymienia:
– przejrzysty podgląd na pracę,
– klarowna informacja który klient załączył komplet dokumentów,
– jasny sygnał której firmie można już obliczyć wysokość podatków i składek,
– uproszczona komunikacja z Klientami dzięki możliwości dodawania komentarzy do faktur.
Nie tylko dokumenty
I choć dzięki księgowaniu online na wyjazdach sprawa mogłaby wydawać się załatwiona, to jest jeszcze jeden element ważny w pracy księgowej – Klienci.
Klienci, którzy dzwonią, piszą, przyjeżdżają do biura i po prostu chcą mieć bieżący kontakt z księgową. A przy okazji zabierają całkiem sporo czasu, o czym piszemy w naszym przewodniku po produktywności w Biurze Rachunkowym. Ale i na to pani Natalia znalazła sposób.
– Klienci Finance 4 More wiedzą, że mimo specyficznego trybu pracy zawsze dbam o bieżący kontakt.
Scanye sprawdza się tu idealnie - jest intuicyjne, pozwala przedsiębiorcom dostarczać dokumenty w dogodnym dla nich czasie, a młodszym podoba się aplikacja mobilna - wyjaśnia Księgowa
– Niektórzy ciągle jeszcze wzbraniają się przed samodzielnym wgrywaniem faktur i póki co daję im wybór. Ale co jakiś czas przypominam o dostępnych opcjach i jeśli trzeba wspieram w pierwszych krokach z programem – dodaje.
Takie działanie okazuje się skuteczne – 60% klientów pani Natalii korzysta z narzędzi, jakie Scanye daje przedsiębiorcom. I ma to wymierne efekty:
– Uważam, że Księgowe powinny szanować swój czas pracy. Jeśli Klienci chcą szybko otrzymać lub zobaczyć potrzebne im dokumenty, mogą to spokojnie zrobić sami, pobierając je z cyfrowego archiwum. Wszyscy na tym zyskujemy, a współpraca jest o wiele prostsza – zaznacza pani Natalia.
