Krajowy System e-Faktur jest obecnie dla większości Przedsiębiorców wielką niewiadomą. Chociaż działa w wersji dla chętnych już od początku roku, nie bez powodu chętnych na korzystanie z nowej platformy brakuje. Jednak choć system na razie nie jest jeszcze obowiązkowy, warto rozważyć korzystanie z niego już teraz, bo proponuje potencjalnemu użytkownikowi pewne korzyści. Zatem jeśli jako Przedsiębiorca zastanawiasz się co dokładnie możesz zyskać, ale też z jakimi wyzwaniami będziesz zmuszony się zmierzyć po wdrożeniu w swojej firmie KSeF-u, ten artykuł pomoże Ci rozwiać wszelkie wątpliwości.
KSeF korzyści
Ministerstwo, chcąc zachęcić podatników do skorzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, oferuje kilka wartych uwagi korzyści. Z niektórych skorzystają wszyscy, inne są dostępne tylko, jeżeli spełni się określone warunki.
Preferencyjne warunki zwrotu VAT (w terminie 40 dni liczonych od dnia złożenia rozliczenia)
Według nowych przepisów, każdy urząd skarbowy zostanie objęty obowiązkiem wykonania szybszego zwrotu VAT, pod warunkiem, że podatnik spełnia określone kryteria:
- Wszystkie faktury sprzedaży zostaną wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur
- Kwota podatku wykazana w deklaracji nie przekroczy 3 tys. złotych
- Przedsiębiorca nie zalega z żadnymi deklaracjami VAT (JPK_V7M, JPK_V7K) za 12 minionych miesięcy
- Rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK podatnika jest zawarty na tzw. „Białej Liście Podatników VAT”
- I oczywiście: przedsiębiorca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT
Brak konieczności samodzielnego przechowywania dokumentów wystawionych i odebranych za pomocą KSeF
Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane i dostępne do wglądu w KSeF przez okres 10 lat. Tym samym znika konieczność ich gromadzenia na własną rękę w odrębnych systemach. Jest to niewątpliwa zaleta, ponieważ redukuje ilość papieru i ciągłego zastanawiania się gdzie się go tym razem włożyło.
Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF?
Kontrola nad dostarczeniem faktury
Użytkownik wystawiający fakturę za pomocą KSeF zyskuje pewność, że dotarła do kontrahenta. Jest również w stanie w dowolnym momencie wygenerować jej podgląd czy sprawdzić status. Kontrahent, który znów spóźnia się z płatnością, powołując się na zgubienie faktury, w świecie KSeF straci więc tę typową wymówkę.
Znika obowiązek składania JPK_FA na żądanie organów podatkowych
Jeżeli Przedsiębiorca wystawia wszystkie faktury w KSeF, nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych pliku JPK_FA (Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur) dokumentującego sprzedaż, ponieważ wszystkie dane znajdują się już w bazach Krajowego Systemu e-Faktur.
Brak konieczności oznaczania faktur jako “duplikat”
Wraz z wejściem Krajowego Systemu e-Faktur zniknęła konieczność wystawiania duplikatu faktury na żądanie odbiorcy, w przypadku gdy pierwotna faktura wystawiona w KSeF ulegnie zniszczeniu lub zagubieniu. Administrator gwarantuje bowiem, że faktura będzie wciąż dostępna w systemie, skąd można ją ponownie pobrać, jeżeli wystąpi taka potrzeba. Znika więc rozróżnienie pomiędzy oryginalnymi fakturami a duplikatami. Oczywiście jeżeli oryginalna faktura zawierała błędy, wciąż konieczne będzie wystawienie korekty. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak wystawić fakturę korygującą krok po kroku, przejdź do naszego artykułu i pozbądź się wszystkich wątpliwości.
KSeF wyzwania
Korzyści z nowego systemu, jak widać, są. Niewątpliwie jednak wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie wiązało się jedynie z benefitami. Polskie przedsiębiorstwa będą zmuszone zmierzyć się z licznymi wyzwaniami, zarówno w sferze finansów, jak i technologii.
Integracja systemów księgowych z KSeF
Przedsiębiorcy zostaną postawieni przed koniecznością intensywnego korzystania z oprogramowania. Choć Ministerstwo Finansów udostępnia już obecnie działające w przeglądarce internetowej darmowe narzędzie do przeglądania i wystawiania faktur w KSeF, jest ono w praktyce bardziej narzędziem dla programistów do testowania systemu niż wygodnym narzędziem dla użytkowników końcowych. Sprawdzi się być może u najbardziej zdeterminowanych mikroprzedsiębiorców wystawiających jedną czy dwie faktury miesięcznie (aplikacja nie numeruje faktur automatycznie, więc kolejne numery trzeba po prostu pamiętać i nadawać ręcznie). Jednak użytkownik, który ceni sobie swój czas i jakość życia będzie potrzebował zintegrowanego z KSeF komercyjnego programu sprzedażowego i księgowego.
Przedsiębiorca może u nas wygodnie przekazywać do swojego biura rachunkowego i przechowywać w jednym miejscu wszystkie swoje firmowe dokumenty, niezależnie od tego czy są papierowe, otrzymane mailem, czy pochodzą z Krajowego Systemu.
Większe koszty, potrzeba przeszkolenia
Logiczne jest, że nie tylko właściciele, ale też wszyscy pracownicy odpowiedzialni za kwestie finansowo-księgowe (czy nawet proste wystawianie faktur) będą musieli zostać przeszkoleni z działania Krajowego Systemu e-Faktur. Ponownie wiąże się to ze zwiększeniem nakładów finansowych oraz chwilowym dodatkowym obciążeniem pracowników i zmniejszeniem ich efektywności w codziennych obowiązkach. Przed szczególnie dużym wyzwaniem staną przedsiębiorstwa, które dotychczas posługiwały się wyłącznie papierowymi fakturami.
Brak możliwości edycji faktury po jej wystawieniu
Po wysyłce do Krajowego Systemu e-Faktur nie ma możliwości wprowadzenia zmiany w dokumencie. Jeśli w fakturze wykryjemy jakikolwiek błąd, podatnik musi każdorazowo wystawić korektę w systemie. Jeżeli cała faktura została wystawiona omyłkowo (na przykład pomyliliśmy kontrahenta), należy wystawić fakturę korygującą wartość błędnej do zera (w tym artykule znajdziesz podpowiedź jak wystawić fakturę korygującą), a później wystawić nową fakturę. Opcja nieformalnego dogadania się z odbiorcą zanim ten zaksięguje dokument, dotychczas często stosowana w przypadku typowych pomyłek, przestanie być dostępna.
Chcesz żeby KSeF nie miał przed Tobą tajemnic?
Podatność Krajowego Systemu e-Faktur na przeciążenia i awarie
Podejrzewa się, że KSeF będzie jednym z najbardziej obciążonych publicznych systemów informatycznych w Polsce. A zważywszy na fakt, że każda wystawiana faktura będzie musiała ostatecznie obowiązkowo do KSeF trafić – i to bez zwłoki, wszelkie błędy lub awarie będą znaczną przeszkodą w prowadzeniu przedsiębiorstwa. W przeciwieństwie do składanego raz w miesiącu pliku JPK, tu konsekwencją awarii będzie nie tylko to, że urząd skarbowy dostanie dokumenty z opóźnieniem, ale przede wszystkim to, że nasz kontrahent nie dostanie w terminie wiążącej prawnie faktury. A to już może nieść za sobą konkretne skutki finansowe.
Konieczność oddzielnej wysyłki do podmiotów, które nie wyraziły zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych
Tak długo, jak długo KSeF jest rozwiązaniem dobrowolnym, a jak wiemy obowiązkowy stanie się nie wcześniej niż w 2024 roku, żeby móc wysłać do kontrahenta fakturę ustrukturowaną, niezbędne jest otrzymanie od niego zgody. Prawo nie precyzuje sposobu wyrażenia takiej zgody, a sam KSeF nie zawiera żadnego mechanizmu wspomagającego jej uzyskiwanie. Przedsiębiorca musi więc po prostu pytać kontrahentów na własną rękę. I oczywiście zdarzą się sytuacje, w których przedsiębiorca takiej zgody nie otrzyma. Wtedy wciąż może wystawić ją w KSeF, ale zobligowany jest do wygenerowania czytelnego graficznego podglądu faktury i przekazania jej kontrahentowi tradycyjną drogą. A wszelkie takie czynności wpływają na wydłużenie czasu pracy i rozliczeń.
Jeśli zastanawiasz się jak wystawiać fakturę ustrukturyzowaną lub fakturę korygującą, sprawdź artykuły, w których opisujemy ten proces krok po kroku.
