Ewolucja w branży księgowej jest nieunikniona. Można zaobserwować dwa rodzaje biur rachunkowych: te, które radzą sobie dobrze ze zmianami na rynku i te, które nie nadążają za konkurencją. Zobacz, co możesz zrobić, aby Twoje biuro nie wypadło z rynku i zyskało silną pozycję.

Nowe spojrzenie na księgowość może uratować Twoje biuro rachunkowe przed upadkiem. W przywiązaniu do znanego sposobu pracy tak naprawdę nie ma pozytywów. 

Poznaj możliwości, które zyskasz, wchodząc na wyższy poziom księgowości.

  1. Brak wygody vs. Wygoda klienta
  2. Brak dostępu vs. Dostęp do dokumentów
  3. Papierowe archiwum vs. Cyfrowe kopie
  4. Spóźnialscy klienci vs. Dokumenty zawsze na czas
  5. Komunikacja z klientami: Chaos vs. Planowanie
  6. Obsługa lokalnych klientów vs. Klienci z całej Polski
  7. Zmniejszanie ceny za usługi vs. Rozsądne przyciąganie klientów
  8. Ręczne księgowanie faktur vs. Automatyzacja czynności
  9. “Nie chcę nic zmieniać” vs. Ułatwianie pracownikom pracy

[QUIZ]
Typowe czy Bezproblemowe?

Sprawdź, jaki typ biura reprezentujesz. W 3 minuty odpowiedz na 11 pytań i sprawdź swoje wyniki.

Rozwiąż QUIZ

 

Brak wygody vs. wygoda klienta

Biznes księgowy zależy od przedsiębiorców. Biura rachunkowe mogą działać tylko, jeśli będą miały klientów. To dlatego na ich wygodę należy zwracać uwagę.

Typowe biuro rachunkowe

Klient czasem przyniesie faktury osobiście, czasem wyśle kurierem, innym razem dośle je mailowo, a czasem prześle przez dysk Google.  

Brak ustalonego sposobu jest zły zarówno dla księgowych jak i ich klientów.

Klienci muszą płacić za kuriera, fatygować się do Twojego biura osobiście lub martwić, czy księgowa znalazła wszystkie faktury wysłane na adres e-mail. 

Często zapominają też dostarczyć wszystkie faktury, narażają się na koszty i – co najgorsze – są przekonani, że to biuro rachunkowe popełniło błąd!

Jakie problemy ma z tego tytułu księgowa?

  • cykliczne wizyty klientów rozbijają dzień pracy, najczęściej w najbardziej zapracowanym momencie miesiąca,
  • faktury trafiają z różnych źródeł, dlatego nigdy nie ma pewności, czy zaksięgowała na pewno wszystkie faktury,
  • traci czas na odszyfrowywanie nazw dziwnych plików wysyłanych przez klientów
    ( “AZG5459977783.pdf – zaksięgowana czy nie…?”),
  • naraża się na kary finansowe, bo w tym przypadku panowanie nad RODO jest praktycznie niemożliwe.

Bezproblemowe biuro rachunkowe

Tu stawia się na wygodę klienta. Każdy przedsiębiorca ma swój Panel Klienta, a w nim: archiwum faktur, teczkę na dokumenty i aplikację mobilną do przesyłania dokumentów.

Jakie są plusy dla księgowych?

  • dokumenty są posegregowane,
  • księgowa znajduje dokument w kilka sekund (za pomocą filtrów wyszukiwania).

A jakie dla klientów?

  • nie muszą fatygować się do biura osobiście, więc oszczędzają swój czas,
  • zyskują narzędzie do przesyłania faktur na bieżąco.

Brak dostępu vs. dostęp do dokumentów

Stały dostęp do archiwum faktur dla Twojego klienta? To nie żart!

Spokojnie, nie mówimy tu o udostępnianiu Twoich segregatorów. Scanye daje możliwość prowadzenia archiwum on-line z dostępem dla klientów. 

Typowe biuro rachunkowe

Klienci nie mają bieżącego dostępu do swoich dokumentów. Przez to nie wiedzą, które z nich zostały zaksięgowane lub mają problemy z odnalezieniem swojej faktury, np. gdy jest potrzebna do reklamacji zakupionego sprzętu lub rozliczenia dotacji.

Jaki jest tego efekt? Dzwonią i piszą do księgowej, zawsze kiedy potrzebują najdrobniejszej przysługi. Odrywają Cię od pracy i zabierają Twój czas.

Bezproblemowe biuro rachunkowe

Klient ma bieżący dostęp on-line do swoich faktur. Szybko znajduje dowolny dokument i dokładnie wie, które faktury zostały już zaksięgowane.

Na czym to polega? Klient zyskuje wgląd do swoich zaksięgowanych faktur, bez możliwości ich edycji. Masz pewność, że nie zmieni nic w zapisanym dokumencie.

W razie wątpliwości, gdy klient twierdzi, że wysłał fakturę kosztową na czas – wszystko macie w systemie z przypisanymi datami dostarczenia i przetworzenia. Koniec z nieporozumieniami. Ty oszczędzasz czas, klient otrzymuje usprawnienia. 

[QUIZ]
Sprawdź w jakim biurze rachunkowym pracujesz

Odpowiedz na 11 pytań i poznaj wynik

Rozwiąż QUIZ

Papierowe archiwum vs. cyfrowe kopie

Za przeniesieniem archiwum do świata on-line stoi jeszcze jeden ważny czynnik – Twoja wygoda. 

Zobacz, jakie są różnice w prowadzeniu archiwum między dwoma rodzajami omawianych biur.

Typowe biuro rachunkowe

Utrzymuje tylko papierowe archiwum. Generuje to kilka problemów:

  1. Trudno jest znaleźć jakikolwiek dokument – trzeba wtedy iść do odpowiedniego pokoju, odnaleźć odpowiednią szafę, otworzyć ją kluczem, znaleźć segregator danego klienta, następnie odszukać potrzebną fakturę i wyjąć ją z koszulki. 
  2. Przygotowania do kontroli z Urzędu Skarbowego – są żmudne, stresujące i równie czasochłonne.
  3. Papierowe kopie w razie pożaru, zalania lub kradzieży są mało bezpieczne.
  4. Niektóre faktury (głównie paragonowe, czasem igłowe)  z biegiem czasu blakną i nie da się ich odczytać.

Bezproblemowe biuro rachunkowe

Bezproblemowe biura rachunkowe nawet jeśli otrzymują część faktur w wersji papierowej, starają się jak najszybciej je zdigitalizować i trzymać wszystko na zabezpieczonych serwerach.

Cyfrowe archiwa umożliwiają:

  • szybkie odnalezienie dokumentu (korzystając z filtrów wyszukiwania), 
  • w 1 minutę pozwalają na przygotowanie zestawu faktur do kontroli z Urzędu Skarbowego,
  • gwarantują najwyższy poziom ochrony dokumentów,
  • eliminują możliwość zagubienia faktury,
  • dane są lepiej zabezpieczone niż dana papierowe

Spóźnialscy klienci vs. dokumenty na czas

Praca w każdym biurze rachunkowym jest uzależniona od klientów, a konkretniej: czasu w którym dostarczą faktury.

Zobacz, jak wygląda to w obu typach.

Typowe biuro rachunkowe

Pewnie potrafisz wymienić imiona i nazwiska klientów, którzy wiecznie zapominają o dostarczeniu faktur.

Nic dziwnego – to przez nich łapiesz opóźnienia i tracisz nerwy.

Opóźniona dostawa faktur uniemożliwia systematyczną pracę księgowym. W tym przypadku praktycznie nie ma jak zaplanować swojej pracy. To duży problem, przez który powstają nadgodziny:

1. Jeśli Klienci się spóźniają musisz im o tym przypomnieć mailowo lub telefonicznie,

2. Część Klientów zareaguje od razu, część będzie musiało poszukać dodatkowych faktur,

3. Do najbardziej spóźnionych trzeba będzie zadzwonić.

Bezproblemowe biuro rachunkowe

Wyobraź sobie, że posiadasz narzędzia, które umożliwi Ci zdyscyplinowanie klienta bez wysiłku.

Dzięki Scanye, zyskasz:

  • aplikację dla przedsiębiorców do wysyłania faktur on-line – jeśli przesłanie faktur do biura rachunkowego jest szybkie i proste, to Klienci będą to robić na bieżąco.
  • funkcję ponaglenia klienta ws. faktur jednym kliknięciem.

Po wysłaniu automatycznego powiadomienia, na ekranie telefonu Twojego klienta wyświetli się komunikat. W kilka chwil dyscyplinujesz nawet najbardziej spóźnialskich przedsiębiorców.

Komunikacja z klientami: chaos vs. planowanie

Dużą częścią pracy księgowego jest kontakt z klientami. Niestety zwykle odbywa się na zasadach przedsiębiorców…

Typowe biura rachunkowe

W tradycyjnych biurach klienci kontaktują się z Tobą wszystkimi możliwymi kanałami: mailowo, telefonicznie, przez SMS i osobiście. 

Dźwięk telefonu wybija Cię ze skupienia, a wizyty z fakturami potrafią trwać więcej niż planowaliśmy. Klienci “przy okazji” opowiadają o swoich problemach z prowadzeniem firmy, pytają o porady lub dzielą się swoimi opowieściami. 

W rozmowach z Klientami nie ma oczywiście nic złego. Pod warunkiem, że masz nad tym kontrolę: Ty wybierasz kiedy i na jakich zasadach. 

Bezproblemowe biuro rachunkowe

Dzięki Scanye możesz skupić się na swojej pracy. Wykorzystaj opcję komunikacji z klientem poprzez aplikację. Naucz przedsiębiorców, aby wykorzystywali telefony i SMS tylko w nagłych przypadkach.

Jeden sposób komunikacji (program Scanye) pozwoli Ci skupić się na swojej pracy. Wysyłaj przypomnienia, komentuj faktury wspólnie z klientem oraz rozmawiaj z nim w dedykowanym komunikatorze.

Pożegnasz nadgodziny nawet przed 20tym!

Obsługa lokalnych klientów vs. obsługa klientów z całej Polski

Rynek księgowy jest trudny. Duża konkurencja i walka o klienta to codzienność. Zobacz, jak z sytuacją radzą sobie Typowe i Bezproblemowe biura rachunkowe.

Typowe biura rachunkowe

Konwencjonalne biura obsługują z reguły tylko lokalnych klientów

Niesie to za sobą wady:

  • mniejszą możliwość zdobycia nowych klientów,
  • brak możliwości rozwoju,
  • częsta konkurencja ceną, a w efekcie mniejsze stawki i zarobki.

Lokalny rynek jest często ograniczony i nie daje możliwości rozwoju. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe w małej miejscowości, gdzie istnieje już kilkanaście innych biur rachunkowych, a region nie obfituje w przedsiębiorstwa znalezienie Klientów może być sporym wyzwaniem. 

Bezproblemowe biuro rachunkowe

Bezproblemowe biura rachunkowe często pracują z przedsiębiorcami z całej Polski. Dzięki używaniu platformy do kontaktu z klientami i pracy na e-fakturach fizyczna lokalizacja biura rachunkowego i przedsiębiorcy nie mają już znaczenia. 

Pandemia zmieniła nasze przyzwyczajenia. Spotkania można teraz robić poprzez telefon lub korzystając z programu do telekonferencji, a pliki z fakturami przesyłać do chmury.

Uwaga: Praca zdalna w księgowości jest możliwa! 

Zobacz historię zaprzyjaźnionego biura rachunkowego Finance Factory:

Jak otrzymywać 95% faktur on-line?

Zmniejszanie ceny za usługi vs. Rozsądne przyciąganie klientów

Walka o klienta w branży księgowej jest standardem. W mniejszych miejscowościach nie powstaje zbyt dużo firm, a w większych konkurencja jest ogromna.

Sprawdź, jak ze zdobywaniem klientów radzą sobie oba typy biur.

Typowe biuro rachunkowe

W zwyczajnych biurach rachunkowych, klientów zdobywa się głównie przez obniżanie ceny za swoje usługi

Walka cenowa może się jednak skończyć tragicznie. Obniżasz ceny i odbijasz Klientów droższej konkurencji. Klienci przychodzą do Ciebie jednak nie dlatego, że cenią Twoje usługi, a ze względu na to że zapłacą mniej. 

Twoja konkurencja może niestety zrobić to samo. Będziecie jednak walczyć o tego, często najgorszego, roszczeniowego Klienta, który jeśli zobaczy zniżkę na 10 zł odejdzie od Ciebie lub będzie negocjował.

Odpowiedz sobie też na pytanie: Czy chcesz, żeby w Twojej okolicy utarło się, że jesteś najtańszym biurem rachunkowym w okolicy?

Bezproblemowe biuro rachunkowe

Działa z pomysłem! Klientów przyciąga nowoczesną obsługą na najwyższym poziomie, przekracza oczekiwania Klientów i inwestuje w narzędzia, które wyróżnią go na rynku.

Bezproblemowy Księgowy zdaje sobie sprawę, że ludzie lubią wygodę, dlatego udostępnia narzędzia, które pozwalają klientom oszczędzać również ich czas. 

Przedsiębiorcy jak i reszta ludzi, stawiają na proste rozwiązania. Praca ze Scanye to przyjemność dla obu stron: 

  • dla księgowego to gwarancja lojalności klienta,
  • dla przedsiębiorcy to oszczędność czasu.

Ręczne księgowanie faktur vs. automatyzacja czynności

Księgowanie faktur to Twoje główne zajęcie. Możesz wykonywać je bardziej wydajnie.

Typowe biuro rachunkowe

“Na piechotę” księguje dokumenty. W tym typie biura robi się to ręcznie, marnując czas na:

  • segregację dokumentów,
  • przypominanie się klientom,
  • kompletowanie dokumentów z różnych źródeł,
  • ręcznie przepisywanie danych do programu księgowego,
  • ponowną kontrolę przepisanych danych w programie.

Przestarzałe podejście może doprowadzić firmę do upadku. 

Pamiętasz księgowanie na amerykankach? To też był kiedyś standard. Świat nieustannie się zmienia. Aby nie zginąć, warto zmieniać swoje przyzwyczajenia.

Bezproblemowe biuro rachunkowe

Bezproblemowe biura rachunkowe automatyzują księgowanie faktur. 

Wykorzystują opracowane przez programistów procesy, dzięki którym księgują nawet do 4 razy szybciej. Używają OCR, aby odczytywać i księgować faktury. Dodatkowo mogą importować cyfrowe dane do swoich programów księgowych.

Inwestują swój czas i energię, żeby nauczyć cały zespół w firmie pracy według nowego schematu, ponieważ wiedzą, że ostatecznie to przyniesie im korzyść. 

W konsekwencji zyskują czas na lepszą obsługę Klienta i analizowanie zmian podatkowych. Z reguły też mogą obsłużyć więcej Klientów, mając mniejszy zespół.

 

Nie chce nic zmieniać w swojej firmie vs. ułatwia pracownikom pracę

Jeśli nie prowadzisz działalności samodzielnie, dobrze wiesz, jak ciężko jest zapobiec rotacji pracowników. 

Przygotowujesz ich do pracy, uczysz, poświęcasz swój czas, a oni i tak odchodzą? Zobacz, co możesz zmienić.

Typowe biuro rachunkowe

Uważa, że “dobrze jest jak jest”. Nie zmienia organizacji pracy, przez co traci szansę na dobrych pracowników, którzy odchodzą do mobilnych i nowoczesnych firm.

Pracownicy są znudzeni przepisywaniem faktur, zmęczeni ciągłym szukaniem dokumentów i przytłoczeni nadgodzinami. Często są przepracowani, a ich pensje nie są konkurencyjne na rynku. 

Ciężko o rekrutację pracownika. Zdalna praca w dobie pandemii to coraz częściej standard, a młodzi i pełni pasji pracownicy szukają zatrudnienia w firmach o bezproblemowym podejściu. 

Bezproblemowe biuro rachunkowe

Zmienia swoje przyzwyczajenia, rozwija się i ewoluuje. 

Praca on-line pozwala osobom zatrudnionym odzyskać zdrowy balans, zapobiega wypaleniu zawodowemu i jest atrakcyjna na rynku.

Jeśli pracujesz na Scanye, możesz dać swoim pracownikom możliwość pracy z domu w wybrane dni tygodnia. Gwarantujemy, że docenią Twoje podejście.

Czy zmiana stylu pracy będzie dla Ciebie trudna?

Mamy dobrą wiadomość: dołączenie do bezproblemowych biur rachunkowych nie będzie trudne. Przeprowadziliśmy już wiele skutecznych wdrożeń Scanye. 

Scanye dostarcza wszystkie potrzebne narzędzia do pracy na wyższym, bezproblemowym poziomie.

Zmiana przyniesie same zalety:

  • to Ty, a nie przedsiębiorca będziesz zarządzała swoim dniem pracy,
  • odzyskasz czas dla siebie,
  • zdobędziesz nowych klientów,
  • ugruntujesz swoją pozycję na rynku.

 

[QUIZ] Typowe czy Bezproblemowe?

Sprawdź, jaki typ biura reprezentujesz. W 3 minuty odpowiedz na 11 pytań i sprawdź swoje wyniki.

Rozwiąż QUIZ