.png)
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur w 2026 roku zmienia rolę biura rachunkowego z odbiorcy dokumentów w aktywnego partnera w procesie ich obiegu. Nowoczesna aplikacja do KSeF, taka jak Scanye, pozwala na sprawne zarządzanie fakturami wielu klientów z jednego miejsca, dbając o ich poprawność przed wysyłką do systemu Ministerstwa Finansów.
Dlaczego warto wysyłać faktury przez aplikację do KSeF?
Tradycyjne logowanie się bezpośrednio do portalu rządowego dla każdego klienta z osobna jest czasochłonne i mało efektywne. Korzystając ze Scanye, biuro zyskuje:
- Centralne zarządzanie: Dzięki funkcji Multitenancy możesz przełączać się między podmiotami bez wielokrotnego logowania.
- Bezpieczeństwo danych: System rejestruje każdą operację, co daje pełną ścieżkę audytu i dowód, kto i kiedy wysłał dokument.
- Weryfikację merytoryczną: Zanim faktura trafi do KSeF, może przejść przez ręce klienta, który potwierdzi jej zasadność.
Wysyłka faktury do KSeF w 4 prostych krokach
Proces wysyłki dokumentów w Scanye został zaprojektowany tak, aby był maksymalnie intuicyjny i bezpieczny:
- Przygotowanie dokumentu w aplikacji: Fakturę można wystawić bezpośrednio w Scanye lub wgrać gotowy plik do systemu. Na tym etapie warto dodać niezbędne opisy merytoryczne i przypisać dokument do odpowiedniej kategorii.
- Wybór metody uwierzytelnienia: Aby wysłać dokument, biuro lub klient muszą posiadać aktywne połączenie z KSeF. Autoryzacja odbywa się za pomocą Profilu Zaufanego, Certyfikatu KSeF, Podpisu kwalifikowanego lub Tokenu.
- Weryfikacja i zatwierdzenie: Przed wysyłką warto upewnić się, że struktura XML jest poprawna, co minimalizuje ryzyko odrzucenia pliku przez system rządowy. W Scanye możesz jednym kliknięciem przygotować dokument do finalnego kroku.
- Wysyłka i nadanie numeru KSeF: Po kliknięciu przycisku wysyłki, faktura trafia do bramki Ministerstwa Finansów. Gdy system rządowy ją zwaliduje, dokument otrzymuje unikalny numer KSeF i zostaje automatycznie zarchiwizowany w aplikacji.
Współpraca biura z klientem przy wystawianiu faktur
Scanye pozwala na elastyczny podział obowiązków. Klient może sam wystawiać faktury w aplikacji mobilnej lub webowej, a biuro rachunkowe ma do nich natychmiastowy wgląd. Jeśli klient połączy swoje konto z KSeF, biuro automatycznie uzyskuje dostęp do tych dokumentów, co eliminuje konieczność przesyłania ich mailem czy na pendrive’ach.
Jak unikać błędów podczas wysyłki do KSeF?
Najczęstszym błędem jest wysyłanie dokumentów o niepoprawnej strukturze XML lub brak obowiązkowych danych zgodnych ze schematem FA(3). Korzystając z dedykowanego narzędzia, biuro zyskuje pewność, że pliki są sprawdzane pod kątem technicznym przed ich wysłaniem do KSeF, co oszczędza czas na późniejsze korekty.
