Wraz z wejściem w życie rewolucji, jaką jest KSeF, pojęcie elektronicznego fakturowania zostało właściwie zdefiniowane na nowo. Nowy system oferuje cały szereg możliwości. Lecz żeby w pełni móc z nich korzystać, niezbędne jest ich zrozumienie. Z myślą o każdym potencjalnym użytkowniku KSeF-u, stworzyliśmy SŁOWNIK NAJWAŻNIEJSZYCH POJĘĆ. Możecie się z nimi zetknąć czytając na temat i korzystając z Krajowego Systemu e-Faktur.
Jest to program użytkowy, przeznaczony do wystawiania e-Faktur. Został udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia m.in. wystawianie i odbieranie faktur oraz ich podgląd. Aplikacja dostępna jest na tej stronie.
Elektroniczne Fakturowanie w KSeF
Proces elektronicznego rozliczania towaru lub usługi, poprzez przygotowanie dokumentu, czyli faktury ustrukturyzowanej. Proces ten kończy przesłanie e-faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.
Faktura Ustrukturyzowana
To faktura, która zawiera odpowiednie informacje określone w przepisach. Zapisana jest w konkretnym formacie XML. Format musi umożliwić poprawny odczyt i przetwarzanie danych zawartych w dokumencie. Faktury ustrukturyzowane można automatycznie przesyłać bezpośrednio pomiędzy różnymi programami komputerowymi.
Format XML
Powszechnie stosowany sposób cyfrowego zapisu danych w jednoznacznej i łatwej do przetwarzania komputerowego formie. Sam z siebie nie zakłada żadnego konkretnego rodzaju czy zakresu zapisywanych w nim danych. To jedynie sposób zapisu, na bazie którego tworzone są konkretne formaty służące do opisu konkretnych danych. Przykładami takich konkretnych formatów opartych na XML, z którymi księgowi spotykają się w swojej pracy, są JPK_VAT, JPK_FA czy – coraz częściej – właśnie faktura ustrukturyzowana z KSeF.
Format faktury ustrukturyzowanej XML
Określony przepisami konkretny, oparty na XML format zapisu treści faktury ustrukturyzowanej. Ułatwia zapisywanie, opłacanie, wyszukiwanie i przechowywanie faktur elektronicznych w firmach. Faktury ustrukturyzowane XML można generować za pomocą udostępnionej przez Ministerstwo Finansów Aplikacji KSeF. W przyszłości będzie to również możliwe za pomocą innych programów do wystawiania faktur.
Interfejs API
Udostępniany przez dany program komputerowy sposób na korzystanie z niego przez inny program komputerowy. Dzięki temu możliwa jest bezpośrednia integracja pomiędzy programami. Tak jak człowiek może korzystać z różnych programów za pomocą graficznego okna z przyciskami czy ekranu wyświetlanego na ekranie telefonu, program komputerowy może korzystać z innego programu za pomocą interfejsu API.
Integracja z KSeF
Krajowy System e-Faktur udostępnia interfejs API pozwalający innym programom (finansowo-księgowym, do fakturowania, wspierającym pracę biur rachunkowych itp.) na bezpośrednie połączenie. Dzięki temu użytkownik może wciąż korzystać z wygodnego oprogramowania, które zna i lubi, obsługując faktury ustrukturyzowane z KSeF w taki sam sposób, jak wszystkie pozostałe. Dlatego zespół Scanye integruje się z KSeF. Nasze biura rachunkowe będą mogły wygodnie obsługiwać wszystkie dokumenty swoich klientów w jednym miejscu, niezależnie od tego czy są papierowe, zeskanowane, czy pochodzą z Krajowego Systemu e-Faktur.
JPK
Czyli Jednolity Plik Kontrolny. Zbiórem danych firmy, które przedsiębiorcy zobowiązani są przekazywać do urzędu skarbowego. W przypadku faktur wystawionych poprzez Krajowy System e-Faktur nie ma obowiązku składania JPK_FA na żądanie organów podatkowych. Faktury wystawione w KSeF są już w systemie Ministerstwa.
Numer Referencyjny
Jest to indywidualny numer, który otrzymuje każda faktura ustrukturyzowana po wysłaniu do KSeF.Numer wskazuje datę i godzinę jej przetworzenia oraz umożliwia sprawdzenie statusu wysłanego dokumentu.
PEF
Platforma Ministerstwa Finansów do odbierania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi, a instytucjami budżetowymi. PEF nie jest nowym systemem, ale bardzo dużo użytkowników dowiaduje się o nim właśnie teraz. Co istotne, system ten nie jest tym samym co Krajowy System e-Faktur.
Samofakturowanie w KSeF
Tak jak faktury papierowe, fakturyustrukturyzowane również mogą być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę, jeżeli zostanie do tego upoważniony.
Schemat XSD
Techniczny plik opisujący w formalnym języku jaką strukturę (tzn. jakie dane, w jakiej kolejności i jak sformułowane) powinien mieć określony plik XML. To rodzaj zrozumiałej dla komputera instrukcji opisującej jak stworzyć poprawny plik w danym formacie. Ministerstwo Finansów udostępni schemat XSD faktury ustrukturyzowanej, dzięki czemu (z pomocą specjalnego programu komputerowego) możemy zweryfikować jej poprawność jeszcze zanim zostanie przesłana do KSeF.
Tajny, losowy i fizycznie niemożliwy do odgadnięcia ciąg znaków. Uprawniony użytkownik musi wygenerować go w systemie, żeby umożliwić wybranym przez siebie programom dostęp do KSeFw imieniu swojej firmy. Generuje się go raz i wpisuje w aplikacji, którą chcemy połączyć z Krajowym Systemem e-Faktur. Tokeny są ważne bezterminowo, chyba że użytkownik świadomie je unieważni.
Uwierzytelnianie
Wszyscy użytkownicy, którzy chcą skorzystać z platformy, muszą przejść ten proces. Uwierzytelnianie wymagane jest zawsze i bez względu na to, czy wykorzystywany jest zintegrowany z KSeF program komercyjny, czy oficjalna aplikacja udostępniona przez Ministerstwo. W obu przypadkach uwierzytelnianie będzie wyglądać trochę inaczej. Szczegółowy opis procesu uwierzytelniania zamieściliśmy w artykule poświęconym wystawianiu Faktury Ustrukturyzowanej.
Walidacja e-Faktury
Proces, podczas którego Krajowy System e-Faktur sprawdza, czy dana faktura ustrukturyzowana została uzupełniona prawidłowo i czy spełnia określone kryteria. Tylko poprawna walidacja pozwala na akceptację faktury przez system.
Wersje środowisk KSeF
Udostępnienie różnych wersji środowisk ma na celu umożliwienie użytkownikom przetestowania nowego rozwiązania i wprowadzanych w nich zmian bez narażania się na prawne konsekwencje błędów. Ma to szczególnie duże znaczenie dla twórców oprogramowania pracujących nad integracją z KSeF. Wyróżniamy trzy wersje środowisk w Krajowym Systemie e-Faktur:KSeF Wersja Testowa– umożliwia logowanie się dowolnymi danymi i wystawianie testowych faktur bez żadnych skutków prawnych.KSeF Wersja Demo – umożliwia logowanie się rzeczywistymi danymi i wystawianie testowych faktur bez żadnych skutków prawnych.KSeF Wersja Produkcyjna – umożliwia wystawianie i dostęp do prawdziwych faktur, które mają skutek prawny.Żeby skorzystać z każdego ze środowisk, należy się uwierzytelnić za pomocą Profilu Zaufanego, Elektronicznej Pieczęci czy wygenerowanego tokenu, przy czym w przypadku środowiska testowego dane autoryzacyjne nie są faktycznie sprawdzane i można podać dowolne.
Chcesz żeby Krajowy System e-Faktur nie miał przed Tobą żadnych tajemnic? Przygotuj się na nadchodzący KSeF z naszymi artykułami:
