Dla wielu osób księgowa to osoba uporządkowana, która wszystko ma pod kontrolą, Excela ogarnia jednym kliknięciem i dotrzymuje wszystkich terminów. Tymczasem okazuje się, że w praktyce odpowiednie zarządzanie pracą i klientami Biura Księgowego to spore wyzwanie.
Z czego wynika ta rozbieżność? Z tego, że elementy związane z rzeczywistą pracą księgową to jedno, a wiele towarzyszących im zmiennych to drugie. I to właśnie te dodatkowe rzeczy, jak szukanie dokumentów, ich archiwizowanie, niezapowiedziane wizyty klientów albo telefony od nich na tyle rozbijają plan codziennej pracy, że standardowa, 8-godzinna dniówka nie wystarczy na zrobienie wszystkiego, a produktywna księgowość jest coraz trudniejsza.
Z naszego tekstu dowiesz się:
Na co Księgowe i Księgowi poświęcają najwięcej czasu
Co utrudnia pracę w Biurze Rachunkowym
Dlaczego tak trudno zapomnieć o niezamkniętych zadaniach
Czy warto robić wiele rzeczy na raz
Czy Księgowe i Księgowi są zestresowani
Jak pracować bardziej produktywnie
Jakie narzędzia pomogą usprawnić pracę
Prace manualne - zmora księgowych
Masz czasem wrażenie, że nie robisz w pracy nic poza spotykaniem się z Klientami i oddzwanianiem na ich telefony? Prawie połowa księgowych poświęca na telefoniczny kontakt z przedsiębiorcami od 2 do 8 godzin tygodniowo!
Do tego dochodzą ok. 2 godziny na spotkania, od 2-5 godzin poświęconych na segregowanie dokumentów, godzina na szukanie akurat potrzebnych faktur i od 11 do 20 (!) godzin spędzonych na przepisywaniu danych do systemu księgowego!
Dużo? Mało? Jeśli podliczymy wszystko okazuje się, że… właściwie brak czasu na pracę! Wtedy księgowanie po godzinach, w weekendy i święta trochę przestaje dziwić…
Pożeracze czasu
Ale nie umówione spotkania i zaskakujące telefony to nie jedyne problemy, z którymi spotykają się osoby pracujące w Biurach Księgowych. Spore zamieszanie panuje też w sferach związanych z dokumentami i obsługa klienta. Aż 97% Księgowych uważa, że jednym z największych problemów jest zbyt późne dostarczanie dokumentów. Klienci dodatkowo komplikują sprawę przekazując faktury różnymi kanałami lub w kilku e-mailach, z czego rodzi się niezły bałagan.
Przypominanie Klientom o niezapłaconych fakturach to zmora 62% Księgowych, a informowanie klientów o zmianach księgowych jako problem postrzega 28% branży księgowej. Ten ostatni wskaźnik będzie zapewne znacznie wyższy po podsumowaniu zamieszania związanego z wprowadzeniem Nowego Ładu…
Przestań rozpamiętywać
Jeśli nadgodziny to dla Ciebie norma, pewnie czujesz, że Twoja wydajność spada. To z kolei potęguje stres i coraz bardziej demotywuje. Przed zaśnięciem analizujesz, czego nie udało Ci się zrobić, a w nocy śnisz o nierozliczonych fakturach? Spokojnie, wszystko z Tobą w porządku. Doświadczasz czegoś, co w psychologii nosi nazwę Efektu Zeigarnik.
W 1927 roku Bluma Zeigarnik, radziecka psycholog i psychiatra odkryła i dowiodła, że zadania niewykonane pamiętamy znacznie lepiej, niż te wykonane. Dziś mówi się raczej o tym, że zadania, których dokończenie zostało nam przerwane, nasz mózg pamięta lepiej, niż te, które mogliśmy w spokoju dokończyć.
Brzmi znajomo? No właśnie – wszystkie sprawy i działania, które przerwały niespodziewane wizyty, maile czy telefony, zostają w naszych głowach znacznie dłużej, niż powinny.
Przereklamowany multitasking
A co w sytuacji, kiedy wydaje Ci się, że dzięki perfekcyjnej organizacji żadne niezaplanowane działanie nie jest w stanie wytrącić Cię z rytmu pracy? Prawdopodobnie tak tylko Ci się wydaje. Multitasking, czyli wykonywanie wielu zadań na raz, tylko pozornie jest taki super.
Badania wykazują, że wielozadaniowość wcale nie przyspiesza naszej pracy, a może… obniżać jej wydajność nawet o 35 procent! Wszystko przez to, że ciągłe przenoszenie uwagi z jednego zadania na drugie jest dla mózgu ogromnym obciążeniem. Działając w ten sposób niemożliwe jest osiągnięcie pełnej koncentracji, co skutkuje obniżeniem wydajności i zwiększeniem męczliwości.
Kłopotliwy przyjaciel
Jakby tego było mało, za zakrętem czeka wierny przyjaciel Księgowych – stres. Goniące terminy, zmiany przepisów, nowe wytyczne i obawa o to, czy klienci dostarczą faktury na czas… Jeśli potraktujemy to wszystko jako wyzwanie, do głosu dojdzie tzw. eustres, czyli stan motywujący do aktywności i działania. Niestety eustres bardzo łatwo może przerodzić się w dystres, czyli stan niekorzystnego napięcia, wywołującego wyczerpanie, wypalenie zawodowe czy nawet spadek odporności.
A to z kolei może rzutować na relacje z klientami – w ciągłym stresie, wśród wielu przeszkadzajek, znacznie łatwiej o pomyłkę. Jeśli zdarzy się raz, to jeszcze nie problem. Ale czasem odkręcanie skutków nawet niewielkiej pomyłki kosztuje nas znacznie więcej czasu, sił i energii, niż rzetelne wykonanie pracy od razu. Nie mówiąc już o tym, że myląca się księgowa to jedna z głównych przyczyn rezygnacji z obsługi Biura Rachunkowego!
Światełka w tunelu
Czy wobec wszystkich powyższych problemów i utrudnień jest dla Księgowych jakaś złota rada, oprócz… nie zostawania Księgową (i czy produktywna księgowość jest w ogóle możliwa)? Jest. I to nie jedna, a nawet kilka:
Zacznij planować pracę
Jeśli myślisz, że dokładne zaplanowanie pracy to strata czasu, może po prostu spróbuj to zrobić. Zapisanie zadań, ich uporządkowanie pod względem ważności i priorytetów nie zapobiegnie kontaktom ze strony natarczywych klientów, ale ułatwi skupienie się i powrót do porzuconych wcześniej zadań.
Wprowadź „rytuał zamknięcia”
Po wielu godzinach wytężonej pracy przeznaczenie na nią jeszcze 5 minut to ostatnie o czym myślisz. Ale jeśli spędzisz jeszcze chwilę nad przeanalizowaniem co udało się zrobić, a co zostało i musi być zrobione kolejnego dnia w pierwszej kolejności pomoże nie tylko oczyścić głowę. Zobaczysz też ile zadań udało Ci się zamknąć, a to pozytywnie wpłynie na Twoją motywację.
Uporządkuj codzienne zadania
Planowanie zadań to jedno, ale wgląd w aktualny przebieg prac księgowych to drugie. Zwłaszcza, jeśli obsługujesz wielu przedsiębiorców lub pracujesz w dużym zespole. Pierwszy krok do produktywnej księgowości to narzędzia i oprogramowanie, które jedynie z Twoją niewielką pomocą pokaże Ci stan księgowania, wpływu dokumentów czy aktualny status działań.
Wszystkie powyższe pozwoli Ci łatwo śledzić nasza nowość – Biurko. Co dzięki niemu zyskasz i skąd pomysł na nowe funkcjonalności?
Prawa ręka Księgowych
Do tej pory przez wiele Księgowych Scanye było postrzegane jako przydatny i przyspieszający pracę OCR. Jednak w trakcie wielu rozmów prowadzonych przez naszych konsultantów zaczęło się pojawiać znacznie więcej problemów, niż brak czasu. Zaczęliśmy więc dokładnie pytać co najbardziej przeszkadza w pracy w Biurze Rachunkowym.
Szybko okazało się, że już przy 20-30 klientach lista zadań do zrobienia rośnie tak duża, że trudno szybko ocenić czym zająć się w pierwszej kolejności. Zwłaszcza w “gorących” okresach w branży księgowej.
Pomyśleliśmy jednak, że możemy rozwiązać ten problem, wykorzystując cykliczność prac księgowych. Co miesiąc wykonywane są te same czynności, które można ułożyć w określony cykl. Dlatego też stworzyliśmy Biurko – narzędzie, które będzie prawą ręką produktywnej Księgowej. Zwłaszcza w rzeczywistości Krajowego Systemu e-Faktur.
Nowa rzeczywistość Biur Rachunkowych
Co się stanie, gdy KSeF będzie już obowiązkowy? Przede wszystkim pracy będzie jeszcze więcej, a czasu jeszcze mniej. Konieczne będzie weryfikowanie faktur ściągniętych z systemu z tymi przyniesionymi przez klienta. W KSeF-ie dokumenty będą mieć postać ciągu cyfr i znaków, a nie dokumentu, do którego jesteśmy przyzwyczajeni. Więcej uwagi trzeba będzie poświęcić weryfikacji dokumentów, by nie księgować ich podwójnie.
A jeśli dołożymy do tego wszystkie bardzo dynamiczne zmiany, związane z rewolucją w przepisach, szykują się spore nadgodziny. Dlatego warto odpowiednio i przejrzyście zaplanować swoją pracę i poprawić komunikację z Klientami, Biurko Scanye umożliwia to dzięki aplikacji i chmurze dokumentów, do której dostęp ma i Księgowa i Klient. Zawsze i wszędzie, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.
Ustalenie priorytetów oraz aktualny widok Klientów gotowych do zaksięgowania pozwoli zmniejszyć nadgodziny. Praca nie będzie wykonywana podwójnie, bo rozpocznie się dopiero kiedy Klient potwierdzi komplet przesłanych dokumentów. Księgowa będzie wiedzieć na czym stoi, a Klient nie będzie już przez nią “nękany” ciągłymi telefonami 😉
Myślisz, że przekonanie Klientów do zdalnego przesyłania faktur i dokumentów jest niemożliwe? Właściciele Biura Rachunkowego Finance Factory udowadniają, że to w dużej mierze kwestia odpowiedniego podejścia. Do przejścia na działania online przekonali ponad 95% współpracujących z nimi Przedsiębiorców!
A może masz sygnały, że Twoi Klienci po prostu boją się nowoczesnych rozwiązań? Sprawdziliśmy 3 najczęstsze powody takiego nastawienia i w osobnym wpisie podpowiadamy jak je zmienić.
Zawsze na czas
Każdy, kto przepracował w księgowości choć miesiąc doskonale wie, że dodatkowym problemem jest nieterminowość w przesyłaniu dokumentów. Dzięki Biurku Scanye i automatycznym przypomnieniom. W końcu możesz zapomnieć o wysyłaniu e-maili, wykonywaniu telefonów czy wysyłaniu SMS-ów.
Po prostu włączasz przypomnienia, ustawiasz w jaki sposób i w jakich terminach chcesz powiadamiać Klientów i w końcu możesz zająć się “prawdziwą “ pracą.
Wszystko, czego potrzebujesz do produktywnej księgowości
Co w ogólnym podsumowaniu daje Księgowym Biurko Scanye? Przede wszystkim większe uporządkowanie i jasną informację dotyczącą kolejności prac.
A oprócz tego:
- dokumenty zawsze na czas dzięki automatycznym powiadomieniom na telefon oraz email Klienta
- dostęp do faktur, umów, potwierdzeń czy wyciągów zawsze i wszędzie dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentów oraz segregatorowi online
- mniej telefonów do wykonania i e-maili do wysłania dzięki prostemu komunikatorowi i komentarzom do faktur
- księgowanie nawet 4 razy szybsze dzięki funkcji OCR
- integrację z KSeF i “normalny” podgląd faktur elektronicznych
- przewagę nad konkurencją dzięki oferowaniu Klientom nowoczesnych rozwiązań
