Pani Anna Nazarczyk, która wraz z mężem prowadzi biuro rachunkowe w Warszawie, od ponad 20 lat działa w branży księgowej. Przygotowania do wdrożenia KSeF oraz zbliżające się zmiany w przepisach skłoniły małżeństwo do poszukiwania zewnętrznego wsparcia w uporządkowaniu procesów i przygotowaniu firmy na nowe obowiązki.
Stopniowo w ciągu kilku miesięcy udało się przenieść ponad 130 klientów do Scanye. Wdrożenie rozwiązania znacząco usprawniło codzienną pracę zespołu księgowego, eliminując wiele powtarzalnych, czasochłonnych czynności. Dzięki temu pracownicy mogli skoncentrować się na tym, co najważniejsze: merytorycznej weryfikacji dokumentów i obsłudze klientów.
Podczas przygotowań do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur wiele biur rachunkowych zaczęło przyglądać się swoim procesom i sposobom współpracy z klientami. Z jednej strony pojawiały się obawy związane z nadchodzącymi zmianami, z drugiej nadzieja na usprawnienie codziennej pracy dzięki cyfryzacji.
Wśród biur stojących przed tym wyzwaniem było również biuro rachunkowe Pani Anny Nazarczyk. Wspólnie z mężem postanowili wykorzystać ten moment, aby uporządkować procesy i zwiększyć efektywność pracy całego zespołu. Rozpoczęli poszukiwania rozwiązania, które pomogłoby im przygotować firmę na nowe obowiązki i jednocześnie ułatwiłoby codzienną obsługę klientów. Tak trafili na Scanye.
W związku z nadchodzącym KSeFem mąż zrobił analizę w ChatGPT, który podsunął nam kilka rozwiązań - zarówno tych oferowanych przez nasz program księgowy jak i rozwiązania konkurencji, wszystkie testowaliśmy, ale ostatecznie zdecydowaliśmy się na Scanye.
Jedną z wielu rzeczy, która przekonała nas do Scanye była pomoc techniczna, Scanye ma rewelacyjną pomoc techniczną, zawsze gdy potrzebowałam odpowiedzi na jakiekolwiek pytanie bardzo szybko uzyskiwałam pomoc.
Państwo Nazarczyk poszukiwali narzędzia, które umożliwi im automatyczne pobieranie faktur klientów z KSeF, ograniczy obieg dokumentów papierowych oraz usprawni codzienną pracę biura. Po przetestowaniu kilku programów i aplikacji zdecydowali się na wdrożenie Scanye. Proces ten rozpoczęli od aktualizacji umów z klientami, uwzględniając w nich korzystanie z nowego systemu. Następnie skoncentrowali się na migracji i wdrożeniu ponad 130 klientów do Scanye oraz przeszkoleniu zespołu, aby pracownicy mogli w pełni wykorzystać możliwości platformy w swojej codziennej pracy.
Podczas rozmów z biurami rachunkowymi często słyszymy, że jedną z największych obaw księgowych przed wdrożeniem Scanye jest reakcja klientów na nowy sposób współpracy. Pojawiają się pytania o to, czy klienci bez problemu odnajdą się w nowym narzędziu oraz czy jego obsługa nie okaże się dla nich zbyt skomplikowana lub czasochłonna. Księgowi zwracają również uwagę na zróżnicowany poziom kompetencji cyfrowych swoich klientów, co dodatkowo budzi wątpliwości związane z wdrożeniem. Podobne obawy miała również Pani Anna. Jak sama mówi:
Jedyne obawy jakie mieliśmy to te związane z podejściem klientów do nowego narzędzia, czy ten panel klienta będzie dla nich prosty i intuicyjny, na szczęście po tym jak wdrożyliśmy Scanye te obawy zostały rozwiane. Klienci bardzo szybko przyzwyczaili się do nowej rzeczywistości - pracy w Scanye.
Na szczęście przejście na współpracę z wykorzystaniem Scanye szybko przyniosło klientom Pani Ani wiele korzyści. Docenili przede wszystkim możliwość wystawiania faktur w tym samym systemie, który jest zintegrowany z księgowością, brak konieczności dostarczania papierowych dokumentów do biura rachunkowego, wygodną komunikację z księgowością za pomocą komentarzy oraz możliwość szybkiego fotografowania faktur, np. zaraz po zatankowaniu na stacji paliw. To właśnie te praktyczne udogodnienia sprawiły, że klienci chętnie nauczyli się korzystać z aplikacji i szybko przyzwyczaili się do nowego sposobu współpracy.
Klienci bardzo doceniają to, że mogą wystawiać faktury i w tym samym panelu obrabiają dokumenty dla księgowej. Wielu klientów było zadowolonych, że mogą zrezygnować z dotychczasowego programu fakturującego na rzecz Scanye i tutaj mają wszytko.
Kilku klientów Pani Anny zdecydowało się również rozpocząć korzystanie z Kontroli Kosztów Scanye. Dzięki automatycznej kategoryzacji wydatków i przychodów mogą na bieżąco analizować sytuację finansową swojej firmy. Wykorzystują także funkcję przypisywania zadań i akceptacji kosztów firmowych, co usprawnia wewnętrzny obieg dokumentów. Cały czas mają też kontakt z księgowością i zespołem a całość zamyka się w jednaj aplikacji.
Choć Pani Anna współpracuje z nami dopiero od kilku miesięcy, już zauważa wyraźną oszczędność czasu oraz odciążenie zespołu dzięki wdrożeniu Scanye. Automatyzacja wielu codziennych procesów pozwoliła księgowym skupić się na zadaniach wymagających wiedzy i doświadczenia, zamiast na ręcznej obsłudze dokumentów.
Korzyści dostrzegają również klienci. Nie muszą już dostarczać papierowych dokumentów do biura rachunkowego, a wszystkie sprawy związane z przekazywaniem dokumentów i komunikacją mogą załatwić w jednej aplikacji. Efekty wdrożenia sprawiły, że Pani Anna przeniosła do Scanye już wszystkich swoich klientów.
Pani Anna najbardziej docenia funkcje związane z obsługą KSeF, ponieważ to właśnie one były dla niej najważniejszym kryterium przy wyborze narzędzia do współpracy z klientami. Szczególnie ceni możliwość wyboru rodzaju faktur pobieranych z KSeF oraz prosty proces połączenia z systemem. Jak podkreśla, jej klienci bez problemu połączyli swoje konta z KSeF, dzięki czemu wdrożenie przebiegło sprawnie i bez zbędnych komplikacji.
Scanye bardzo ułatwiło nam codzienną pracę, nie jest to po prostu kolejne narzędzie do pracy, wszystko tutaj mamy: całą dokumentację, faktury z KSeF, PDFy - wszystko jest w jednym miejscu i dla biura i dla klienta.
Przykład biura rachunkowego Państwa Nazarczyk pokazuje, jak odpowiednio dobrane narzędzie wspierające pracę może znacząco usprawnić codzienną obsługę klientów oraz KSeF. Dzięki wdrożeniu Scanye cały zespół księgowy odetchnął z ulgą i może skupić się na pracy merytorycznej zamiast na wykonywaniu powtarzalnych, czasochłonnych czynności. Faktury z KSeF trafiają automatycznie do systemu, dzięki czemu zarówno klienci, jak i biuro rachunkowe nie muszą już pamiętać o ich pobieraniu czy przekazywaniu. To nie tylko oszczędność czasu, ale także większy porządek, mniej błędów i sprawniejsza współpraca na co dzień.
A jak na koniec mówi sama bohaterka wywiadu:
Nie warto czekać, po naszych testach różnych konkurencyjnych rozwiązań wiemy, że Scanye zdecydowanie się wyróżnia, interface jest intuicyjny, wszystko jest w jednym miejscu, help desk jest rewelacyjny, ponadto Scanye cały czas się rozwija i wprowadza nowe funkcjonalności. Nie czekajcie - Wdrażajcie!
