Nieustannie monitorujemy postępy w procesie wdrażania obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, dlatego tym razem skupiamy się na nowościach wprowadzanych przez Ministerstwo już od września bieżącego roku. Zmiany w kontroli dostępu KSeF oraz próby gorączkowego zapełniania luk w bezpieczeństwie tego systemu, to temat, który powinien być znany każdej Księgowej i każdemu Przedsiębiorcy.
Spis treści:
Czym dokładnie jest KSeF i faktura ustrukturyzowana?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny umożliwiający m.in. wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, które są dokumentami zawierającymi odpowiednie informacje określone w przepisach. Zapisane są w konkretnym formacie XML. Format ten musi umożliwić poprawny odczyt i przetwarzanie danych zawartych w dokumencie. Faktury ustrukturyzowane można automatycznie przesyłać bezpośrednio pomiędzy różnymi programami komputerowymi. Więcej informacji o najważniejszych pojęciach związanych z Krajowym Systemem e-Faktur znajdziesz w tym artykule.
Po wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur będziemy mieli sporo pracy, ponieważ nie wszyscy Przedsiębiorcy będą przyzwyczajeni, żeby do tego systemu codziennie zaglądać - odpowiada Łukasz Podgajny.
Nadchodzące modyfikacje w e-fakturowaniu
Tak jak było wspomniane na początku, od 1 września 2023 roku planowane są kolejne zmiany. Dotychczas do księgowości wysyłaliśmy faktury w sposób uzgodniony z Biurem Rachunkowym, ale teraz się to zmieni. Pojawi się pośrednik, który agreguje dużą część dokumentów, ale niestety nie wszystkie. A to będzie rodziło pewne problem - zauważa Łukasz Podgajny.
Wrzesień często kojarzy nam się jako początek nowych zmian. Tak też jest z nową strukturą faktury elektronicznej, która zacznie obowiązywać właśnie od początku września 2023 roku. Jest to ważny etap w przygotowaniach do wprowadzenia KSeF-u, a oznacza to nic innego jak to, że Przedsiębiorcy muszą dostosować swoje systemy do tej nowej struktury już teraz. Ministerstwo planuje również udostępnić dokumentację techniczną oraz aplikację mobilną KSeF pod koniec bieżącego roku.
Najważniejsze zmiany dotyczące faktur zaliczkowych i korygujących
Jedną z kluczowych zmian jest nowość związana z fakturami zaliczkowymi. Zgodnie z nowymi przepisami, podatnik nie będzie zobowiązany do wystawiania faktur zaliczkowych, jeśli otrzymał całość lub część zapłaty w tym samym miesiącu, w którym wykonał daną usługę lub dostarczył towar. Wyjątek stanowi sytuacja, w której Przedsiębiorca zdecyduje się wystawić jedną fakturę końcową zamiast faktury zaliczkowej. Wtedy ten dokument musi zawierać datę otrzymania zapłaty (jeśli została ona określona) oraz numer identyfikacyjny faktury zaliczkowej w systemie KSeF.
Warto również pamiętać, że od 1 września 2023 roku faktura korygująca wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur musi zawierać numer korygowanej faktury. Ta zasada dotyczy również podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej w Polsce, o ile pierwotna faktura została wystawiona w KSeF.
Czy dane w KSeF-ie są bezpieczne?
Według Ministerstwa proces dostępu do KSeF-u jest ściśle kontrolowany, wymaga uprawnień oraz uwierzytelnienia Przedsiębiorcy, co zapewnia dodatkową ochronę danych i wpływa na zwiększenia poziomu bezpieczeństwa. W teorii brzmi to wiarygodnie, jednak jak jest w praktyce?
Pamiętajmy, żeby nigdy nie udostępniać tokenu (loginu), który otrzymujemy w momencie rozpoczęcia przygody z KSeF. Jeśli ktoś korzysta z tego systemu jako my, łatwo sobie wyobrazić sytuację, że taki token wycieknie. W takiej sytuacji ktoś może wystawiać faktury za nas, a ilość “sprzątania” po takim incydencie jest ogromna - ostrzega Łukasz Podgajny.
Największym i najbardziej prawdopodobnym ryzykiem z jakim muszą się mierzyć podatnicy jest naruszenie poufności danych. Dokumenty w Krajowym Systeiem e-Faktur są przechowywane przez 10 lat, więc nie możemy wykluczyć, że w tym czasie nasze faktury nie dostaną się do nieuprawnionych osób trzecich. Dodatkowe informacje na ten temat uzyskasz zapisując się na bezpłatne szkolenie lub możesz przeczytać artykuł o tym kto może zobaczyć Twoje faktury.
Kolejnym zagrożeniem, którego nie można wykluczyć jest cyberatak. Mimo zabezpieczeń w postaci certyfikatów SSL czy mechanizmów uwierzytelniania wieloskładnikowego, zdarzają się ataki hakerskie lub “awarie” jak te, które mogliśmy zauważyć na platformie ePUAP. Dlatego tak ważne jest aby wybrać odpowiedni program integrujący się z KSeF-em, posiadający szereg zabezpieczeń i będący bezpiecznym miejscem do przechowywania zarówno danych swoich jak i Klientów.
Jak przygotować się na nadchodzące zmiany i chronić swoje dane?
Przy przygotowaniach do KSeF-u trzeba troszeczkę dłużej podziałać, żeby coś z tego było. Ponieważ to, że mamy ludzi na pokładzie i może środki finansowe, niestety nie znaczy, że jesteśmy w stanie w tydzień wdrożyć cały system - zauważa Samir Kayyali.
Wiele osób zastanawia się jak przygotować się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur i kiedy to zrobić? Choć pełne wdrożenie KSeF-u, nadchodzi za niecały rok,już teraz warto zaznajomić się z tą platformą i poszukać dobrego programu zintegrowanego z tym systemem.
Program, który jest zintegrowany z KSeF-em, a jednocześnie umożliwia współpracę z Klientem, to nie tylko duże usprawnienie pracy, brak stresu związanego z wdrożeniem e-faktur, ale także pewność, że nasze dane są bezpiecznie przechowywane.
Czasu na przygotowania jest dużo dla osób, które dzisiaj zaczną coś robić, ale jeśli niektórzy będą czekali do wiosny czy lata przyszłego roku, obawiam się, że tego czasu zabraknie - celnie podsumowuje Samir Kyyali.
Kolejnym rozwiązaniem wartym uwagi jest uczestniczenie w szkoleniach związanych z KSeF-em. Obecnie na rynku mamy prawdziwe zatrzęsienie webinarów, szkoleń czy różnych wystąpień, więc bez wątpienia trudno jest wybrać te wartościowe.
Dlatego razem ze Stowarzyszeniem Księgowych, portalem Rachunkowość oraz Samirem Kayyali stworzyliśmy darmowe, certyfikowane szkolenie na temat Ministerialnych zmian w kontroli dostępu do KSeF, które zwieńczone jest sesją Q&A. Takie szkolenia to najlepsza możliwość, aby zaktualizować swoją wiedzę i posłuchać branżowych Ekspertów. Poprzednie szkolenie cieszyło się ogromnym sukcesem, a można je zobaczyć tutaj.
Jeśli chcemy być przygotowani do nadchodzących zmian i na bieżąco aktualizować swoją wiedzę, polecamy korzystać z dobrych narzędzi umożliwiających współpracę z Klientami w księgowości oraz uczestniczyć w wartościowych, certyfikowanych szkoleniach.
Czy wiesz, że spotkania z ekspertami dostępne są również w formie podcastów? Zasubskrybuj kanał, by nie przeoczyć żadnego nowego odcinka!
