Żeby z nich skorzystać, trzeba jednak spełnić kilka warunków. Obowiązują też ścisłe terminy przesłania faktury do systemu po ustaniu awarii. W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak działa każdy tryb i jak przygotować firmę zawczasu.
Czym jest tryb offline w KSeF i kiedy można z niego skorzystać?
Tryb offline w KSeF to nie jedna opcja, lecz cztery odrębne scenariusze przewidziane w przepisach. Każdy dotyczy innej sytuacji i rządzi się własnymi zasadami, a kluczowe jest rozróżnienie między nimi, bo od tego zależą terminy przesłania faktury i sposób jej oznaczenia.
Tryb offline24: co zrobić przy braku internetu po stronie podatnika?
Tryb offline24 stosuje się wtedy, gdy KSeF działa, ale Ty nie możesz się z nim połączyć, na przykład przez awarię łącza albo brak zasięgu w terenie. Fakturę wystawiasz wtedy lokalnie w programie i oznaczasz dwoma kodami QR. Musisz ją przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po dacie wystawienia.
Tryb offline (niedostępność KSeF): jak fakturować podczas planowanej przerwy serwisowej MF?
Trybu offline używasz, gdy Ministerstwo Finansów samo wyłącza system na czas prac serwisowych. Informacja o przerwie pojawia się wcześniej w aplikacji podatnika. Zasady są takie same jak w trybie offline24, podobnie jak termin: następny dzień roboczy po zakończeniu przerwy.
Tryb awaryjny: jak postępować przy ogłoszonej awarii systemu w BIP MF?
Tryb awaryjny wchodzi w życie, gdy KSeF psuje się niespodziewanie, a MF ogłasza awarię w BIP lub przez API. Masz wtedy więcej czasu: fakturę możesz przesłać do systemu w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Dokument nadal musi mieć strukturę FA(3) i dwa kody QR.
Awaria całkowita: kiedy wolno wystawić fakturę papierową?
Awaria całkowita to sytuacja wyjątkowa, na przykład poważne zagrożenie infrastruktury kraju, gdy MF nie może opublikować komunikatu w żaden standardowy sposób. Możesz wtedy wystawić fakturę w dowolnej formie, papierowej lub elektronicznej, bez struktury FA(3) i bez obowiązku późniejszego wysyłania jej do KSeF.
Jak krok po kroku wystawić fakturę w trybie offline KSeF?
Żeby wystawić fakturę podczas awarii, potrzebujesz dwóch rzeczy: programu do fakturowania obsługującego tryby offline oraz certyfikatu KSeF typu 2. Bez nich nie wystawisz faktury poza systemem.
Czym jest certyfikat KSeF typu 2 i dlaczego jest niezbędny w trybie offline?
To plik, który pobierasz wcześniej w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Jest potrzebny do wygenerowania jednego z dwóch kodów QR na fakturze. Musisz go pobrać zanim awaria nastąpi, gdy system jeszcze działa.
Faktura offline musi mieć strukturę FA(3) i dwa kody QR. Pierwszy, oznaczony „OFFLINE", pozwala zweryfikować dane faktury po jej przesłaniu do KSeF. Drugi, oznaczony „CERTYFIKAT", potwierdza tożsamość wystawcy i powstaje właśnie z użyciem certyfikatu KSeF typu 2. Oba kody umieszczasz na dokumencie, który przekazujesz nabywcy. Gdy faktura trafi do systemu i dostanie numer KSeF, kod „OFFLINE" zamienia się na kod z tym numerem, a „CERTYFIKAT" znika.
A jeśli chcesz wiedzieć, jakie są najczęstsze błędy przy wysyłce faktur do KSeF, sprawdź nasz artykuł.
Ile czasu ma przedsiębiorca na przesłanie faktury po ustaniu awarii?
Wystawienie faktury w trybie offline to dopiero pierwszy krok. Musisz ją jeszcze przesłać do KSeF w terminie, bo dopiero wtedy dostaje numer KSeF i staje się pełnoprawnym dokumentem.
Jeśli korzystałeś z trybu offline24 albo była planowana przerwa serwisowa, masz czas do końca następnego dnia roboczego od daty wystawienia.
Przy ogłoszonej awarii masz więcej czasu: 7 dni roboczych od jej zakończenia. Jeśli awaria trwała ponad dobę i faktura nie trafiła do systemu na czas, musisz ją wysłać ręcznie. Dobry program powinien wyraźnie pokazać, które dokumenty czekają na wysyłkę.
Kary i sankcje za nieterminowe przesłanie faktury do KSeF
Rok 2026 jest traktowany jako okres przejściowy. Obowiązek korzystania z KSeF wszedł w życie 1 lutego 2026 roku dla największych firm, a 1 kwietnia 2026 roku objął pozostałych czynnych podatników VAT. Przez cały 2026 rok Ministerstwo Finansów nie nakłada jeszcze kar finansowych za przekroczenie terminów przesłania faktur do systemu. To czas na wdrożenie procedur, przetestowanie oprogramowania i przyzwyczajenie zespołu do nowych zasad.
Od 1 stycznia 2027 roku sytuacja zmienia się diametralnie. Za nieterminowe przesłanie faktury do KSeF grożą sankcje sięgające nawet 100% kwoty VAT wykazanego na dokumencie. Warto więc potraktować ten rok jako ostatnią okazję do spokojnego przygotowania się, a nie jako przyzwolenie na ignorowanie terminów.
FAQ
Czy mogę wystawić fakturę offline bez certyfikatu KSeF typu 2?
Nie. Certyfikat jest niezbędny do wygenerowania kodu QR „CERTYFIKAT", bez którego faktura wystawiona poza systemem nie ma mocy prawnej.
Jak sprawdzić, czy KSeF działa?
Oficjalne komunikaty o planowanych przerwach i awariach publikowane są w BIP MF oraz przez interfejs API systemu.
Czy faktura wystawiona w trybie offline jest ważna, zanim trafi do KSeF?
Nabywca fizycznie otrzymuje dokument przed nadaniem numeru KSeF, jednak prawo do odliczenia VAT uzyskuje dopiero w momencie skutecznego przesłania faktury do systemu i nadania jej numeru KSeF. Do tego czasu transakcja jest traktowana jako nieudokumentowana.
Czy fakturę korygującą można wystawić w trybie offline?
Tak, ale dopiero po tym, jak faktura pierwotna otrzyma numer KSeF. Korektę do faktury offline wystawia się i przesyła do systemu na takich samych zasadach jak fakturę pierwotną.
