Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wcale nie musi wiązać się z dodatkowymi obowiązkami czy zwiększonym nakładem pracy, a wymiana danych może przebiegać szybko i intuicyjnie. Jeśli zastanawiasz się czy samodzielnie rozpocząć wdrażanie do Krajowego Systemu e-Faktur, czy zaufać specjalistycznym programom finansowo-księgowym, które oferują integrację z KSeF, ten artykuł jest dla Ciebie!
Spis treści:
Co to jest KSeF i od kiedy będzie obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny umożliwiający m.in. wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktury ustrukturyzowane zostaną zapisane w postaci pliku elektronicznego w ustalonym, standardowym formacie XML. Korzystając z osobistego konta w KSeF, używając aplikacji od Ministerstwa Finansów lub innej aplikacji zintegrowanej z systemem, użytkownicy będą mogli wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane.
Z założenia Ministerstwa system zacznie być obowiązkowy w 2024 roku. Biorąc jednak pod uwagę doświadczenia z wprowadzania Jednolitego Pliku Kontrolnego oraz skalę przedsięwzięcia, jest całkiem możliwe, że zmiana będzie rozłożona w czasie i niektóre grupy podatników zostaną zobowiązane do stosowania KSeF-u wcześniej niż pozostałe.
Na czym polega integracja z KSeF?
Krajowy System e-Faktur udostępnia interfejs API pozwalający innym programom (finansowo-księgowym, do fakturowania, wspierającym pracę biur rachunkowych itp.) na bezpośrednie połączenie. Dzięki temu użytkownik może wciąż korzystać z wygodnego oprogramowania, które zna i lubi, obsługując faktury ustrukturyzowane z KSeF w taki sam sposób, jak wszystkie pozostałe.
Przygotowania do integracji z KSeF
Nowa platforma Ministerstwa Finansów w swoim założeniu ma umożliwiać tworzenie dokumentów zgodnie z określonym schematem XML oraz pozwalać na przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych po uwierzytelnieniu się w systemie.
Docelowo do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zmuszone zostaną wszystkie organizacje, zaczynając od mikroprzedsiębiorstw, a kończąc na wielkich korporacjach przetwarzających setki tysięcy faktur każdego miesiąca. Ani jednym, ani drugim nie będzie łatwo – jeżeli nie ze względu na konieczność zmiany całego złożonego procesu wystawiania i obiegu faktur, to po prostu ze względu na konieczność cyfryzacji i automatyzacji dotychczas ręcznego procesu. Dlatego warto w miarę możliwości rozpocząć pracę nad przygotowaniem się na nadchodzące zmiany już teraz.
Samodzielne wdrożenie do KSeF-u
Wdrożenie do Krajowego Systemu e-Faktur oraz rozpoczęcie procesu elektronicznego fakturowania na własną rękę jest jak najbardziej możliwe. Zdecydowanie mniej trudności na tej drodze napotkają mikroprzedsiębiorstwa, które wystawiają mało faktur, w powtarzalny sposób i bez przechodzenia przez wiele warstw w firmie. Schody zaczynają się przy większych firmach, w których procesy są bardziej złożone, a faktur jest sporo.
Na działania przygotowawcze ma wpływ wiele czynników, takich jak złożoność procesów biznesowych, systemów informatycznych, rodzaje transakcji, które na co dzień wykonujemy, czy po prostu ich liczba. Wdrożenie KSeF będzie w większości przypadków wymagało udziału i zaangażowania wszystkich działów, a także sporej ilości czasu. No i przede wszystkim integracji firmowych systemów z KSeF. W tym momencie, choć krajowy system nadchodzi wielkimi krokami, większość komercyjnego oprogramowania wciąż nie jest z nim zintegrowana i albo nie da się w ogóle wykorzystać do KSeF, albo wymaga dodatkowej pracy ze strony użytkownika. Firm, które mają własne wewnętrzne systemy fakturowe, też praca nie ominie. Rodzi się więc pytanie, czy zamiast walczyć z oporem materii, nie warto rozejrzeć się za gotowym, pomyślanym pod kątem Krajowego Systemu e-Faktur rozwiązaniem i ułatwić sobie proces wdrożenia?
Chcesz żeby KSeF nie miał przed Tobą tajemnic?
Obsługa integracji z KSeF w oficjalnym programie od Ministerstwa to droga przez mękę!
Powiedzmy sobie szczerze: system proponowany przez Ministerstwo Finansów jest niewygodny i trudny w obsłudze dla zwyczajnego użytkownika. Nie ma się zresztą czemu dziwić. Od samego początku Ministerstwo zdaje się stawiać tu na inicjatywę podmiotów rynkowych i dostarczać jedynie sam podstawowy system, licząc na to, że rynek sam wytworzy wygodne rozwiązania wspierające. Oficjalna aplikacja, którą dostarcza, sprawia więc raczej wrażenie przeznaczonej dla programistów i testerów systemu niż użytkowników końcowych. W szczególności:
- Nie numeruje wystawianych faktur automatycznie, każdy numer trzeba samodzielnie świadomie wprowadzić podczas wystawiania.
- Przechowuje faktury wyłącznie wystawione i otrzymane przez KSeF, wszystkie inne (które wciąż stanowią i jeszcze przez pewien czas będą stanowić zdecydowaną większość) trzeba obsługiwać, przechowywać i wyszukiwać poza systemem.
- Nawet faktur ustrukturyzowanych nie można jednak swobodnie przeszukiwać ani wygodnie przeglądać korzystając z systemu Ministerstwa.
Integracja z KSeF w Scanye!
Zawsze na pierwszym miejscu stawiamy Klientów oraz ich potrzeby, dlatego wychodzimy naprzeciw oczekiwaniom, wprowadzając w Scanye integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Jednocześnie zdajemy sobie sprawę, że wprowadzenie KSeF-u wiąże się z nowymi obowiązkami. Dlatego chcielibyśmy, aby nasze rozwiązania przyczyniały się do usprawnienia i polepszenia procesów zachodzących w firmach.
Priorytetem jest dla nas prosta i intuicyjna obsługa wszystkich faktur – niezależnie od tego czy są papierowe, obrazkowe, czy pochodzą z Krajowego Systemu e-Faktur.
Korzystając z integracji z KSeF ze Scanye zyskasz:
- Dostęp z dowolnego miejsca na świecie do prostego i intuicyjnego systemu, który chwalą sobie zarówno użytkownicy przyzwyczajeni do nowinek technicznych, jak i ci z mniejszym zapałem do cyfryzacji.
- Automatyczną numerację i bezproblemowe przeglądanie wszystkich faktur, nie tylko tych pochodzących z KSeF.
- Możliwość wprowadzania komentarzy do faktur czy wysyłania wiadomości do Księgowej, które usprawnią Jej pracę, a Tobie pomogą zaoszczędzić cenny czas.
a dodatkowo…
- Twój księgowy będzie Ci wdzięczny. Możecie swobodnie rozmawiać o fakturach i rozliczeniach od razu z poziomu ich podglądu, w swoim czasie i nie rozpraszając się nagłymi telefonami.
- Jesteś w ruchu i dostałeś fakturę? Wystarczy, że wyciągniesz telefon i zrobisz zdjęcie, a Twoja faktura pojawi się w Scanye u Twojej Księgowej!
Zapraszamy do korzystania ze Scanye i naszej integracji z KSeF! Wystarczy, że wypełnisz krótki formularz, a nasz opiekun odezwie się do Ciebie w ciągu 15 minut. Przedsiębiorcy mogą korzystać ze Scanye za darmo!
