Właściciel biura rachunkowego po pierwsze powinien lubić ludzi i nie traktować klientów jak piąte koło u wozu. A po drugie musi umieć dobierać pracowników. Dlaczego to takie ważne? Dowiesz się z wywiadu, który przeprowadziliśmy z udziałem Agaty Kowalczyk.
Właściciel biura rachunkowego nie może traktować klientów jak petentów
Kim jest Agata Kowalczyk?
Agata Kowalczyk to właścicielka Biura Rachunkowego Spinacz, które prowadzi w Zamościu. Zanim uruchomiła własny biznes, siedemnaście lat przepracowała w Urzędzie Skarbowym w różnych działach podatkowych.
Zaczynała od ewidencji działalności gospodarczych, przez podatek VAT i PIT i kontrolę podatkową, a ostatnim działem, do którego trafiła, były sprawy karno-skarbowe.
Więcej na fanpage Biura Rachunkowego Spinacz
Scanye: Czy praca w Urzędzie Skarbowym przygotowała panią do prowadzenia własnego biura rachunkowego?
Agata Kowalczyk: Zdecydowanie tak. Pracując w Urzędzie Skarbowym, spotykałam się z rozmaitymi problemami podatników. Czasami trafiały do mnie sprawy już po rozstrzygnięciach lub po decyzjach podatkowych i wtedy musiałam ocenić, czy dany podatnik dopuścił się wykroczenia lub przestępstwa, a jeśli tak, nałożyć na niego karę. Nie było to łatwe i w efekcie robiło mi się żal tych osób.
W końcu zdałam sobie sprawę, że jestem po niewłaściwej stronie, bo prawidłowe rozliczanie podatków zależy od pomocy, jaką podatnik uzyska w biurze rachunkowym. A często bywa tak, że podatnik nie otrzymuje w swoim biurze wystarczająco rzetelnego wsparcia. W efekcie zostaje sam z problemem i trafia do działu karno-skarbowego. To sprawiło, że postanowiłam odejść i stanąć po drugiej stronie. I dziś obsługuję wielu klientów, których sprawy karno-skarbowe niegdyś załatwiałam.
Scanye: Nie było pani żal odejść z bezpiecznej posady? Przecież tak postrzega się urzędnicze stanowiska.
Nie. Chociaż pracuję w małym mieście, bo właśnie taki jest Zamość, gdzie trudno o pracę, a praca w Urzędzie Skarbowym jest prestiżowa. I faktycznie moje środowisko zastanawiało się, dlaczego odchodzę, skoro mam ciepłą posadę, którą mogę piastować do emerytury. Ale nie było mi żal, bo w Urzędzie Skarbowym pracowało się, i w dalszym ciągu się pracuje, schematycznie. Zmieniają się podatnicy, zmieniają się sprawy, ale właściwie nic się tam nie dzieje. Znudziłam się tą pracą.
Scanye: Przypuszczam, że musiała pani zebrać się na odwagę, by odejść.
Tak. To był krok w jedną stronę, bo do poprzedniego miejsca pracy się nie wraca.
Scanye: Jak zatem zebrać w sobie odwagę i uruchomić własne Biuro Rachunkowe?
Odeszłam z Urzędu Skarbowego dzięki wsparciu mojego męża, który niestety zmarł pół roku temu. Był wspaniałym człowiekiem i muzykiem. Poznałam go 9 lat temu, czyli wtedy, gdy nosiłam się z zamiarem uruchomienia własnego biura rachunkowego. Mąż dodał mi skrzydeł i zrobiłam krok naprzód. Bez jego pomocy pewnie bym się nie zdecydowała. Ale powiedział, żebym robiła to, co nakazuje mi serce. To była bardzo dobra decyzja.
Scanye: Przypomina pani sobie pierwsze tygodnie po przejściu na swoje?
Oj, pierwsze tygodnie wyglądały fatalnie. Pracując w Urzędzie Skarbowym, nie można w jakikolwiek sposób dorabiać do pensji, ponieważ jest się urzędnikiem państwowym i ustawa tego zakazuje. Nie miałam więc żadnej bazy klientów. Ale wiadomo, że wszyscy mamy znajomych, a znajomi wiedzieli, że uruchomiłam działalność gospodarczą i dzięki ich pomocy, drogą pantoflową pozyskałam pierwszych klientów.
A biuro otworzyłam pod klubem jazzowym, bo było to najtańsze miejsce, które mogłam wybrać. Problem w tym, że do mojego biura nie dochodziło światło słoneczne, więc musiałyśmy z moją pracownicą pracować przy dwóch lampkach, żeby cokolwiek dojrzeć na dokumentach. Ale początki nie trwały długo. Bo pół roku później biuro nabrało rozpędu i tylko upewniłam się w słuszności swojej decyzji.
Scanye: W jaki sposób uruchomić mechanizm poczty pantoflowej? I jak prosić znajomych o rekomendacje?
Zaczynałam 9 lat temu i wtedy media społecznościowe nie działały w taki sposób, w jaki działają dziś. I gdybym miała polecić innym przedsiębiorcom, jak pozyskiwać klientów, podpowiedziałabym, aby robili to za pośrednictwem Facebooka i własnej strony internetowej. Co prawda, sama jej nie posiadam, ale to wyłącznie efekt tego, że nie mam czasu jej zrobić. Poza tym, gdy zaczynałam, strona internetowa nie była konieczna. Powtarzałam więc „zrobię ją za rok” i tak mijał kolejny rok, i kolejny.
Scanye: Co obok pozyskiwania klientów jest trudne w prowadzeniu biura rachunkowego?
To zależy. Mogę powiedzieć, że żadna szkoła nie przygotowuje nas do prowadzenia biura podatkowego. Egzamin nie spowoduje, że nabędziemy praktykę i nie będziemy mieć problemów w prowadzeniu biznesu. Praktyka uczy najlepiej. Wiem, bo w teorii spotykałam się z różnymi sprawami, które nijak miały się do rzeczywistości albo ze sprawami, o których nawet w teorii nie przeczytałam. I tu przydało się moje doświadczenie w pracy w Urzędzie Skarbowym. Tam bowiem poznałam właścicieli innych biur rachunkowych, którzy zaczynali w latach dziewięćdziesiątych, i prosiłam ich o pomoc. To dzięki ich wsparciu dowiedziałam się chociażby, w jaki sposób przechowywać dokumenty, co pozornie wydaje się proste, ale na początku działalności młody właściciel nie wie, czy przechowywać je w segregatorach, czy gromadzić miesięcznie, rocznie i czy dokumenty podatkowe trzymać oddzielnie i tak dalej.
Scanye: Mówi się, że Polacy są nieufni. Zastanawiam się zatem, jak przekonała pani konkurentów, by pani pomogli.
Nie wszyscy są tacy. Oczywiście ludzie na ogół boją się swojej konkurencji, ale biuro podatkowe, które działa na rynku od lat i ma się dobrze, nie musi obawiać się biura, które dopiero zaczyna. Sama wspieram mojego byłego pracownika, który pracował dla mnie przez 3 lata, a teraz prowadzi własne biuro rachunkowe. I nie postrzegam go jako konkurenta, bo dłużej jestem na rynku. Dlatego mu pomagam. Wiem też, że jeśli pracownik ma odpowiedni charakter, to prędzej czy później odejdzie ode mnie i założy własny biznes. Uważam, że takiemu młodemu człowiekowi należy pomóc.
Scanye: Jaki więc charakter powinien mieć właściciel biura rachunkowego?
Przede wszystkim powinien lubić ludzi – to podstawa. Nie można traktować klienta jak petenta. Klienci oczekują, że potraktujemy jego działalność priorytetowo, no bo dla niego ona jest najważniejsza. I tak traktuję każdego swojego klienta, niezależnie czy przynosi pięć, czy pięćset faktur lub czy zarabia miesięcznie 2 tysiące, czy 200 tysięcy złotych. Dla mnie nie ma to znaczenia. Po drugiej stronie jest człowiek, do którego muszę dotrzeć i u którego muszę zdobyć zaufanie. Czasami przychodzą do mnie klienci z konkurencyjnych biur i mówią, że nikt z nimi nie rozmawia. Uważam to za błąd. Nie należy traktować klientów jak piąte koło u wozu.
Scanye: A umiejętności? Jakie powinien posiadać właściciel biura rachunkowego?
Na przykład umiejętność doboru pracowników. To zawód szczególnej troski o tajemnicę zawodową, więc dobór pracowników jest bardzo ważny. O podatkach możemy rozmawiać wszędzie. Przy ognisku. Przy obiedzie. Wszędzie. Ale nie możemy rozmawiać o podatnikach. Musimy zachować szczególną ostrożność, jeśli o nich chodzi, bo ci ludzie powierzają nam swoje pieniądze i tajemnice zawodowe. Czasami trudno znaleźć pracowników, którzy na tyle utożsamiają się z biurem, że przestrzegają tajemnicy zawodowej.
Scanye: Jak pani rozpoznaje wśród kandydatów, że mają tę umiejętność lub cechę?
Bardzo szybko można poznać się na człowieku. Ja robię to przez obserwację. Obserwuję nowo przyjętą osobę do zespołu, nasłuchuję jakie pytania zadaje, jak rozmawia ze współpracownikami i tak dalej. Po dwóch tygodniach wiem, czy ta osoba u mnie zostanie, czy nie.
Dwa tygodnie to krótko. Zwykle okresy próbne trwają trzy miesiące.
Proszę mi wierzyć, dwa tygodnie to wystarczający czas.
I jeśli taka osoba się nie sprawdza, daj jej pani drugą szansę?
Nie.
Scanye: Co jest pani ulubionym zajęciem jako właściciela biura rachunkowego?
Lubię, gdy zbliża się dwudziesty i jest takie poruszenie wśród zespołu: zdążymy, czy nie zdążymy, czy klient doniesie dokumenty, czy nie doniesie? Komu trzeba się przypomnieć, kogo trzeba zmobilizować? Lubię ten moment.
Przypuszczam, że niewielu właścicieli biur rachunkowych podziela pani zamiłowanie. Dlaczego lubi pani ten moment?
Chodzi o biurową adrenalinę. Jest ciężko, ale po wszystkim mówimy sobie: „zdążyliśmy, daliśmy radę”. I potem zaczyna się to samo.
Scanye: Co można zrobić, aby biuro rachunkowe zarabiało więcej? Jak skalować taki biznes?
Dla mnie dobrym podejściem jest uruchamianie biur w innych miastach lub w innym punkcie w tym samym mieście. Zależy to oczywiście od wielkości miasta. W Zamościu nie miałoby to sensu, bo to małe miasto. Niemniej zbudowanie sieci biur rachunkowych jest świetnym pomysłem, przy czym trudnym w realizacji, bo trzeba stworzyć nową bazę klientów. I w ten sposób, jeszcze przed śmiercią męża, chciałam rozwijać swój biznes. Pierwszy punkt zamierzałam postawić w Gdańsku, gdzie mieliśmy mieszkanie.
Scanye: Skoro przymierzała się pani do realizacji tego pomysłu, to pewnie miała pani plan. Może pani o nim opowiedzieć?
Plan był prosty. Do nowo powstałego biura należało oddelegować dwóch pracowników, zatrudnić kolejnego z Gdańska i współpracować z klientami na skanach dokumentów. Oczywiście trzeba by było rozreklamować nowy oddział, bo rekomendacje nie dotarłyby pocztą pantoflową. I to biuro miało być skierowane do małych podmiotów.
Scanye: Dlaczego akurat do małych?
Zauważyłam, że konkurencja traktuje małe podmioty na zasadzie „Mała firma? Nie biorę”. Dlaczego? Ano dlatego, że potencjalnie mniej pieniędzy można zarobić na takim kliencie. Ale z drugiej strony mniejsza firma to prostszy klient i mniej skomplikowana obsługa, a co za tym idzie – kadra księgowych może być mniej doświadczona. Chciałam wykorzystać tę obserwację.
Scanye: Czy warto, aby biuro rachunkowe w czymś się specjalizowało?
Trudno powiedzieć. Niemniej przypuszczam, że zależy to od regionu. Tutaj, na naszym terenie, nie widzę takiej możliwości. Bo żeby specjalizować się na przykład w podmiotach prowadzących transport lub prowadzących handel, musiałoby być ich znacznie więcej. Być może w większych miastach to dobra strategia.
Scanye: Na koniec chciałbym poruszyć jeszcze jeden wątek. Jak pani wypoczywa po ciężkim dniu pracy?
Typowo. Czytam książki, mam własną działkę, psy i koty. Słucham muzyki. Mój mąż zostawił po sobie wiele wspaniałych utworów. Tak się relaksuję.
Dziękuję za rozmowę.
Ja również.
