Postanowiliśmy wyciągnąć szklaną kulę i sprawdzić jak tegoroczne trendy wpłyną na branżę księgową w 2023 roku. Wspólnie z naszymi bohaterkami zastanowimy się czy automatyzacja procesów obejmuje wszystkie Biura Rachunkowe, jak Księgowe postrzegają nadchodzący KSeF, czy w końcu jest szansa na pozbycie się nadgodzin oraz jak dużo pracowników Biur Rachunkowych przebranżowi się, w poszukiwaniu spokoju i braku chaosu.
Spis treści:
Czy zdalna księgowość to must have w 2023 roku?
Nie da się ukryć, że w wyniku covidowych izolacji sporo Księgowych zwróciło się ku pracy online. Nieograniczanie się kilometrami, szybsza droga przekazywania dokumentów oraz praca z każdego miejsca na ziemi, stała się praktycznie normą.
Dlatego zastanawiamy się czy w 2023 roku zdalna księgowość wciąż będzie trendem, czy może przywiązanie do tradycyjnej formy powróci jak bumerang?
Moim zdaniem biura powinny działać zdalnie, tak jak działam ja. Praca jest o wiele szybsza, łatwiejsza i tańsza. Jestem otwarta na klientów z całej Polski - opowiada Beata Zawalich, twórczyni profilu @inwestownia na Instagramie oraz Facebooku - Oczywiście kontakt osobisty też jest ważny, poznanie klienta oraz jego potrzeb, ale w czasach tak rozwiniętej technologii nie widzę żadnego problemu, żeby dogadać się z Klientem z drugiego końca Polski. Zdecydowanie wolę pracę zdalną! - celnie podsumowuje.
Podobne spostrzeżenia towarzyszą Edycie Ogrodowiak i Barbarze Gajos, które pod nazwą @księgowi_specjaliści znajdziemy zarówno na Instagramie jak i Facebooku:
Zdalna forma księgowości to must have od dłuższego czasu, a już na pewno od czasu covida. Jest to wygodne zarówno dla biura, jak i dla Klientów, którzy coraz bardziej cenią sobie czas i wygodę. W kwestii dokumentów preferujemy digitalizację, ale lubimy też spotkania z Klientami, więc faktury w skanach, ale kawa już w offlajnie - dodają.
Czy w takim razie wszystkie Księgowe korzystają z formuły pracy zdalnej? Nic bardziej mylnego! Małgorzata Starownik, twórczyni profilu na Instagramie @bizzy.easy przyznaje, że nie wyobraża sobie całkowicie zrezygnować z prowadzenia swojego Biura Rachunkowego stacjonarnie:
W moim przekonaniu, idealnym rozwiązaniem jest księgowość hybrydowa. Kontakt z Klientem, przekazywanie dokumentów do Biura Rachunkowego w formie skanów jest oszczędnością czasu dla zabieganych Przedsiębiorców, ale również ułatwieniem pracy dla Księgowych. Dostęp do skanów dokumentów jest dużym plusem, ale na chwilę obecną, nie wyobrażam sobie jednak całkowitej rezygnacji z prowadzenia biura stacjonarnie - opowiada nam rozmówczyni.
Nadgodziny w Biurze Rachunkowym - relikt przeszłości?
Nadgodziny w branży księgowości zawsze budzą wiele sprzecznych emocji. Część pracowników Biur Rachunkowych uważa, że to kwestia lepszej organizacji, część przestaje z tym walczyć, ponieważ nie widzi najmniejszej szansy na poprawę, a reszta uważa, że to nieodłączny element pracy w tym zawodzie. Zatem czy w nowym roku jest cień szansy na poprawę jakości pracy i zminimalizowanie liczby nadgodzin?
Myślę, że niestety nie. Prace legislacyjne nie zwalniają, boleśnie odczuwamy skutki niedoróbek w ustawach podatkowych, które przepychane są kolanem, bez większych konsultacji. Cały ten ciężar skupia się na Przedsiębiorcach i na pracownikach w działach finansowo – księgowych. Każdą sytuację gospodarczą musimy rozpatrywać w tak wielu aspektach, że zaczyna się to robić strasznie uciążliwe. Ciężko sobie nawet wyobrazić pod iloma aspektami weryfikowana jest każda jedna faktura. Dlatego uważam , że żaden system nie jest na tyle rozwinięty by przejąć te wszystkie funkcje - dodaje Marta Szczepańska, twórczyni profilu na Instagramie @pani_od_rachunkow.
Katarzyna Gomółka, która prowadzi profil na Instagramie @poprostuvat, zauważa, że nadgodziny to niestety problem złożony:
Na to czy występują nadgodziny składa się mnóstwo różnych elementów, takich jak np. dostarczenie dokumentów przez Klientów po terminie, niekorzystnie „wypadające” terminy podatków w danym miesiącu. Dlatego w niektórych miesiącach tych nadgodzin jest bardzo dużo, zaś w innych okazuje się, że nie ma ich prawie w ogóle - dodaje Księgowa - Na pewno ogromne znaczenie ma organizacja pracy oraz wyznaczanie priorytetów czy korzystanie z systemów usprawniających pracę, np. technologii OCR - dzięki zastosowaniu tych elementów zwiększa się szansa, aby nadgodzin w księgowości było jak najmniej - opowiada.
Ciężkie pytanie. Niestety nie jestem w stanie przewidzieć co nam przyniesie rząd. Patrząc na ostatnie zmiany, ciągle dochodzi nam dodatkowej pracy. Podstawą dobrego Biura Rachunkowego jest dobra organizacja i samodyscyplina. Oczywiście dużym atutem jest program księgowy, który aktualizuje przepisy i jest intuicyjny dla Klienta - zauważa Beata Zawalich.
Niestety, jeśli chodzi o problem nadgodzin, Małgorzata Starownik nie jest dobrej myśli:
Nadgodziny są stale wpisane w zawód księgowego. Praca w księgowości, jest pracą pod termin. Przy prowadzeniu Biura Rachunkowego, a tym samym rozliczaniu mnogiej ilości Klientów, zwłaszcza w okresie sprawozdawczym, wydaje się być niemożliwe zamknięcia miesiąca bez spędzenia dodatkowego czasu w pracy. Korzystanie z nowych technologii przyspiesza pracę, ale jeszcze nie zniwelowało nadgodzin - zauważa ze smutkiem.
Ciekawą perspektywę mają Edyta Ogrodowiak i Barbara Gajos:
Uważamy, że nadgodziny w Biurze Rachunkowym, to kwestia wyboru i organizacji. Jeśli nie trzeba będzie szukać rozwiązań w chaosie legislacyjnym i ciągłych zmianach, to będziemy mogli spokojnie świadczyć usługi naszym Klientom. Tego mocno życzę nam, każdej właścicielce oraz każdemu właścicielowi Biura Rachunkowego. Ratunkiem dla wielu może być wprowadzenie rozwiązań technologicznych i automatyzacji, wspomagające powtarzalne czynności, których wykonujemy naprawdę sporo - podkreślają zgodnie.
Automatyzacja procesów - szansa czy zagrożenie?
Można śmiało stwierdzić, że wszechobecna automatyzacja procesów księgowych dotyczy już większości Biur Rachunkowych. Nowoczesne programy, technologie OCR czy aplikacje usprawniające kontakty z Klientami to chleb powszedni dla każdej Księgowej. Jesteśmy ciekawi czy nagła oraz szybka automatyzacja jest dla naszych Bohaterek szansą na łatwiejszą pracę czy może spoglądają na nią niepewnym okiem, traktując ją jako zagrożenie?
Automatyzacja procesów księgowych traktujemy jako szansę i pomoc. Jest to droga, na którą trzeba wejść i… już nie ma odwrotu ! To, co dzieje się w naszej branży jest wręcz fascynujące! Dla każdego, kto nie lubi nudy, jest elastyczny i nastawiony na szukanie rozwiązań, to jest to praca marzeń - podsumowują Edyta Ogrodowiak i Barbara Gajos.
Chcesz podnieść ceny w Biurze Rachunkowym?
Absolutnie jako pomoc, najprostsze czynności są już od dłuższego czasu zautomatyzowane w większości biur. Natomiast niezbędni zawsze będą specjaliści, którzy znają przepisy, posiadają odpowiednią umiejętność przestrzennego myślenia by zwizualizować sobie jak dana sytuacja gospodarcza zostanie odzwierciedlona np. w bilansie. Nie mam poczucia by maszyny były w stanie zastąpić człowieka, przynajmniej nie w naszym kraju - podkreśla Marta Szczepańska.
Katarzyna Gomółka również widzi w tym ogromną szansę i ułatwienie pracy:
Uważam, że jest to ogromna pomoc dla Księgowych w ich codziennej pracy! Dzięki wcześniej wspomnianym już systemom OCR, oszczędza się czas za pomocą zautomatyzowanego wprowadzania danych z faktur kosztowych, rachunków czy dokumentów rozliczeniowych do systemu. Automatyzacja pozwala na zaoszczędzenie czasu, który można wykorzystać m.in. na zwiększenie jakości świadczonych usług naszym Klientom - opowiada.
Zmiany, zmiany, zmiany…
Słowo odmieniane przez wszystkie przypadki w branży księgowości. Nie raz spowodowało szybsze bicie serca i nerwowy uśmiech. Zmiany są nieodłącznym elementem w życiu zawodowym. Pomagają się rozwijać, wykształcić nowe umiejętności, o ile wprowadzane są mądrze i przemyślanie, dając czas na zastosowanie i przyzwyczajenie się do nich. Niestety Księgowe nie mają takiej możliwości. Zmiany w przepisach często wprowadzane są chaotycznie oraz bez namysłu. W związku z tym zadajemy sobie pytanie czy w 2023 roku branża księgowa wytrzyma dalsze zmiany? A może scenariusz zamykających się Biur Rachunkowych wcale nie jest tak odległy?
Myślę, że Księgowe i Księgowi to twarde sztuki, ludzie o mocnych nerwach. Zmiany tak naprawdę były i będą, więc moim zdaniem nie ma co się obrażać na każdą nową zmianę, co prawda z Nowym Ładem przesadzili. Myślę, że każdy Księgowy jest przygotowany na zmiany, a w szczególności na przełomie roku. Moim zdaniem jest to rozwijające, dzięki temu nie zamykamy się na powtarzalnych czynnościach, a praca w tej branży rzadziej powoduje wypalenie - optymistycznie dodaje Beata Zawalich.
Podobnego zdania jest Małgorzata Starownik:
Moim zdaniem, branża księgowa się dostosuje, ewoluuje. Nie ma obecnie technologii która zastąpi kompetencje i szeroką wiedzę specjalisty. Nowe rozwiązania technologiczne czy informatyczne stanowią pomoc w wykonywaniu obowiązków, a nie przeszkodę czy czynnik który zagrażał by instetniu Biur Rachunkowych - podkreśla Księgowa.
Nieco inne, mniej optymistyczne zdanie ma Marta Szczepańska:
Znam wiele historii firm szukających na już obsługi Biur Rachunkowych, ponieważ ich wewnętrzne działy księgowe rozpadały się wraz z każdą nowelizacją przepisów podatkowych - zauważa - Wiele osób z doświadczeniem postanowiło przejść na wcześniejszą emeryturę, a młode osoby przebranżowiły się nie czując spełnienia w zawodzie. Trzeba zauważyć, że jeśli ciągle towarzyszy ci uczucie niepewności, ciężko znaleźć satysfakcję w pracy. Wraz z nakładaniem kolejnych obowiązków raportowych, nie sposób się dziwić, że atrakcyjność tego zawodu maleje - opisuje.
Uważamy, że spora część Biur Rachunkowych nie wytrzyma dalszych zmian. Kolejne lata pokazują jak rynek usług księgowych się kurczy. Już od wprowadzenie plików jpk, poprzez COVID i tarcze, które trzeba było wprowadzać z dnia na dzień, no i oczywiście Nowy Ład - wszystkie te rewolucje powodowały, że biura były bardzo mocno obciążone. Scenariusz kolejnych zamknięć nie jest zbyt odległy, ponieważ już się to dzieje na naszych oczach - opowiadają Edyta Ogrodowiak i Barbara Gajos.
KSeF kolejną “dobrą zmianą”?
Wielkie plany i jeszcze większa niewiadoma, tak w dużym uproszczeniu można przedstawić nadchodzący milowymi krokami Krajowy System e-Faktur. Rewolucyjna zmiana w świecie księgowym, która wprowadzona w odpowiedni sposób może przyczynić się do pozytywnych zmian. Poszukujemy odpowiedzi na pytanie jak Księgowe zapatrują się na KSeF w nowym roku.
Myślę, że samo wprowadzenie tego systemu,na początku może przysporzyć trochę trudności, jak to z różnymi aktualizacjami systemów bywa. Jednak docelowo uważam, że rozwiąże wiele kwestii związanych z np. duplikatami faktur czy też ich archiwizacją. Jest to kolejny krok na drodze automatyzacji księgowości i ujednolicenia obrotu dokumentami - uważa Katarzyna Gomółka.
Każda zmiana z początku jej wprowadzenia jest czasochłonna. Przewiduje, że w pierwszych miesiącach działania, zanim niektórzy klienci przyzwyczają się do używania KSeF, będzie trudniej. Jednak z drugiej strony praca na wygenerowanych przez system KSeF plikach z fakturami zarówno sprzedażowymi i zakupowymi powinna być mniej czasochłonna - zastanawia się Małgorzata Starownik.
Edyta Ogrodowiak i Barbara Gajos słusznie zauważają, że Krajowy System e-Faktur budzi wątpliwości i nasuwa wiele pytań:
Idea rozwiązania jest zrozumiała i jak najbardziej może ułatwić wiele rzeczy. Jak zwykle problemem może być wdrożenie i niedopracowanie szczegółów. Mamy Klientów, którzy całkiem niedawno zaczęli korzystać z takich rzeczy jak bankowość elektroniczna, profil zaufany czy programy do wystawiania faktur. Dla wielu będzie to naprawdę spore wyzwanie - dodają
- Problemem dla biur mogą być na pewno początki KSeF - kto przygotuje przedsiębiorców? Kto przeprowadzi akcje informacyjne? Kto odpowie na wszelkie początkowe wątpliwości? Dołożenie tej odpowiedzialności spowoduje na pewno konieczność obsługi dodatkowych procesów w biurach rachunkowych. Patrząc jednak na KSeF w dłuższej perspektywie, jesteśmy optymistkami i myślimy, że będzie usprawnieniem dla Biur Rachunkowych - podsumowują.
Beata Zawalich ma zupełnie inne zdanie:
W tym przypadku nie mam za dobrego zdania. Myślę, że jest to beznadziejny pomysł i mam nadzieję, że będzie on przekładany... Niestety przysporzy to więcej problemów. W szczególności jeśli Klient będzie sam wystawiał dokument sprzedaży i nastąpi pomyłka, to odkręcenie tej sytuacji znowu będzie się wiązało z papierologią i stratą czasu - zauważa.
Wybiegając w przyszłość
Czas pokaże nam czy nowy rok będzie łatwiejszy i spokojniejszy dla Księgowych. Czy ilość nowych przepisów, coraz większej automatyzacji, przygotowań do Krajowego Systemu e-Faktur nie sprawi, że branża księgowa będzie wystawiona na wielką próbę i ponownie nadludzki wysiłek. Mamy ogromną nadzieję, że tym razem będzie inaczej, dlatego zapytaliśmy naszych bohaterek jak widzą siebie i swoją pracę w grudniu 2023 roku.
W bieżącym roku stawiam na księgowość i klientów on-line. Nie zamierzam jednak rezygnować z pracy stacjonarnej. Za to chcę możliwie maksymalnie usprawnić procesy obsługi on-line w swoim biurze, tak aby Klient czuł się zaopiekowany oraz zadowolony z obsługi - zdradza nam swoje plany Małgorzata Starwonik.
W bieżącym roku stawiam na księgowość i klientów on-line. Nie zamierzam jednak rezygnować z pracy stacjonarnej. Za to chcę możliwie maksymalnie usprawnić procesy obsługi on-line w swoim biurze, tak aby Klient czuł się zaopiekowany oraz zadowolony z obsługi - zdradza nam swoje plany Małgorzata Starwonik.
Pod koniec roku chciałabym widzieć jak moje Biuro Rachunkowe prężnie działa i się rozwija, dzięki czemu będę czuła satysfakcję z wykonywanej pracy. Chciałabym także jeszcze bardziej rozwinąć moje konto na Instagramie, na którym pokazuję, że VAT nie jest taki straszny jakby się wydawało i naprawdę można go zrozumieć, a nawet polubić - opowiada nam Katarzyna Gomółka.
Marta Szczepańska ma nadzieję, że ten grudzień będzie inny niż poprzednie. Nadmiar zawodowych obowiązków nie sprzyjał odpoczynkowi i świątecznej atmosferze:
Grudzień każdego roku jest bardzo trudny. Mamy mało czasu, a spieszymy się, aby w spokoju spędzić święta w rodzinnym gronie. Z przykrością stwierdzam, że żaden grudzień w mojej karierze zawodowej, która trwa już 14 lat, nie był łatwy dla mnie łatwy - podkreśla.
Zmiany podatkowe 2023. Czy wiesz jak się przygotować?
Za to Beata Zawalich ma nadzieję, że do grudnia znacznie rozwinie Biuro Rachunkowe:
Mam nadzieję, że w grudniu moje biuro nabierze jeszcze większego rozpędu ! Na tę chwilę obsługuje JDG, ale mam nadzieje, że zajmę się też fundacjami i spółkami. Moim marzeniem jest stworzenie fajnego miejsca dla Klientów oraz pracowników. Chciałbym stworzyć zgrany zespół wesołych ludzi, którzy pomogą mi stworzyć “INWESTOWNIE” - czyli miejsca, które pomoże innym rozwijać swoje biznesy oraz przełamie strach przed przejściem na "swoje" czy złamie strefę komfortu zwaną "etatem" - wypunktowuje.
Prowadząc biuro już niemal 10 lat, mogę zaryzykować stwierdzenie, że każdy kryzys to nowa szansa. Przetrwają jednostki, które szybko się uczą, analizują swoje biznesy i dostosowują do nowych sytuacji. Dotyczy to oczywiście zarówno Biur Rachunkowych jak i wszystkich innych Przedsiębiorców. Grudzień 2023 widzimy w naszym biurze jako optymalny balans intensywnej pracy z tradycyjną przerwą świąteczno-noworoczną. W 2023 skupimy się na optymalizacji procesów i przygotowaniu do zmian, aby w kolejny rok wejść z możliwie największym spokojem - stwierdzają Edyta Ogrodowiak i Barbara Gajos.
Komentarzy do tekstu udzieliły:
Barbara Gajos – Przedsiębiorczyni oraz współzałożycielka Biura Rachunkowego “Księgowi Specjaliści”. Posiada Certyfikat Księgowy i wieloletnie doświadczenie, jest niekwestionowaną miłośniczką tabelek. Na co dzień w gąszczu przepisów odnajduje rozwiązania najkorzystniejsze dla Klientów. Prywatnie wielka fanka ogrodów i odpoczynku. Współtwórczyni profilu “Księgowi Specjaliści” na Facebooku, Instagramie oraz Tik Tok-u.
Beata Zawalich – Z zawodu techniczka- ekonomistka, a dodatkowo licencjonowana samodzielna Księgowa. Prowadzi mały biznes online na Instagramie oraz Facebooku – “INWESTOWNIA”, czyli usługi księgowo-biurowe. Towarzyszy Klientom od początku drogi i prowadzi ich, służąc wsparciem oraz merytoryczną wiedzą. W ramach hobby uwielbia malować i razem z mężem chodzić na treningi. Opisuje się jako “artystyczna dusza a nie Księgowa w garsonce”, co tylko potwierdza sposób prowadzenia jej profilu na Instagramie.
Edyta Ogrodowiak – Przedsiębiorczyni oraz współzałożycielka Biura Rachunkowego “Księgowi Specjaliści”. Posiada wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu projektami, analizie biznesowej i bankowości. Organizatorka i pasjonatka rozwoju osobistego. Negocjacje i rozwiązywanie problemów to jej żywioły, a praca z ludźmi daje najwięcej satysfakcji. Współtwórczyni profilu “Księgowi Specjaliści” na Facebooku, Instagramie oraz Tik Tok-u.
Katarzyna Gomółka – Księgowość to jej największa pasja. Od wielu lat nieustannie ją rozwija, pracując jako Księgowa, a także jako właścicielka Biura Rachunkowego. Od roku prowadzi profil na Instagramie oraz Facebooku “PO PROSTU VAT”, na którym pokazuje jak zrozumieć podatek VAT. Prywatnie pasjonuje się botaniką i kolekcjonuje rośliny.
Małgorzata Starownik – Prowadzi Biuro rachunkowe stacjonarnie i on-line. Posiada certyfikat głównej księgowej. W wolnych chwilach poświęca czas na podróżowanie oraz odkrywanie różnych kultur. Z pasją i zaangażowaniem prowadzi konto na Instagramie pod nazwą “bizzy.easy”.
Marta Szczepańska – Księgowa, która opisuje się słowami: “Rachuję, księguję i nie krępuję się o tym mówić”. Prowadzi własne Biuro Rachunkowe w Poznaniu od 14 lat. Jako “Pani od Rachunków” na Instagramie i Tik Tok-u przystępnie pisze i mówi o finansach.Jest mamą ze smykałką do przedsiębiorczości. Lubi tańczyć, montować filmiki, dbać o ciało (siłownia) i umysł (zdecydowanie mindset).
