Krajowy System e-Faktur to jeden z nielicznych systemów, który jeszcze nie rozgościł się na dobre w polskiej księgowości, a już owiany jest złą sławą. W dzisiejszym artykule skupimy się na pytaniach, które polscy Przedsiębiorcy zadają rozpoczynając swoją drogę z KSeF. Spróbujemy odpowiedzieć na najważniejsze z nich!

Spis treści

   

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny umożliwiający m.in. wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktury ustrukturyzowane zostaną zapisane w postaci pliku elektronicznego w formacie XML. Korzystając z osobistego konta w systemie KSeF lub używając zintegrowanego systemu, użytkownicy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane. 

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Z założenia Ministerstwa Finansów system będzie obowiązkowy prawdopodobnie od 2024 roku. Jednak biorąc pod uwagę dynamikę poprzednich zmian jest całkiem możliwe, że początkowo niektóre grupy podatników zostaną zobowiązane do stosowania KSeF-u wcześniej, niż pozostałe. 

Kogo dotyczy KSeF?

Z programu będą mogli skorzystać aktywni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP.

Aby uzyskać dostęp do systemu, podmiot będzie zobligowany do przejścia przez mechanizm uwierzytelniania. Prościej mówiąc, będzie musiał zweryfikować swoją tożsamość używając np. Profilu Zaufanego, wygenerowanie tokenu czy Elektronicznej Pieczęci.  

Jakie benefity oferuje Krajowy System e-Faktur?

Główne korzyści, na które będą mogli liczyć użytkownicy platformy, to preferencyjne warunki zwrotu VAT, brak konieczności archiwizacji i przechowywania dokumentów wystawionych za pomocą systemu czy brak konieczności ręcznego wpisywania faktur. 

Jakie zmiany wprowadzi KSeF?

Wdrożenie obowiązku korzystania z systemu KSeF istotnie będzie oznaczało zmiany w sposobie wystawiania, otrzymywania i przechowywania e-Faktur. Podatnicy zostaną zobligowani do elektronicznego fakturowania poprzez systemy księgowe zintegrowane z KSeF lub stworzone przez Ministerstwo. 

Chcesz ułatwić proces elektronicznego fakturowania?

Już dziś poznaj nowy wymiar księgowości online!

Formularz

Jak się zalogować i wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

Logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur oraz wystawienie e-Faktury nie jest skomplikowanym procesem. Należy przejść na  stronę Ministerstwa Finansów i wybrać preferowaną wersję. Po wyborze odpowiedniego środowiska następuje moment logowania oraz weryfikacji tożsamości z użyciem Profilu Zaufanego, Elektronicznej Pieczęci czy wygenerowanego tokenu. Następnie można wygenerować fakturę w aplikacji Ministerstwa, uzupełniając wszystkie potrzebne dane albo wgrać ją do systemu w formie gotowego, wygenerowanego już w innej aplikacji pliku XML.  

Wiesz jak działa proces elektronicznego fakturowania?

Przejdź go krok po kroku!

Faktura ustrukturyzowana w KSeF – jak wystawić?

Czy będzie możliwość samofakturowania?

Krajowy System e-Faktur przewiduje możliwość samofakturowania. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że w pierwszej kolejności sprzedawca będzie zobligowany do nadania nabywcy uprawnienia do samofakturowania w KSeF. Dopiero później faktury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę lub przez podmioty uprawnione przez niego w tym zakresie.  

Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF?

Wszystkie zmiany danych, które dotyczą faktury wystawionej w systemie KSeF, użytkownik może wprowadzić poprzez wystawienie faktury korygującej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Co istotne, aby anulować efekt wystawionej wcześniej skutecznie faktury, należy ją skorygować do wartości zero. Jeśli chcesz się dowiedzieć jak przejść przez ten proces z naszym wsparciem, przeczytaj artykuł o tym jak wystawić fakturę korygującą w KSeF.

Duplikat w KSeF- czy konieczny?

Wraz z wejściem Krajowego Systemu e-Faktur zniknęła konieczność stosowania oznaczenia “DUPLIKAT” i w ogóle wystawiania nowej faktury, gdy pierwotna faktura ulegnie zniszczeniu lub zagubieniu – faktury w tym scentralizowanym, cyfrowym systemie nie mogą się bowiem zagubić i można zawsze ponownie przekazać odbiorcy oryginał.

Czy faktura proforma może być wystawiona za pośrednictwem KSeF?

Wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w systemie, ponieważ  „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. 

Czy można dodać załącznik do e-Faktury?

Niestety, zgodnie z przepisami nie ma możliwości dołączenia załączników w postaci zewnętrznych plików do faktur wystawionych w systemie. Wszystkie dotychczasowe załączniki będą musiały być wysyłane odrębnie, np. drogą mailową. 

Rozwiązaniem tego problemu może być umieszczenie linków w treści faktury kierujących odbiorcę bezpośrednio do internetowej przestrzeni, w której będzie mógł pobrać dane załączniki.       

Czy faktury należy pobierać ręcznie, czy zostaną wysłane automatycznie na e-mail odbiorcy?

Faktury trzeba albo pobrać z systemu ręcznie, albo korzystać z systemu pomocniczego, który regularnie pobierze je za użytkownika. Krajowy System e-Faktur nie przewiduje obecnie żadnego systemu powiadomień czy integracji ze skrzynkami pocztowymi. To na przedsiębiorcy ciążyć będzie obowiązek bieżącej weryfikacji, czy dla danej spółki nie zostały wystawione nowe faktury.  W zamyśle KSeF zdaje się dążyć do tego, by zarówno wystawca, jak i odbiorca faktury korzystali z oprogramowania wspierającego.

Jak prawidłowo określić datę wystawienia e-Faktury?

Z jednej strony data wystawienia faktury musi być wskazana w pliku XML przesłanym do systemu (w polu P_1), z drugiej za datę wystawienia faktury uważa się czas nadania numeru KSeF. Mimo wcześniejszych niejasności w tym zakresie, obecnie Ministerstwo informuje, że e-Faktura może zostać wysłana w innym terminie niż wskazana w polu P_1 i nie zostanie odrzucona z uwagi na niezgodność dat.

Czy można wycofać omyłkowo wysłaną fakturę?

System nie przewiduje możliwości wycofania prawidłowo wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Jeśli użytkownik chce anulować prawne skutki wystawienia e-Faktury, powinien skorygować ją do wartości zero. 

Jak przekazać fakturę ustrukturyzowaną zagranicznym kontrahentom?

Podatnik musi dostarczyć taką fakturę we własnym zakresie, ponieważ  zagraniczni partnerzy nie są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Kiedy zacząć przygotowania w firmie do wdrożenia KSeF-u?

Na działania przygotowawcze ma wpływ wiele czynników, takich jak złożoność procesów biznesowych, systemów informatycznych, typ transakcji, które na co dzień wykonujemy, czy wielkość przedsiębiorstwa. Wdrożenie KSeF będzie w większości przypadków wymagało udziału i zaangażowania wszystkich działów, a także sporej ilości czasu. Lepiej więc zacząć przygotowania wcześniej niż wymusi to na nas ustawodawca.

Chcesz żeby Krajowy System e-Faktur nie miał przed Tobą żadnych tajemnic? Przygotuj się na nadchodzący KSeF z naszymi artykułami:

Powiązane artykuły