Chociaż pan Marek Zasada, właściciel Biura Rachunkowego PGF nie jest księgowym, zna branżę jak własną kieszeń. Działalność prowadzi od 2014 roku i od tego momentu nie tylko bacznie obserwuje rozwój polskiej księgowości, ale również bierze czynny udział w jej unowocześnianiu. Zdradził nam na co zwracać uwagę, kiedy prowadzi się nowoczesne biuro rachunkowe.
Z wykształcenia prawnik, z zamiłowania i przekonania jeden z wielu właścicieli Biur Rachunkowych w Polsce. Pierwszych Klientów zdobywał sam, dziś jego Biuro obsługuje ponad 300 Przedsiębiorców. Przez ręce pracowników PGF co miesiąc przechodzą tysiące dokumentów, a Księgowi dekretują ogromną liczbę faktur. Jak radzą sobie z taką ilością obowiązków?
– W PGF proces księgowania podzieliliśmy na 2 etapy. Pierwszym z nich jest segregacja, układanie i wprowadzanie faktur do systemu. Tym zajmują się głównie stażyści, osoby przebywające u nas na praktykach i czasem młodsze księgowe – wyjaśnia pan Marek – Następnie usystematyzowane faktury przekazywane są wykwalifikowanym i bardziej doświadczonym Księgowym. Każda z nich ma dedykowaną listę Klientów, którymi się zajmuje – podsumowuje przedsiębiorca.
Taki podział obowiązków ułatwia i przyspiesza pracę, ale i tak jest jej sporo, zwłaszcza w pierwszym etapie. Dlatego, mając na uwadze sprawny przepływ informacji i niewielkie doświadczenie osób segregujących dokumenty, pan Marek zdecydował się postawić na automatyzację księgowości.
Zawsze byłem przekonany o tym, że niezależnie od branży czy zawodu, ważny jest ciągły rozwój. W księgowości takim rozwojem są nowinki techniczne i programy przyśpieszające pracę. Kiedy wprowadziłem je w moim Biurze Rachunkowym, nie były jeszcze zbyt popularne. Z perspektywy czasu widzę jednak, że była to dobra decyzja i zdecydowanie warto ich używać - wyjaśnia pan Marek.
Szybciej, łatwiej, Scanye
Pracownicy PGF korzystają na co dzień ze Scanye. Nie jest to jednak pierwszy tego typu program, z którym pan Marek miał styczność.
– Z cyfrowym przesyłaniem faktur i funkcjami podobnymi do tych, jakie oferuje Scanye, po raz pierwszy spotkałem się w Wielkiej Brytanii – opowiada nasz bohater – Tamtejsze programy są bardziej skomplikowane, bo i sam system podatkowo-księgowy znacznie różni się od polskiego. Jednak możliwość przesyłania zdjęć faktur i przesyłania ich bezpośrednio do ksiąg prowadzonych w brytyjskich Biurach Rachunkowych to coś, co bardzo mi się spodobało. Cieszę się, że możemy korzystać z odpowiednika takiego procesu dostosowanego do polskich realiów – zaznacza pan Marek.
Szybsza i łatwiejsza praca to nie jedyne zalety Scanye, jakie pan Marek dostrzega jako właściciel nowoczesnego Biura Rachunkowego. Co jeszcze zadecydowało o wprowadzeniu nowoczesnych rozwiązań w PGF?
– Mówiąc wprost i bardzo krótko – za korzystaniem ze Scanye przemawiają w dużej mierze kwestie ekonomiczne. Zatrudnienie jednego lub dwóch dodatkowych pracowników, to znacznie większy koszt, niż wdrożenie i używanie Scanye – podsumowuje pan Marek.
Automatyzowanie procesu księgowania oznacza mniej zatrudnionych osób, a co za tym idzie potrzebę wynajmowania mniejszej powierzchni biurowej, mniejsze opłaty i finalnie lepszy wynik finansowy. Dodatkowo cieszę się, że mogę ułatwić moim pracownikom wykonywanie codziennych zadań. Uważam, że rolą szefa jest obserwowanie podwładnych i podsuwanie im narzędzi, które mogą przyczynić się do ich zawodowego rozwoju i zwiększyć satysfakcję z wykonywanej pracy - stwierdza nasz rozmówca.
Nowoczesne Biuro Rachunkowe, czyli jakie?
W wielu firmach wizja i przekonania szefa nie zawsze spotykają się ze zrozumieniem i pozytywną reakcją ze strony pracowników. Jak osoby zatrudnione w PGF podeszły do automatyzacji procesu księgowania?
Stereotyp księgowej z przysłowiowym liczydłem już dawno odszedł do lamusa. Dziś to zawód dla osób ambitnych, świadomych trudności i wyzwań.
– Żeby pracować w księgowości, trzeba być po trochę informatykiem, trochę prawnikiem i dopiero do tego księgowym – zauważa pan Marek – Moi pracownicy mieli wybór czy korzystać ze Scanye czy nie. Daję im dużą swobodę działania bo wiem, że w zależności od tego ile i jakie faktury dostarcza Klient, ich praca trochę się różni. Dlatego nie naciskam, a jedynie podpowiadam i sugeruję. Widzę jednak, że jeśli raz wdrożą się w Scanye, ich praca staje się szybsza. Nie tylko nie muszą ręcznie wprowadzać dokumentów, ale również sprawdzenie poprawności faktur wprowadzonych do systemu staje się znacznie sprawniejsze – podkreśla właściciel Biura Rachunkowego.
Przyszłość dzieje się teraz
Korzystanie z systemu OCR, przesyłanie faktur drogą elektroniczną, komunikowanie się z Klientami za pomocą maila czy wiadomości, zamiast rozmowy przez telefon, to coraz częściej zauważalne zmiany w Biurach Rachunkowych. Nowoczesne biuro rachunkowe wykorzystuje rozwiązania i aplikacje ułatwiające przedsiębiorcom dostarczanie dokumentów do Księgowych. Powoli stają się one nie tyle koniecznością, co elementem dającym przewagę nad konkurencją.
– Nie wyobrażam sobie powrotu do ręcznego księgowania każdej faktury, pracy bez OCR-ów i systemów wykonujących za ludzi najbardziej żmudną część pracy – mówi pan Marek – Księgowość to specyficzna branża, będąca na granicy prywatności jak na przykład lekarz. Ludzie zwierzają się swoim Księgowym z czasem bardzo intymnych sfer swojego życia i finansów i niechętnie opowiadają je kolejnym osobom. Dlatego jeśli są zadowoleni ze współpracy z Biurem Rachunkowym, zwykle zostają z nim na lata. A przy tym doceniają pomoc i usprawnienia, jakie dają na przykład takie programy, jak Scanye.
Biurom pracującym tradycyjnie będzie na rynku coraz trudniej, czas sam zweryfikuje Księgowych, którzy nie będą szukać nowych rozwiązań. Dlatego lepiej poszukać ich już teraz, niż obudzić się, kiedy będzie za późno - podsumowuje przedsiębiorca.
