W dzisiejszym świecie biznesu, Działy Księgowe stanowią kluczowy element przedsiębiorstw. Jednak, pomimo swojej fundamentalnej roli, napotykają one na szereg wyzwań, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność i płynność operacyjną firmy. Poniżej przedstawiamy pięć kluczowych problemów wewnętrznej księgowości, z którymi firmy borykają się na co dzień.
Spis treści:
Godziny ręcznego przepisywania faktur
Jednym z najgorszych problemów, z jakimi muszą się zmierzyć Działy Księgowe, to godziny ręcznego przepisywania faktur. Niewyraźne zdjęcia, pogniecione dokumenty i konieczność ręcznego wprowadzania danych generują nie tylko stres, ale także znaczne opóźnienia w codziennych operacjach księgowych. Dodatkowo, proces weryfikacji wprowadzonych informacji pochłania czas, który jak w każdej firmie, mógłby być przeznaczony na bardziej strategiczne zadania.
Bałagan w dokumentach
Kto chociaż raz próbował odszukać w archiwum dokumenty potrzebne na już, doskonale wie jakie to frustrujące i czasochłonne. Zagubione faktury często mogą prowadzić do opóźnień w rozliczeniach i komplikacji podczas przeprowadzania audytów. Rozwiązaniem tego problemu może być magazynowanie dokumentów w bezpiecznej chmurze, która pozwoli uniknąć niepotrzebnego zamieszania i poprawi dostępność do potrzebnych informacji.
Dlaczego Działy Księgowe wybierają Scanye?
Masz dość nadgodzin ?
Oszczędź 80% czasu na przetwarzaniu dokumentów w Twojej firmie. Scanye automatycznie odczytuje dokumenty z papieru, skanu, PDFow i KSEF. Księgowi kontrolują pracę, ale wykonują ja kilkukrotnie szybciej
Wszystkie dokumenty w jednym miejscu
Faktury, umowy Pracowników, potwierdzenia płatności, wyciągi bankowe – wszystko przechowuj w bezpiecznym segregatorze online – dostępnym dla Ciebie, Pracowników i Zarządu zawsze i wszędzie. W razie czynności sprawdzających potrzebne dokumenty przygotujesz za pomocą kilku kliknięć.
Łatwa komunikacja z Zarządem i Pracownikami
Zamiast dzwonić z pytaniami np. o koszty oraz „czego dotyczy faktura”, napisz wiadomość, na którą zarząd i pracownicy mogą szybko odpowiedzieć. Sprawdź czy wiadomość została odczytana i ciesz się ze wszystkich ustaleń w jednym miejscu.
Kontrola Dostępu
Scanye sprawia, że każdy z członków zespołu ma dostęp do wszystkich lub wybranych dokumentów, w zależności od potrzeb. A w razie kontroli wymagane faktury można znaleźć szybko i sprawnie
Integracja z KSeF
Dzięki Scanye znacznie łatwiej będzie zapanować nad fakturami otrzymywanymi i wysyłanymi do Krajowego Systemu e-Faktur, pilnować płatności od kontrahentów czy gromadzić faktury wystawiane poza systemem w jednym miejscu z KSeF-owymi. Sama integracja jest w pełni bezpieczna i pozwoli uniknąć przykrych kar związanych z wyciekiem danych.
Papierowy obieg faktur
W dobie nowoczesnych technologii korzystanie z papierowych dokumentów staje się coraz bardziej przestarzałe, szczególnie w działach wewnętrznej księgowości, gdzie dokumentacji jest wyjątkowo dużo. Sterty wygniecionych faktur paliwowych wysyłanych z różnych oddziałów, nie tylko generują dodatkowe i niepotrzebne koszty dostawy, ale również wprowadzają zbędny chaos do systemu księgowości. Przejście na księgowość online i skorzystanie z dedykowanego programu, może całkowicie wyeliminować ten problem, umożliwiając szybki i bezpieczny przepływ informacji między jednostkami organizacyjnymi. To nie tylko oszczędność czasu, ale także działanie proekologiczne – redukcja zużycia papieru pozytywnie wpływa na stan środowiska.
Panika związana z obowiązkowym wejściem KSeF
Widmo Krajowego Systemu e-Faktur oraz możliwe konsekwencje prawne związane z wprowadzeniem tego systemu, to spory problem wielu Działów Księgowych. Wdrożenie nowych regulacji często wiąże się z niepewnością i obawami dotyczącymi dostosowania obecnych systemów do nowych standardów. Dlatego właśnie to edukacja i komunikacja są kluczowe, żeby jak najbardziej zminimalizować panikę i sprawnie przejść przez cały proces adaptacji. Narzędzia, które integrują się z KSeF-em, mogą być w tym przypadku dobrym rozwiązaniem. Bezpieczna integracja, wszystkie dokumenty w jednym miejscu i kontrola nad płatnościami, zdecydowanie wpłyną na komfort i spokój wszystkich pracowników, a także zarządu.
Praca w Zespole i Transparentność
Wewnętrzna księgowość z reguły to nie jedna, a kilka osób zajmujących się finansami firmy. Pracując w większym zespole, często trudno jest utrzymać pełną transparentność. Dlatego wprowadzenie narzędzi do zarządzania projektami i środków komunikacji wewnątrz zespołu może poprawić współpracę i przepływ informacji. Rozwiązaniem tego problemu może być indywidualny dostęp dla każdego z pracowników do wszystkich lub wybranych dokumentów, w zależności od potrzeb.
Eliminacja tych pięciu kluczowych problemów wewnętrznej księgowości wymaga zrozumienia i skutecznego zarządzania procesami. Inwestycje w nowoczesne technologie, szkolenia pracowników oraz stosowanie odpowiednich narzędzi mogą znacznie ułatwić codzienną pracę Działów Księgowych, poprawiając efektywność i redukując stres związany z codziennymi wyzwaniami.
