Wysoki poziom stresu, nieustanne zmiany przepisów, nowelizacje nowelizacji – to zaledwie kropla w morzu wyzwań, z którymi na co dzień mierzy się każda Księgowa. A stopniowo wchodzący w życie i wymuszający szybką cyfryzację w firmach i biurach rachunkowych Krajowy System e-Faktur wcale nie poprawia nastrojów… Dlatego jeśli zastanawiasz się co dokładnie możesz zyskać, ale też z jakimi nowymi wyzwaniami będzie trzeba się zmierzyć po wdrożeniu w Twoim Biurze Rachunkowym KSeF-u, ten artykuł pomoże rozwiać wszelkie wątpliwości.
Wyzwania dla Księgowych związane z Krajowym Systemem e-Faktur
W założeniu Ministerstwa Finansów, docelowo KSeF ma ułatwiać życie podatnikom oraz Księgowym. W praktyce na razie wygląda to niestety trochę inaczej. Wraz z wdrożeniem nowego systemu ilość obowiązków pracowników Biur Rachunkowych, przynajmniej na początku, może drastycznie wzrosnąć. Głównymi obawami, z którymi mierzą się Księgowe, są:
Brak wnikliwej weryfikacji swoich faktur przez Klientów
To niezwykle istotne, żeby faktury przesyłane do Biura Rachunkowego zostały dokładnie zweryfikowane przez przedsiębiorcę pod kątem merytorycznym. Stworzony przez Ministerstwo centralny, elektroniczny system może stworzyć złudne wrażenie, że otrzymanych tą drogą faktur nie trzeba już weryfikować, skoro zostały przyjęte przez KSeF. Nic bardziej mylnego. Sposób dostarczenia faktury w żaden sposób nie wpływa na prawdopodobieństwo popełnienia przez wystawcę błędu. Szansa, że przedsiębiorca wystawi (a inny otrzyma) fakturę za nie ten towar, na błędną kwotę czy w ogóle bezpodstawnie, jest taka sama niezależnie od tego czy faktura zostanie przekazana papierowo, mailem, czy zarejestrowana w KSeF. Twórcy krajowego systemu zdają się jednak problemem nie przejmować, bo przewidują możliwość dostępu Księgowego do faktur otrzymanych przez przedsiębiorcę bez ich wcześniejszej weryfikacji. W praktyce oznacza to, że możliwa jest sytuacja, w której Księgowa ściąga z KSeF faktury swojego klienta i księguje je, podczas gdy klient tych faktur jeszcze nawet nie widział albo kwestionuje niektóre z nich.
Efektywność pracy uzależniona od szeregu zewnętrznych czynników
Wraz z nieustającym postępem technologicznym w branży Księgowości wzrasta zależność od wielu rzeczy, na które pracownicy Biur Rachunkowych nie mają wpływu. Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur będzie przede wszystkim oznaczać jeszcze większą zależność dotychczasowych procesów od cyfryzacji. Ukończenie pracy nie będzie wiązało się – jak do tej pory – tylko z terminowym dostarczeniem dokumentów, nauką wybranych przez siebie programów informatycznych, czy znajomością najnowszych przepisów. Od momentu wdrożenia KSeF-u, efektywność i terminowość pracy Księgowych będzie zależała również od braku awarii nowego systemu, czasu oczekiwania na przetworzenie faktur ustrukturyzowanych oraz – w jeszcze większym niż dotychczas stopniu – jakością zaplecza informatycznego w Biurze.
Zwiększony poziom stresu
Pracownicy Biur Rachunkowych jednogłośnie stwierdzają, że w ciągu ostatnich lat poziom stresu w branży znacznie wzrósł. Księgowi muszą przyswajać nową wiedzę w zatrważającym tempie, a bardzo często nowe przepisy ulegają modyfikacji po zaledwie kilku miesiącach. Krajowy System e-Faktur może być kolejnym stresogennym czynnikiem w ich pracy. Duża nieprzewidywalność systemu, możliwy wysoki poziom awaryjności czy wymuszona nauka obsługi wielu nowych narzędzi na raz nie sprzyjają spokojnej atmosferze pracy
Ministerstwo, chcąc zachęcić podatników do skorzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, oferuje kilka wartych uwagi korzyści. Z niektórych skorzystają wszyscy, inne są dostępne tylko, jeżeli spełni się określone warunki.
Chcesz żeby KSeF nie miał przed Tobą tajemnic?
Korzyści płynące z KSeF-u w branży księgowości
Mimo (uzasadnionych) obaw, Krajowy System e-Faktur posiada pewne zalety, a w perspektywie czasu, kiedy już okrzepnie, może wręcz okazać się światełkiem w tunelu dla każdego pracownika Biura Rachunkowego.
Mniej spóźnionych faktur
Nieterminowi Klienci to prawdziwa zmora Księgowych. Ciągłe przypominanie o przesłaniu dokumentów i nawarstwienie ilości pracy tuż przed terminami ustawowymi może przytłaczać. Krajowy System e-Faktur daje ogromną nadzieję na ograniczenie tego problemu. Faktury ustrukturyzowane będą spływać na bieżąco, a z czasem będą prawdopodobnie stanowiły coraz większą część wszystkich faktur w obiegu (być może kiedyś zastąpią też faktury rolne, a może nawet w jakimś stopniu zagraniczne). Możliwość samodzielnego pobrania tych faktur przez Księgową zamiast upominania się i oczekiwania na klienta sprawi, że Księgowe będą mogły lepiej rozłożyć sobie pracę w ciągu miesiąca.
Już teraz męczy Cię nadmiar pracy przed podatkami i wiecznie spóźnieni Klienci? Wypróbuj Scanye. Zyskujesz wgląd w dokumenty każdego rodzaju w jednym miejscu, powiadomienia o nadchodzących terminach wysyłane są automatycznie, a Twoi Klienci mogą przesyłać faktury z telefonu!
Ujednolicony wzór faktury
KSeF w końcu oferuje coś, co faktycznie znacznie skróci czas pracy w Biurach Rachunkowych – ujednolicony (cyfrowy) wzór faktury ustrukturyzowanej. To rewolucja, ponieważ w tej chwili wszyscy tracimy setki godzin na obsługę różnych wzorów faktur, nieraz mając przy tym wątpliwości co do intencji wystawiającego, a jedna faktura nierzadko jest sprawdzana po kilka razy. Jednolity cyfrowy format faktur wpłynie na zmniejszenie ilości błędów czysto mechanicznych, jak literówki czy zamienione wartości, choć oczywiście nie da się ich wyeliminować zupełnie, bo przecież pomylić może się też sam wystawca.
“Odpapierzanie”
Brak konieczności przechowywania papierowych faktur wynikający z przepisów o KSeF to ogromny plus. Wielkie archiwa, tony zużytego papieru i przestrzeń na segregatory, którą każde Biuro Rachunkowe musiało wygospodarować, przejdą do historii. Oczywiście będzie to wymagało również zmiany podejścia do organizacji czy oznaczania faktur, które dziś w wielu Biurach jest oparte na formie papierowej, ale w dłuższej perspektywie wszystkim nam wyjdzie to na zdrowie. Ponadto dochodzi aspekt ekologiczny – mniejsza liczba papierowych faktur to mniej ściętych drzew. Faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur będą przechowywane przez 10 lat.
