Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF w 2026 roku w wielu biurach rachunkowych pojawia się bardzo konkretne pytanie: skoro faktury będą dostępne w systemie Ministerstwa Finansów, to czy nadal trzeba je drukować i magazynować?
Teoretycznie odpowiedź wydaje się prosta. Faktury ustrukturyzowane trafiają do KSeF, są przechowywane elektronicznie i dostępne online przez 10 lat. Ale praktyka księgowości wygląda zupełnie inaczej.
Czy drukowanie faktur ma jeszcze sens?
Jeszcze niedawno wydruk był traktowany jako dodatkowe zabezpieczenie. Dziś dla wielu księgowych staje się kolejnym etapem pracy, który po prostu zabiera czas. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane elektronicznie w KSeF, więc drukowanie ich wyłącznie „do segregatora” nie daje dodatkowej wartości operacyjnej.
W 2026 roku księgowość coraz mniej polega na ręcznym przepisywaniu dokumentów, a coraz bardziej na organizacji procesów i kontroli danych. Biura rachunkowe, które nadal będą opierały codzienną pracę na papierowych segregatorach, mogą mieć coraz większy problem z efektywnością pracy.
Drukowanie faktur oznacza dodatkowe koszty, konieczność magazynowania dokumentów i wolniejsze wyszukiwanie danych. Co więcej, w elektronicznym obiegu dokumentów papier często powoduje dublowanie informacji i utrudnia kontrolę nad aktualną wersją dokumentu. Dlatego coraz więcej biur rachunkowych dochodzi do wniosku, że prawdziwą wartością nie jest już papierowe archiwum, ale przemyślany i poukładany cyfrowy proces pracy z klientami.
Papier znika, ale problemy zostają
W teorii faktury będą „w systemie”. W praktyce księgowość nadal musi:
- pobierać dokumenty,
- opisywać koszty,
- przypisywać akceptacje,
- komunikować się z klientami,
- przechowywać dokumenty spoza KSeF,
- eksportować dane do programów księgowych,
- pilnować terminów i kompletności dokumentacji.
Biura rachunkowe potrzebują dziś przede wszystkim narzędzi, które pomagają zorganizować codzienną pracę. Chodzi o możliwość pracy na dokumentach w jednym miejscu, szybkiego kontaktu z klientem, kontroli statusów dokumentów i uporządkowanego obiegu kosztów.
W wielu biurach rachunkowych pojawiają się dziś dokładnie te same pytania:
„Czy ta faktura została już pobrana z KSeF?”
„Kto zaakceptował ten koszt?”
„Dlaczego klient wysłał dokument mailem, skoro jest już w systemie?”
W efekcie okazuje się, że po wejściu KSeF liczba dokumentów wcale nie maleje. A pojawiają się dodatkowe wyzwania i chaos informacyjny.
Jakie powody drukowania faktur podają biura rachunkowe?
Jako, że Scanye od wielu lat stara się ułatwiać pracę księgowym, pozostajemy w stałym kontakcie z biurami rachunkowymi, również z tymi, które nie korzystają jeszcze z rozwiązania Scanye. Jakie powody najczęściej podają takie biura, uzasadniając konieczność drukowania faktur w formie papierowej?
„My drukujemy ponieważ Prezes nie ma innego wglądu do faktur, a ktoś musi zatwierdzać te dokumenty nawet do wypłaty”
- Można prościej - w takim przypadku świetnie sprawdzi się elektroniczna akceptacja dokumentów Scanye - Prezes mógłby jednym kliknięciem akceptować dokumenty nawet na swoim telefonie.
„U nas nadal wszystko drukuje się papierowo i szczerze mówiąc, na ten moment nie widzę innego rozwiązania. Pracuję w dużej firmie, gdzie codziennie wpływa X faktur, do tego dochodzą jeszcze maile. Wiele z tych dokumentów nie ma od razu przypisanego numeru KSeF, więc muszę dodatkowo pobierać faktury i ręcznie wpisywać numer do systemu. Samo uporządkowanie tego wszystkiego zajmuje mi co najmniej godzinę każdego ranka, a przecież mam jeszcze wiele innych obowiązków.”
- Można prościej - w Scanye faktury z KSeF pobierają się automatycznie z systemu rządowego, faktury kosztowe łatwo wyślesz z aplikacji, bez szukania i przepisywania numerów KSeF.
„Od kwietnia nie drukuje faktur, ale wysyłamy mailem do klientów zestawienie skrócone faktur do akceptacji ściągniętych z KSeF, na którym umieszczam wybrane informacje. Klient akceptuje lub nie fakturę, daje też opis np. towar itp.”
- Można prościej - w Scanye klient sam zaakceptuje bądź odrzuci fakturę, bez generowania i przesyłania zestawień. Od razu doda także opis do faktury.
„Musimy drukować faktury zakupowe i kosztowe, Zarząd jest starej daty i każda faktura musi być ręcznie opisana.”
- Można prościej - w Scanye do każdej faktury można dodać cyfrowo - opis do faktury. Jak zachęcić Zarząd do takiej zmiany? - pokazać koszty papieru oraz koszty czasu księgowości tracony na tę czynność, ponadto dzięki aplikacji mobilnej dodanie opisu do faktury jest ekstremalnie proste.
Wszystkie te powody łączy jeden wspólny mianownik - brak elektronicznego obiegu dokumentów wspierającego codzienną pracę księgowych. Brak wygodnego przepływu informacji i dokumentów sprawia, że wiele zadań opiera się na papierze, ręcznym sprawdzaniu plików i czasochłonnej organizacji pracy. Można rozwiązać to inaczej z korzyścią dla biura rachunkowego jak i jego klientów dzięki wdrożeniu Scanye.
Jak pozbyć faktur papierowych i uporządkować współpracę z klientami?
Dzięki rozwiązaniom takim jak Scanye, firmy i biura rachunkowe mogą całkowicie odejść od papierowego obiegu faktur. System gromadzi w jednym miejscu zarówno faktury pobrane z KSeF, jak i dokumenty spoza systemu, dzięki czemu księgowość nie musi już pracować na wielu źródłach jednocześnie.
Każda faktura może dodatkowo przejść pełną ścieżkę akceptacji, która jest automatycznie zapisywana w systemie i dostępna później na potrzeby kontroli skarbowej lub wewnętrznego audytu. Klient może również dodawać opisy do kosztów i uzupełniać informacje do dokumentów, co znacząco ułatwia pracę księgowości oraz ogranicza liczbę dodatkowych pytań i wiadomości.
Dzięki temu księgowość nie musi już szukać dokumentów w skrzynkach mailowych ani ręcznie pilnować, czy klient dostarczył komplet faktur. Scanye porządkuje cały ten proces w jednym miejscu i pozwala księgowym pracować szybciej, spokojniej i bez konieczności drukowania dokumentów „na wszelki wypadek”.
Wypróbuj Scanye za darmo! - https://scanye.pl/dla-wewnetrznej-ksiegowosci
