Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przed Biurami Rachunkowymi i Przedsiębiorcami staje szereg nowych wyzwań. Programy księgowe, choć wydają się niezbędne do księgowania, okazują się niewystarczające w kontekście efektywnej obsługi elektronicznych faktur w KSeF-ie. Dlaczego? Niestety wszystkie znaki wskazują na ich braki w wielu aspektach.
Warto zwrócić uwagę na odpowiednie narzędzia do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Podczas moich szkoleń pojawiało się wiele pytań czy KSeF wyłapie błędne dane na fakturach i jak łatwo się domyślić - niestety nie, ale odpowiednio rozbudowane programy powinny posiadać takie funkcje - zaczyna odpowiadać Luiza Pieprzyk, która jest specjalistką w zakresie podatku od towarów i usług VAT w Polsce i UE, audytorką podatkową, trenerką oraz wykładowczynią.
Spis treści:
Weryfikacja faktur
Przy wejściu do KSeF-u, faktury mogą zawierać błędy lub wymagać dodatkowych wskazówek przed księgowaniem. Bardzo często zdarza się, że faktury są błędnie wypełnione, a Klienci, przyzwyczajeni do możliwości poprawek, nie zwracają na to uwagi. Program księgowy sam w sobie nie dostarczy narzędzi do szybkiej weryfikacji. Natomiast odpowiednie programy z rozbudowanymi funkcjami do integracji z KSeF-em umożliwią Przedsiębiorcom nie tylko monitorowanie automatycznie pojawiających się faktur z KSeF-u, lecz także zatwierdzanie ich i dodawanie komentarzy w razie potrzeby.
Faktury i dokumenty nieobjęte KSeF-em
Nie wszystkie dokumenty podlegają obowiązkowi KSeF. Faktury paragonowe, zagraniczne czy bilety zostały wyłączone z obowiązkowego fakturowania. Czy w takim przypadku każdy Przedsiębiorca będzie pamiętał o tym, aby terminowo dostarczać papierowe dokumenty? Mamy co do tego pewne wątpliwości, a chaos, który powstanie w wyniku przechowywania części faktur w wersji papierowej, części w wersji mailowej, a jeszcze innych na dysku, będzie ciężki do uporządkowania.
W KSeF-ie będziemy mieć trzy “koszyki”. Pierwszy z nich, to będą dokumenty objęte elektronicznym fakturowaniem, drugi będzie dotyczył zagranicznych kontrahentów, a trzeci dokumentów fiskalnych. Bałagan, który powstanie w wyniku szukania, księgowania i archiwizowania tych faktur będzie katastrofalny - dodaje Luiza Pieprzyk.
W KSeF-ie będziemy mieć trzy “koszyki”. Pierwszy z nich, to będą dokumenty objęte elektornicznym fakturowaniem, drugi będzie dotyczył zagranicznych kontrahentów, a trzeci dokumentów fiskalnych. Bałagan, który powstanie w wyniku szukania, księgowania i archiwizowania tych faktur będzie katastrofalny – dodaje Luiza Pieprzyk.
Obejrzyj zapis szkolenia z Luizą Pieprzyk
Brak dostępu do wszystkich faktur w jednym miejscu i konieczność komunikacji telefonicznej oraz mailowej
Tak jak już wspominaliśmy chaos związany z przechowywaniem faktur na różnych nośnikach czy w formie papierowej będzie kolejnym zmartwieniem pracowników Biur Rachunkowych, którego nie rozwiążą programy księgowe. Niestety, ale komplikacje, niedomówienia czy pomyłki, które mogą zdarzyć się przy księgowaniu dokumentów z różnych miejsc, wymuszą na Księgowych częstszy kontakt telefoniczny lub mailowy z Klientami. Nie jest to optymistyczny scenariusz, ponieważ aż 60% ankietowanych pracowników Biur Rachunkowych zmaga się z nadgodzinami, a zintensyfikowane telefony do Klientów na pewno nie przyczynią się do ich zmniejszenia.
Warto pamiętać, że rozbudowane programy takie jak Scanye zapewniają Przedsiębiorcom oraz Księgowym dostęp do wszystkich faktur w jednym miejscu, niezależnie od formy czy źródła. Dodatkowo umożliwiają Klientowi oraz pracownikom Biura Rachunkowego efektywną wymianę informacji poprzez prosty czat, bez konieczności korzystania z zewnętrznych środków komunikacji. Zatem czy warto czekać z wdrożeniem do ostatniej chwili?
Znam firmy, które do Krajowego Systemu e-Faktur przygotowują się już od roku. Dlatego wszystkim Księgowym rekomendowałabym wejście do KSeF-u o miesiąc lub dwa szybciej i sprawdzenie jak to funkcjonuje - dzieli się radą Luiza Pieprzyk - Ważne jest, żeby to zrobić w okresie dobrowolnym i nie czekać do ostatniej chwili. Wtedy bez stresu można umówić się na spotkanie z przedstawicielem wybranego narzędzia i nie martwić się o żadne kary finansowe, które wzrosną drastycznie. Trzeba poznać wiele oprogramowań, posłuchać o zaletach i dopiero wtedy mądrze wybrać - celnie podsumowuje.
Przygotowanie i edukacja Klientów
Tłumaczenie i wprowadzanie Przedsiębiorców w tajniki KSeF-u będzie czasochłonne i skomplikowane. Największą trudnością będzie poinstruowanie Klientów, szczególnie tych mniej technicznych, jak korzystać z tego narzędzia w celu ustawienia upoważnienia lub tokenu, aby można było używać KSeF-u w ich imieniu. Oprócz tego borykanie się z nieintuicyjnym systemem, brakiem wsparcia technicznego oraz ciągłymi awariami może frustrować dwie strony – zarówno Księgową jak i Klientów, a ryzyko, że każdego Klienta trzeba będzie przeszkolić osobiście jest dość przygnębiające.
Bardzo ważne jest aby pamiętać, że współpraca z Klientami po wejściu KSeF-u się zmieni. Musimy pamiętać o spisaniu odpowiednich umów prawnych, bo niestety, ale system sam tego nie zrobi - podkreśla ekspertka - Oprócz tego, Księgowe muszą pamiętać, że nie są informatyczkami, edukatorkami czy nauczycielkami. Mają ogrom swojej pracy, którą muszą wykonać, dlatego edukację Klientów powinny powierzyć innym narzędziom i ich wsparciu technicznemu - zaznacza Luiza Pieprzyk.
Aby Klienci w prosty i szybki sposób zrozumieli KSeF, wystarczy skorzystać z odpowiedniego programu. W Scanye udostępniając Przedsiębiorcy panel klienta otrzymuje on wsparcie telefoniczne, czat i dostęp do darmowych szkoleń KSeF czy webinarów. To my nauczymy Twojego klienta odpowiedniego korzystania z KSeF-u. Dzięki temu zarówno Klient jak i Biuro Rachunkowe będzie miało wszystko bez stresu, w jednym miejscu i pod kontrolą.
Zapisz się i zdobądź ebooka o KSeF!
Płatna integracja z KSeF
Integracja z KSeF-em może generować dodatkowe koszty, zwłaszcza w przypadku programów księgowych. Wiemy, że część takich programów nalicza dodatkowe opłaty za import faktur z KSeF. Z naszego punktu widzenia ta praktyka dodatkowo obciąża Biura Rachunkowe, które będą musiały się zastanawić czy same pokryją dodatkowe koszty czy przerzucą je na Klientów.
Znalezienie odpowiedniej platformy, która tak jak Scanye oferuje kompleksową obsługę księgową oraz integrację z KSeF-em w cenie abonamentu jest najkorzystniejszym rozwiązaniem, które zdejmuje z barków Księgowych decyzję związaną z dodatkowymi kosztami.
Warto pamiętać, że Scanye jest partnerem technologicznym Instytutu KSeF i odpowiedzią na wszelkie problemy związane z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Zachęcamy do kontaktu i darmowego testowania przez 30 dni!
Komentarza do tekstu udzieliła:
Luiza Pieprzyk – Audytorka podatkowa, trenerka oraz wykładowczyni. Wieloletnia pracownica organów podatkowych (15 lat) – specjalistka w zakresie podatku od towarów i usług w Polsce i krajach UE, pracująca jako orzeczniczka czy specjalistka ds. kontroli handlu wewnątrzwspólnotowego. Twórczyni indywidualnych procedur podatkowych i projektów.
Obejrzyj zapis szkolenia z naszą ekspertką na You Tube
Lub odsłuchaj w formie podcastu
