O Krajowym Systemie e-Faktur słyszymy już od pewnego czasu. Wiemy jak KSeF wygląda, coraz lepiej wiemy jak działa, ale ciągle są obszary, które rodzą wątpliwości. Jednym z nich jest faktura korygująca. Co z oznaczaniem duplikatów? Jak księgowane będą korekty? Czy są limity dotyczące ich liczby? Sprawdzamy!
Spis treści:
Co to jest Faktura Ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana, tak jak każda inna, zawiera informację dotyczące zdarzenia gospodarczego, których zakres oraz formę określają przepisy. Różnica polega na zapisie w cyfrowym, precyzyjnie zdefiniowanym formacie XML. Format ten ma umożliwić poprawny odczyt i przetwarzanie danych zawartych w dokumencie przez programy księgowe. Faktury ustrukturyzowane można przesyłać bezpośrednio między nimi.
Chcesz ułatwić proces elektronicznego fakturowania?
Faktura korygująca w KSeF- jak wystawić?
Wszystkie korekty faktury ustrukturyzowanej można wprowadzić jedynie wystawiając fakturę korygującą za pośrednictwem KSeF-u. W szczególności aby anulować wystawioną fakturę, należy ją skorygować do zera.
Krok 1- logowanie
- Aby zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur, wejdź na stronę Ministerstwa Finansów i wybierz produkcyjną wersję platformy.
Wersja produkcyjna to ta, do której podatnik loguje się używając swoich prawdziwych danych, a wystawione przez niego faktury mają skutek prawny. Pozostałe środowiska Krajowego Systemu e-Faktur opisaliśmy w przeglądowym artykule o Krajowym Systemie e-Faktur.
Krok 2- potwierdzenie tożsamości
- Wybierz sposób logowania, za pomocą którego potwierdzisz swoja tożsamość.
Każda osoba, która chce skorzystać z możliwości, jakie daje elektroniczne fakturowanie, musi przejść proces autoryzacji. Uwierzytelnianie wymagane jest zawsze i bez względu na to, czy wykorzystywany jest zintegrowany z KSeF program komercyjny, czy oficjalna aplikacja udostępniona przez Ministerstwo.
W przypadku podatników będących osobami fizycznymi możliwa jest autoryzacja Profilem Zaufanym lub Podpisem Kwalifikowanym, bez konieczności uprzedniego zgłaszania tego organom podatkowym. W sytuacjach nadzwyczajnych osoba nieposiadająca podpisu kwalifikowanego, który zawiera NIP lub PESEL, może zarejestrować się w systemie składając w urzędzie skarbowym specjalny formularz zawiadomienia ZAW–FA.
Podatnicy niebędący osobami fizycznymi do korzystania z KSeF muszą upoważnić konkretne osoby (np. swoje Biuro Rachunkowe lub pracowników). Osoby wyznaczone będą miały możliwość wydawania w ramach KSeF dalszych upoważnień, o ile pozwoli na to nadany im podczas rejestracji poziom uprawnień.
Szukasz odpowiedzi na najważniejsze pytania związane z KSeF?
Krok 3 - przygotowanie danych faktury korygującej
- W pierwszej kolejności pobierz fakturę podstawową, którą masz zamiar skorygować. Następnie wczytaj fakturę i przejdź do edycji.
Tak jak w przypadku klasycznych, nieustrukturyzowanych faktur, faktura korygująca musi wskazywać numer konkretnej faktury korygowanej. Nowością jest jednak to, że oprócz tego wskazać należy jej numer referencyjny KSeF.
- W pierwszej kolejności wybierz rodzaj faktury jako korygujący.
- Następnie uzupełnij (opcjonalnie) przyczynę korekty oraz określ dane identyfikacyjne faktury korygowanej. Uzupełnij między innymi datę wystawienia, numer faktury podstawowej oraz numer KSeF.
- W dalszych krokach, określ dokładnie te same pozycje, które znajdowały się w fakturze podstawowej oraz podaj poprawne, czyli pozycje po korekcie.
Krok 4 - wysyłka faktury korygującej i nadanie numeru identyfikacyjnego
- Poczekaj na potwierdzenie, że dokument został przyjęty przez system. W przeciwnym razie musisz wprowadzić w nim poprawki i spróbować ponownie.
- Po udanym procesie system nadaje fakturze numer referencyjny, dzięki któremu możesz sprawdzić status wysyłki i znaleźć fakturę w systemie w przyszłości.
KSeF waliduje strukturę wszystkich faktur ustrukturyzowanych przed przyjęciem ich do systemu. Jeśli dana faktura nie spełni określonych kryteriów, system automatycznie ją odrzuci.
Gotowe!
Po zakończonym procesie fakturowania, KSeF daje możliwość pobrania faktury korygującej XML lub jej podglądu HTML, dokładnie tak samo jak przy zwykłej fakturze ustrukturyzowanej:
Proces księgowania faktury korygującej w KSeF
Każda faktura korygująca wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur może zostać wpisana do rejestru VAT zaraz po jej wystawieniu. Nie posługuje się już zasadami ogólnymi (obowiązującymi od 2021 roku), które dotyczą księgowania faktur korygujących wystawionych poza systemem.
W przypadku wystawienia korekty faktury w KSeF nie ma konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie zmienionych warunków. Jest to jednoznaczne z tym, że sprzedający ma prawo zaksięgować korektę in minus faktury ustrukturyzowanej w ewidencjach VAT sprzedaży, a następnie pomniejszyć VAT należny w miesiącu wystawienia korekty bez dokonywania uzgodnień.
W przypadku korekt, które nie wpływają na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku (np. data sprzedaży), należy wskazać prawidłową treść zmienionych pozycji.
Użytkownicy platformy mogą wystawić dowolną ilość korekt, ponieważ KSeF nie przewiduje żadnych ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.
Duplikat faktury ustrukturyzowanej
Podobnie jak w przypadku faktur korygujących, wraz z wejściem Krajowego Systemu e-Faktur zniknęła konieczność stosownego oznaczenia “DUPLIKAT”, w momencie gdy pierwotna faktura ulegnie zniszczeniu lub zagubieniu. Tego rodzaju dokumenty, podobnie jak zwykłe e-faktury, uzyskają w KSeF swoje indywidualne numery ewidencyjne.
