gotowa na ksef

Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF?

Wraz z pogłoskami o wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur, wielu przedsiębiorców wstrzymało oddech. Na szczęście wniosek o przesunięcie obowiązkowego fakturowania został rozpatrzony pozytywnie, jednak jest to mocnym sygnałem, który wyraźnie mówi nam o tym, że przedsiębiorcy potrzebują więcej czasu, aby ich firmy była gotowa na KSeF  i  spokojnie przygotować się do nowych obowiązków. Niezwykle istotne, aby dobrze rozplanować wdrożenie KSeF-u w swojej firmie, jest udzielenie odpowiedzi na kilka pytań. Zatem jakie kroki należy podjąć przed wprowadzeniem elektronicznego fakturowania? Sprawdzamy to i podpowiadamy jakie podjąć kroki żeby firma była gotowa na KSeF.

 

Co to jest KSeF i od kiedy będzie obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym, który umożliwia m.in. wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. e-Faktury zapisywane są w postaci pliku elektronicznego w formacie XML. Korzystając z osobistego konta w systemie KSeF lub używając zintegrowanego systemu, użytkownicy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane. 

 

Z założenia Ministerstwa Finansów system będzie obowiązkowy prawdopodobnie od 2024 roku. Jednak biorąc pod uwagę dynamikę poprzednich zmian jest całkiem możliwe, że początkowo niektóre grupy podatników zostaną zobowiązane do stosowania KSeF-u wcześniej, niż pozostałe. 

 

Kogo będzie obowiązywał?

Z KSeF skorzystają aktywni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP.

Aby uzyskać dostęp do systemu, podmiot będzie zobligowany do przejścia przez mechanizm uwierzytelniania. Prościej mówiąc, będzie musiał zweryfikować swoją tożsamość używając np. Profilu Zaufanego, wygenerowanie tokenu czy Elektronicznej Pieczęci.  

 

Czy są jakieś korzyści?

Największe benefity, na które będą mogli liczyć użytkownicy platformy, to preferencyjne warunki zwrotu VAT, brak konieczności archiwizacji i przechowywania dokumentów wystawionych za pomocą systemu czy brak konieczności ręcznego wpisywania faktur. 

gotowa na ksef

Firma gotowa na KSeF

Rozpoczynając proces wdrożenia faktur ustrukturyzowanych w swojej firmie bardzo istotne jest oszacowanie jakie działy będą brały udział we wprowadzonych zmianach, jaka jest miesięczna ilość wystawionych faktur oraz korekt. Warto wziąć pod uwagę jakie informacje zamieszczane są w załącznikach do faktur, aby ustalić nową drogę ich przekazywania. Co ważne, należy wyszczególnić jak skomplikowane mamy procedury obiegu dokumentów i rozliczeń podatkowych. 

 

Przetestuj oprogramowanie firmowe

Ministerstwo udostępniło już oprogramowanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Niestety jest to dobre rozwiązanie tylko dla małych spółek, ponieważ wymaga ręcznej obsługi. Większe przedsiębiorstwa zmuszone będą do dostosowania swoich dotyczasowych systemów lub nawiązania współpracy z płatnymi aplikacjami. Dobór odpowiedniego programu finansowo-księgowego może znacznie ułatwić życie po wejściu Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki ich automatyzacji, podatnik nie będzie musiał martwić się o ręczne przesyłanie faktur.

Dlatego zespół Scanye integruje się z KSeF, żeby nasze biura rachunkowe mogły wygodnie obsługiwać wszystkie dokumenty swoich klientów w jednym miejscu, niezależnie od tego czy są papierowe, zeskanowane, czy pochodzą z Krajowego Systemu e-Faktur.

Chcesz ułatwić proces wdrożenia KSeF-u w Twojej firmie ?

Już dziś poznaj nowy wymiar księgowości online!

 

Poznaj strukturę KSeF

Specyfikacja dostępna na rządowej stronie przewiduje szereg zmian w oznaczeniach i nazewnictwie niektórych dokumentów. Jak już wiemy, część z nich będzie obowiązkowa, a część opcjonalna. Jesteśmy zdania, że aby w pełni korzystać z możliwości, jakie daje proces elektronicznego fakturowania, niezbędne jest jego zrozumienie. Z założenia nie będzie to prosty proces, szczególnie dla osób, których innowacyjność informatyczna nie jest mocną stroną. Staramy się wychodzić naprzeciw trudnościom, które napotykają nasi czytelnicy, dlatego stworzyliśmy słownik najważniejszych pojęć KSeF, z którymi może się zetknąć użytkownik platformy. Szczegółowo opisujemy i tłumaczymy każde z nich.

 

Przetestuj system

Jeśli cały czas zastanawiasz się, czy wprowadzić Krajowy System e-Faktur do swojej firmy, czy lepiej odłożyć tę decyzję na daleką przyszłość, to mamy dla Ciebie podpowiedź. Przy użyciu wersji testowej, KSeF daje możliwość wypróbowania systemu bez żadnych konsekwencji prawnych. Zaloguj się, używając prawdziwych danych, a następnie testuj, wystawiaj faktury, korekty czy duplikaty bez żadnych ograniczeń. Taki zabieg pozwoli Ci poznać  wszystkie tajniki systemu, rozjaśni wątpliwości, przygotuje i pozwoli podjąć słuszną decyzję o wprowadzeniu systemu już teraz lub jego przełożeniu na później. Niestety wiemy, że platforma zawiera błędy i cechuje się sporą awaryjnością, dlatego uważamy, że właściwy czas na podjęcie próby sprawdzenia Krajowego Systemu e-Faktur i zgłoszenia ewentualnych błędów jest właśnie teraz.

 

Przejrzyj procesy sprzedażowe i rozliczeniowe

Weź pod lupę poszczególne etapy przesyłania dokumentów drogą elektroniczną. Już w tym momencie jesteś w stanie przewidzieć, jakie są ilości wystawianych faktur sprzedażowych oraz zakupowych, ile jest faktur korygujących czy duplikatów. Ustal, w jaki inny sposób będziesz przesyłać niezbędne załączniki do faktur.

 

Bezpieczeństwo na pierwszym miejscu

Ministerstwo Finansów zapewnia o wysokim standardzie, który jest gwarantem bezpieczeństwa naszych danych w Krajowym Systemie e-Faktur. Wszystkie zgromadzone dane mają być zapisywane na specjalnych kopiach zapasowych, aby w razie awarii zabezpieczyć się przed ich utratą. Również autoryzacja w systemie ma być dokładnie zabezpieczona. Niezbędne w procesie uwierzytelniania jest użycie profilu zaufanego czy certyfikatu, które opierają się na mechanizmach kryptografii oraz kluczach symetrycznych i asymetrycznych. Mimo wszystko zalecamy szczególną ostrożność i wnikliwe sprawdzenie, czy komercyjne programy z których użytkownik zamierza korzystać wyposażone są w odpowiednie mechanizmy weryfikacji.

Przyśpiesz i usprawnij swoją pracę!

Połącz Scanye ze swoim programem księgowym

Przyśpiesz swoją pracę! Zacznij już dziś w

aplikacji Scanye!

Powiązane artykuły

Scanye-deloitte-fast50CE
Scanye nagrodzone w konkursie Technology Fast 50 Central Europe!
więcej
idealna ksiegowa
Idealna Księgowa, czyli jaka? Poznaj 5 cech Księgowej Marzeń
więcej
praca-zdalna
Czy praca zdalna podnosi atrakcyjność firmy?
więcej