Czy wydaje Ci się, że wejście KSeF-u to odległa wizja? To bardzo częste podejście wśród Przedsiębiorców, ale niekoniecznie dobre. Odkładanie tematu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur i braku odpowiedniego narzędzia, które znacznie usprawni tę pracę, w konsekwencji może skutkować wieloma problemami. Brak informacji o otrzymanej fakturze, wgląd pracowników we wszystkie dokumenty i nieustanne telefony od Księgowej mogą spędzać sen z powiek nawet najbardziej wytrwałym Przedsiębiorcom. Sprawdź jakie przeszkody na Ciebie czekają i jak możesz ich uniknąć.
Spis treści:
Nikt Ci nie zapłaci przed otrzymaniem faktury
Przepisy w obecnym brzmieniu wymagają, aby przy wykonywaniu przelewu za fakturę podać jej numer KSeF. Numer ten jest nadawany przez system dopiero w momencie faktycznego wystawienia i przekazania faktury odbiorcy. Dlatego popularny schemat oparty na wystawieniu właściwego dokumentu dopiero po opłaceniu proformy (w świetle tych przepisów) przestaje być legalny.
Jeżeli przepis w tej formie zostanie utrzymany, niemożliwe będzie również użycie zlecenia stałego do regularnej opłaty jakiś usług, bo każdy przelew będzie musiał zostać powiązany z konkretnym dokumentem.
Konieczność wystawienia faktury jeszcze przed otrzymaniem zapłaty rodzi realne niebezpieczeństwo dla Ciebie jako Przedsiębiorcy: masz obowiązek zapłaty podatku VAT, choć wcale nie wiesz, czy ktoś Ci w ogóle zapłaci. W niektórych sytuacjach nie wiesz przecież nawet czy Twój kontrahent w ogóle podał prawdziwe dane.
Chesz ułatwić komunikację z Twoim Księgowym?
Nie dowiesz się, że dostałeś fakturę
Wszyscy wiemy, że od połowy 2024 roku KSeF ma być jedyną drogą przekazywania faktur przez Polskie firmy. Wystawca faktury będzie zobowiązany umieścić ją w systemie KSeF i to wystarczy – nie będzie potrzeby, aby przekazać dokumenty w żaden inny sposób. Dodatkowo, zgodnie z przepisami, gdy faktura zostanie wysłana do KSeF przez wystawcę (a dokładniej, w momencie jej przyjęcia przez system), jest to traktowane jako równoznaczne z jej otrzymaniem przez drugą stronę. Z pozoru może wydawać się to wygodnym rozwiązaniem, ponieważ skończą się wymówki kontrahentów, którzy twierdzili, że nie otrzymywali faktur.
Ale czy wiesz, że KSeF nie zawiadamia w żaden sposób, że ktoś wystawił Ci fakturę? Jeśli nie chcesz przeoczyć żadnego dokumentu musisz regularnie logować się do systemu i sprawdzać albo skorzystać z aplikacji, która sprawdzi to za Ciebie i wyśle Ci powiadomienie (mailem czy na telefon).
Co więcej! Nie wszystkie faktury będą w KSeF-ie. Na przykład, jeżeli kupujesz usługę od zagranicznego kontrahenta, bilet na Pendolino albo materiały od jakiejś polskiej firmy zwolnionej z obowiązku korzystania z rządowego systemu – to wciąż dostaniesz fakturę papierową lub mailową. Jeżeli więc chcesz mieć pewność, że nie przegapisz żadnych zobowiązań i nie wylądujesz w rejestrze dłużników, potrzebujesz narzędzia, w którym szybko i łatwo znajdziesz wszystkie swoje faktury. Takiego jak Scanye.
Twoi pracownicy zobaczą wszystkie firmowe faktury
Uprawnienia dostępowe w KSeF-ie są zerojedynkowe. Wszystko albo nic. Możesz odczytywać wszystkie faktury firmy albo żadnej. Możesz wystawiać faktury w dowolnej liczbie i komukolwiek albo wcale. Jeżeli więc nie chcesz, żeby wszyscy Twoi pracownicy widzieli wszystkie Twoje faktury, masz dwie możliwości:
- Robić wszystko z fakturami ustrukturyzowanymi sam,
- Korzystać z narzędzia zintegrowanego z KSeF, w którym określisz co widzą i co mogą robić konkretni pracownicy
Twoja księgowa będzie dzwonić do Ciebie codziennie
Do tej pory, zanim faktura trafiła do księgowości, przechodziła przez Twoje ręce lub Twoich pracowników. Mogłeś na nią spojrzeć, sprawdzić czy wiesz za co jest i czy w ogóle powinna do Ciebie trafić. A zanim przesłałeś ją Księgowej, mogłeś zostawić komentarz, żeby wiedziała jak interpretować daną fakturę w odniesieniu do budżetu.
W Krajowym Systemie e-Faktur, jeżeli nie chcesz ręcznie pobierać każdej faktury i wysyłać jej mailem, możesz upoważnić swoją Księgową dając dostęp do wszystkich Twoich faktur. Rzecz w tym, że wtedy trafiają do niej natychmiast, bez Twojej wiedzy i niestety często zanim w ogóle je zobaczysz.
To bardzo niekomfortowa sytuacja dla obu stron. Twoja księgowa, ściągając faktury bezpośrednio z KSeF, nie wie, które z nich powinna zaksięgować, ani jak je interpretować. Może więc zgadywać albo dzwonić do Ciebie i wypytywać o dokumenty, których nie księguje rutynowo.
Rozwiązaniem jest skorzystanie z narzędzia do współpracy z Księgową, w którym zobaczysz wszystkie faktury (w tym na bieżąco ściągane z KSeF) i zdecydujesz, które z nich (i kiedy) powinny trafić do księgowości.
