Case Study

Księgowość online – praca w Biurze Rachunkowym odkryta na nowo

Biuro Rachunkowe Simply Accounting

O firmie

Biuro Rachunkowe Simply Accounting

Kiedy Ewelina Dziedzic, właścicielka Biura Rachunkowego Simply Accounting zauważyła, że większość jej Klientów nie ma pojęcia o księgowości, podatkach, rozliczeniach i ogólnych obowiązkach sprawozdawczych, postanowiła odczarować dla nich ten świat. Przy okazji rewolucji w ich firmach i głowach, zrewolucjonizowała również własny styl pracy. Zamieniła tradycyjne księgowanie na Scanye i… wcale nie żałuje!

Czas użytkowania Scanye:

3 lata

Problemy przed Scanye:

Papierkowa robota, przestarzale procesy, brak przestrzeni w Biurze Rachunkowym

Po jakim czasie odczuła efekt Scanye:

3 miesiące

Opis Problemu

Gdy w 2015 roku nasza bohaterka wybierała swoją ścieżkę zawodową nie przypuszczała, że zaledwie w ciągu kilku lat czekać będzie na nią sporo zmian. Wszystko zaczęło się dość klasycznie – Ewelina pracowała najpierw jako asystentka głównej księgowej, później awansowała na samodzielną księgową, a finalnie zdecydowała się na założenie własnego Biura Rachunkowego. Pech chciał, że rozpoczęcie jego działalności zbiegło się w czasie z wybuchem pandemii.

– Początki mojej działalności na własny rachunek wspominam jako dość przytłaczający czas – zaznacza Księgowa. – Wszechobecna panika, setki pytań, na które nikt nie znał odpowiedzi i konieczność śledzenia właściwie codziennych zmian wprowadzanych przez ustawodawcę zbiegły się z nienajlepszym samopoczuciem większości osób. Często musiałam motywować swoich klientów, by się nie poddawali i pomagałam przetrwać ten trudny okres – wspomina Ewelina.

Księgowa pomagała swoim Klientom, choć sama też zmagała się z komplikacjami. Część osób zaszyła się w domach, z niektórymi Przedsiębiorcami trudno było się nawet skontaktować. Albo nie dostarczali dokumentów, albo przesyłali na domowy adres grube stosy faktur do księgowania. Papierów przybywało, miejsce w mieszkaniu się kurczyło, a praca i tak musiała być wykonana. Konieczne były zmiany.

Przed zmianą – wyzwania i oczekiwania

Zanim Ewelina postawiła na Scanye, jej biurobBiuro Rachunkowe zmagało się z wyzwaniami charakterystycznymi dla tradycyjnej księgowości: ogromem papierowej dokumentacji, brakiem przestrzeni i skomplikowanymi, czasochłonnymmi procesami. Dodatkowo, niespodziewane wyzwania, takie jak pandemia, wymagały szybkiej adaptacji i szukania nowych rozwiązań. Żeby podołać trudnościom i przetrwać najtrudniejszy czas, Ewelina zdecydowała się na księgowanie online.

Obecnie w 100% pracuję w systemie zdalnym, nie przyjmuję żadnych faktur papierowych – wyjaśnia Księgowa. – To właśnie ten natłok papierów, brak miejsca na segregatory i długie dni spędzone na przepisywaniu danych z faktur do systemu księgowego skłoniły mnie do zmiany. Jeszcze wtedy nie zdawałam sobie sprawy, jak to zmieni mój system pracy oraz podejście do księgowości – zaznacza nasza bohaterka.

A trzeba zaznaczyć, że decyzja nie należała do najłatwiejszych, bo Ewelina przyznaje, że na komputerach i informatyce zna się jak… piłkarz na szydełkowaniu!

– Choć na początku obawiałam się, że OCR nie jest dla mnie, cały program okazał się być narzędziem bardzo prostym w obsłudze – wyjaśnia Księgowa. – Podobnie jak ja, również niektórym moim Klientom trudno było się przekonać do nowego systemu. Jednak z czasem sami zauważyli korzyści.

„Wcześniej tonęłam w papierach i żyłam wiecznie w niedoczasie. Teraz jestem spokojna i wypoczęta. Wbrew popularnym stereotypom mam nawet czas na urlop – w ubiegłym roku po raz pierwszy w swoim życiu byłam na dwutygodniowych wakacjach bez pracy! A dodać muszę, że teraz mam zdecydowanie więcej klientów niż we wspomnianym wcześniej, mrocznym okresie – podsumowuje Księgowa. „

Ewelina Dziedzic
Biuro Rachunkowe Simply Accounting

Wybór Scanye – krok w stronę cyfryzacji

Decyzja o wprowadzeniu Scanye nie była spontaniczna. Ewelina, choć nie była ekspertem IT, dokładnie przeanalizowała dostępne opcje, zanim zdecydowała się na to konkretne rozwiązanie. To właśnie dzięki Scanye udało Jej się odnaleźć kontrolę nad czasem pracy w Biurze Rachunkowym. Dzięki odpowiednim zakładkom wie, który z klientów nie dostarczył jeszcze dokumentów, ale się tym nie przejmuje, bo Scanye wysyła spóźnialskiemu Klientowi „przypominajkę”. Wszystko automatycznie, bez konieczności pamiętania. Odpada również konieczność trzymania segregatorów, bo wszystkie dokumenty są posegregowane w systemie.

– Zdalne księgowanie to ogromna oszczędność miejsca i papieru. Scanye minimalizuje również ilość pomyłek i literówek, która przy przepisywaniu była nieunikniona – w końcu jesteśmy tylko ludźmi – zaznacza Księgowa. – Ze Scanye pracuję od lipca 2020 roku i nie wyobrażam sobie pracy bez tego programu. Zmienił o 180 stopni moje podejście do księgowości i przede wszystkim wizerunku księgowej – dodaje.

Księgowo! Scanye przyspieszy Twoją pracę o 70%!

Umów się na darmową konsultację i wypróbuj za darmo.

Automatyzacja przekazywania faktur do Biura Rachunkowego

Inteligentne odczytywanie danych z faktur - bez przepisywania!

Darmowe i nielimitowane wystawianie faktur

Kontrola nieopłaconych faktur i koszyk przelewów

Aplikacja dostępna na urządzenia mobilne i komputer

Efekty współpracy – praca z Scanye w liczbach i opiniach

Dzięki Scanye, Biuro Rachunkowe Simply Accounting mogło nie tylko sprostać wyzwaniom pandemii, ale również znacząco poprawić jakość swoich usług.

– Dzięki Scanye daję większy komfort swoim klientom – mówi nasza rozmówczyni. – U większości zaobserwowałam to, że księgowość i faktury są dla nich czarną magią, czymś niechcianym i przykrym. Przesyłają faktury, bo muszą, jak za karę. Dlatego jako księgowa staram się maksymalnie im to uprościć, bo przecież między innymi po to jestem. I tak można powiedzieć, że ja swoim klientom odczarowuję świat księgowości, a mnie Scanye odczarowuje model prowadzenia biura rachunkowego. I każdy jest zadowolony🙂 – zaznacza Ewelina.

A to tylko kilka danych, które ilustrują efekty współpracy ze Scanye:

Zmniejszenie czasu poświęcanego na przetwarzanie dokumentów o 50%: Przed wdrożeniem Scanye, średni czas przetwarzania jednego dokumentu zajmował około 10 minut. Dzięki automatyzacji i usprawnieniom, ten czas został skrócony do średnio 5 minut na każdy dokument.

Zwiększenie liczby obsługiwanych klientów o 30% bez dodatkowych zatrudnień: Poprawa efektywności pracy umożliwia obsługę większej liczby Klientów bez konieczności zwiększania zespołu. Jest to dowód na to, jak technologia może pomóc w skalowaniu biznesu.

Spadek ilości błędów w dokumentacji o 40%: Automatyczne rozpoznawanie dokumentów i wprowadzanie danych znacząco zmniejszyło ryzyko pomyłek, co przełożyło się na wyższą jakość usług.

95% Klientów zgłosiło wyższy poziom zadowolenia z usług: Szybsze przetwarzanie dokumentów, lepsza dostępność informacji i prostszy kontakt z biurem sprawiły, że prawie wszyscy klienci wyraźnie docenili wprowadzone zmiany.

Zmniejszenie czasu poświęcanego na przetwarzanie dokumentów o 50%

Zwiększenie liczby obsługiwanych klientów o 30% bez dodatkowych zatrudnień

Spadek ilości błędów w dokumentacji o 40%

95% Klientów zgłosiło wyższy poziom zadowolenia z usług

Twój sukces ze Scanye

Wspieramy Cię w każdym momencie księgowania!

Decydując się na Scanye, opiekę klienta otrzymasz zupełnie za darmo!
Potrzebujesz pomocy? Zespół wsparcia klientów odpowie na czacie w mniej niż 60 sekund!
Wolisz bezpośredni kontakt z doradcą? Skorzystaj z infolini i ciesz się profesjonalną obsługą!

Sylwia
Head of Customer Success

Blog

Podręcznik użytkownika

FAQ

Integracje

API

Narzędzia

Automatyzacja przekazywania faktur do Biura Rachunkowego

Inteligentne odczytywanie danych z faktur - bez przepisywania!

Darmowe i nielimitowane wystawianie faktur

Kontrola nieopłaconych faktur i koszyk przelewów

Aplikacja dostępna na urządzenia mobilne i komputer

O nas

Dla Księgowych

Dla Przedsiębiorców

Baza wiedzy

Dokumenty