Copyright© Scanye Sp. z o.o.
Choć skanowanie faktur do programu księgowego jest dziś bardzo popularne, wciąż rodzi szereg pytań i wątpliwości. Mamy nadzieję, że nasz artykuł pozwoli znaleźć odpowiedzi na wszystkie najczęściej zadawane pytania dotyczące tego procesu i korzystania z OCR-a.
Poniżej omawiamy przepisy prawa potwierdzające, że skanowanie faktur rzeczywiście jest dowodem, którym mogą posługiwać się zarówno pracownicy biur rachunkowych, jak i przedsiębiorcy przekazujący takie dokumenty biurom.
Wprowadzone wówczas przepisy umożliwiły przedsiębiorcom posługiwanie się e-fakturami na tych samych zasadach co tradycyjnymi fakturami papierowymi. Nie oznacza to jednak, że skan faktury jest fakturą elektroniczną. Jest natomiast dokumentem w formie elektronicznej – a taki dokument można uznać za dowód księgowy
– potwierdzić autentyczność pochodzenia takiego dokumentu
– oraz zachować integralność treści i jej czytelność.
W praktyce „autentyczność pochodzenia” oznacza, że nabywca produktu lub odbiorca usługi ma świadomość, kto jest wystawcą faktury. Może zatem potwierdzić jego tożsamość. Natomiast „integralność treści i jej czytelność” oznaczają, że żadne dane na zeskanowanej fakturze nie zostały zmienione, zaś sam skan jest czytelny.
Ale to nie wszystko. Aby uznać jakąkolwiek fakturę, w tym papierową i elektroniczną, za dowód księgowy, dokument musi nosić elementy dowodu księgowego, opisane w art. 21. ustawy o rachunkowości. Dopiero wówczas dowód księgowy można zapisać w księgach handlowych. Ów artykuł wspomina o sześciu niezbędnych elementach:
1. Rodzaj dowodu i numer identyfikacyjny,
2. Określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,
3. Opis operacji oraz określenie jej wartości,
4. Data dokonanej operacji,
5. Podpisy stron, które dokonały operacji,
6. Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu (dekretacja).
Dwa ostatnie punkty powyższej listy mogą budzić kontrowersje i rodzić pytanie: czy faktura bez podpisu i dekretu faktycznie stanowi dowód księgowy? Powtórnie „tak”. Wynika to również z art. 21. ustawy o rachunkowości, w którym czytamy:
„Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w ust. 1 pkt 1–3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych”.
1. Odrębne przepisy – takim przepisem jest art. 106e ustawy o VAT, który określa, jakie elementy musi zawierać faktura. Zgodnie z nim faktura nie musi zawierać podpisu, co oznacza, że obie strony transakcji nie muszą podpisać faktury, aby uznać ją za ważną i tym samym za dowód księgowy.
2. Technika dokumentowania zapisów księgowych – systemy księgowe umożliwiają generowanie raportów, których składowymi są listy dekretów. Nie ma zatem wymogu nanoszenia dekretów na faktury papierowe, co oznacza, że przyjmując skany faktur, nie musisz ich drukować i dekretować. Wystarczy przechowywać dekrety w programie księgowym – taką listę będziesz mógł wydrukować osobno.
– faktury igłowe,
– faktury paragonowe,
– i zwykłe faktury.
Różnią się gramaturą papieru, wielkością i formatem. Ma to znaczenie, bo duże urządzenia wielofunkcyjne zazwyczaj nie będą w stanie zeskanować papieru o niskiej gramaturze za pomocą automatycznego podajnika. Co innego skanery szczelinowe, które poradzą sobie z takim zadaniem.
A czym jest gramatura papieru? To nic innego jak informacja o wadze arkusza papieru. Wyrażana jest w gramach na metr kwadratowy (g/m2). Im wyższa, tym cięższa. Ale nie tylko. Papier o wyższej gramaturze jest również grubszy, sztywniejszy i trwalszy. Uniwersalna gramatura papieru to 90g/m2, ta wykorzystywana w książkach wynosi 60g/m2. Do druku faktur sięga się po papier o gramaturze z przedziału od 48g/m2 do 80g/m2.
Ten pierwszy drukowany jest głównie na drukarkach igłowych. Cechuje go nie tylko niska gramatura, ale również to, że jest papierem samokopiującym się. Oznacza to, że drukując fakturę na jednej stronie, otrzymamy kopię na drugiej.
Na pewno znasz ten rodzaj papieru. Jest cienki, perforowany (ma dziurki po bokach) i najczęściej wykorzystuje się go do druku z kas fiskalnych. Jego zaletą jest to, że jest odporny na wilgoć i wodę; słabością, że łatwo się drze, a z czasem wydrukowana treść blaknie. Jeśli chcemy, aby taka faktura papierowa wytrzymała 5 lat, prawdopodobnie od razu musimy ją zeskanować.
Papier o gramaturze 80g/m2 to najczęściej papier biurowy. Świetnie nadaje się do drukarek atramentowych, bo szybko wchłania tusz oraz do drukarek laserowych, bo jest gładki i łatwo przyjmuje proszek z tonera. Niestety taki papier szybko wchłania wodę, więc łatwo ulega zniszczeniu. Do tego najczęściej jest biały i odbija światło, co przy dużym nasłonecznieniu lub natężeniu sztucznego światła męczy wzrok.
I faktury wydrukowane na takim papierze najczęściej będziesz skanować. Nie oznacza to jednak, że wszystkie faktury warto digitalizować za pomoc skanera.
Wśród faktur, których nie warto odczytywać za pomocą OCRa znajdują się trzy rodzaje:
Wyblakłe faktury – wcześniej wspomnieliśmy, że faktury drukowane na drukarkach igłowych z czasem blakną. Gdy masz do czynienia z takim dokumentem, nie warto nawet umieszczać go w podajniku skanera. Po przeniesieniu wyblakłej faktury do komputera treść z faktury całkowicie zniknie lub będzie ledwo widoczna.
Zagraniczne faktury – czyli faktury napisane w obcym języku (nie mylić z fakturami walutowymi). To trzeci rodzaj faktur, których nie warto skanować, a nie warto, bo system OCR nie rozpozna treści zapisanej w obcym języku. Na razie potrafi „czytać” w języku polskim.
Dlaczego o tym wszystkim opowiadamy? Bo wiedząc, na jakim papierze drukowane są faktury oraz których faktur nie warto skanować, możesz świadomie wybrać skaner, którego zakres pracy odpowiada gramaturze papieru, oraz skutecznie zaplanować pracę ze skanami faktur.
Obok gramatury papieru ważne są parametry skanera. A zatem…
Kolejnym wyznacznikiem jest prędkość skanowania, wyrażana w liczbie dokumentów na minutę. Im jest wyższa, tym skaner szybszy, a co za tym idzie, praca z fakturami przebiega sprawniej. Minimum rekomendowane przez nas to 40 stron na minutę. Dzięki temu w 25 minut zeskanujesz 1000 faktur.
Następnym elementem, który należy wziąć pod uwagę, jest precyzja skanowania. Skaner powinien być wyposażony w prowadnicę, która uniemożliwia zacięcie się podawanego papieru oraz czujnik grubości papieru, który ostrzega użytkownika, gdy rolka wciągnęła więcej niż jedną stronę.
Wyżej opisane punkty to najważniejsze cechy skanera. Niemniej niejedyne. Istotne jest również, żeby skaner przystosowany do pracy w biurze rachunkowym posiadał:
Automatyczny podajnik – w innym razie każdą kartkę papieru będziesz skanować osobno, a przecież nie o to chodzi. Automatyczny podajnik przyspiesza pracę.
Barwy skanowania – urządzenie powinno umożliwić skanowanie zarówno czarno-białych dokumentów, jak i tych kolorowych. Nie wszystkie faktury, które otrzymujesz, są czarno-białe. Ba! Te drukowane na drukarce igłowej najczęściej są różowe.
Szerokie spektrum rozdzielczości – czarno-białe dokumenty zachowują najwyższą jakość w innej rozdzielczości niż kolorowe faktury. Dlatego skaner powinien posiadać szerokie spektrum rozdzielczości, aby każdy dokument był czytelny.
Połączenie sieciowe – które umożliwia połączenie skanera ze wszystkimi urządzeniami dostępnymi w biurze. Dzięki temu każdy z księgowych będzie mógł swobodnie skanować dokumenty, które trafią bezpośrednio na jego maila lub zostaną przypisane do konta, uprzednio założonego w programie kompatybilnym ze skanerem.
Nie musisz wertować kolejnych stron sklepów internetowych w poszukiwaniu idealnego skanera. Zrobiliśmy to za ciebie. Urządzenie, które polecamy to ADS-2400N marki Brother. Więcej informacji na jego temat znajdziesz na stronie producenta.
Sprawdź faktury – zanim umieścisz w skanerze plik z fakturami, upewnij się, że dokumenty nie są ze sobą posklejane lub zagięte. W innym razie ryzykujesz, że na zeskanowanych dokumentach nie będą widoczne wszystkie dane.
Posegreguj faktury – tak, aby stanowiły paczkę plików o podobnej gramaturze i rozmiarze.
Dobierz odpowiednią rozdzielczość – czarno-białe dokumenty zachowują najwyższą jakość, gdy są skanowane z rozdzielczością 150-300 dpi. Nie ma znaczenia w jaki sposób skanujesz faktury, do Scanye możesz dodać je na kilka sposobów:
– w jednym pliku zawierającym jedno lub wielostronicowe dokumenty,
– w wielu plikach zawierających po jednym dokumencie,
– Możesz nawet za jednym zamachem skanować zbiorczo dokumenty kilku klientów i zapisać je w jednym pliku. Scanye automatycznie rozpozna i posortuje klientów po NIPach.
WAŻNE – osobno skanujemy zakup / sprzedaż.
Psst! Skaner to tylko jedno z urządzeń, które służy do skanowania faktur. W przypadku mniejszych klientów równie dobrze (jak nie lepiej) sprawdzi się aplikacja mobilna Scanye, którą swobodnie możesz udostępnić swoim klientom.
Niech wykonują zdjęcia faktur za ciebie – w ten sposób uwolnisz swój czas. Dzięki temu Twoi klienci:
W przypadku Scanye technologia OCR wykorzystywana jest do odczytu danych z faktur, które następnie ulegają przetworzeniu przez program i automatycznemu wprowadzeniu do systemu księgowego.
Dzięki temu użytkownik nie musi samodzielnie przepisywać danych z faktur, co jest żmudnym zadaniem. Automat wykona tę czynność za księgowego.
Przy tym system OCR jest dokładniejszy niż człowiek i popełnia mniej błędów. Nie oznacza to jednak, że nie należy zweryfikować jego pracy. Należy. Ale to wciąż o jedną operację mniej niż przeprowadzając cały proces osobiście.
Wówczas musisz:
1. Wprowadzić dane z faktury do systemu,
2. Sprawdzić ich zgodność z danymi na dokumencie.
Korzystając z systemu OCR, twoje działanie ogranicza się tylko do punktu „b”. Unikasz podwójnej pracy.
1. System, który się uczy – działanie systemu OCR opiera się o maszynowe uczenie, czyli zdolność programu do „przyswajania wiedzy”. Powiedzmy, że system OCR widzi pierwszy raz dany typ faktury. Na podstawie słów kluczowych (np. Nr, NIP, netto, data, vat) tworzy i zapamiętuje nowy szablon dla NIPu wystawcy faktury.
Jeśli popełnił błąd i zamiast numeru faktury odczytał np. kod pocztowy, to po wskazaniu mu prawidłowego miejsca numeru na fakturze, zmodyfikuje szablon i “nauczy” się czytać numer faktury z prawidłowego miejsca.
2. Odczytuje dane z różnych faktur – Scanye bez problemu czyta faktury A4, igłowe i paliwowe.
3. Samodzielnie segreguje zeskanowane faktury – nie wszystkie systemy OCR radzą sobie z segregacją zbiorczo zeskanowanych faktur. Niektóre wymagają wręcz, abyś skanował każdą fakturę oddzielnie lub nie obsługują wielostronicowych dokumentów, bo tylko tak mogą odczytać z nich dane. Wybierając system OCR, warto wybrać taki, gdzie możesz przetwarzać kilka podmiotów na raz (np. w przypadku mniejszych klientów). Wówczas samo skanowanie pójdzie znacznie szybciej.
4. Importuje faktury do systemu księgowego – samo odczytanie danych z faktury przez system OCR nie zaoszczędzi wiele czasu, jeśli potem i tak ręcznie musisz zaksięgować te dane. Warto, aby system OCR szedł o krok dalej i przy imporcie faktur od razu przyporządkowywał dane kolumnom w KPiR lub konta w Księgach Handlowych.
5. Łatwo poprawia błędy – nie ma idealnego systemu OCR. Każdy popełnia błędy. Warto zatem korzystać z takiego systemu, który ułatwia dodawanie nawet takich danych, których nie udało się od razu odczytać. Jeśli system OCR źle odczyta np. numer faktury i w efekcie musisz poprawić go ręcznie, to nie oszczędzisz wiele czasu.
Przykładem odwrotnego rozwiązania jest system w Scanye, który pozwala na poprawienie numeru faktury za pomocą 1 kliknięcia myszki, zamiast kilkunastu kliknięć na klawiaturze (przy setkach faktur możemy w ten sposób oszczędzić godziny pracy).
6. Szybko przetwarza dane – Program do odczytywania danych z faktur stanowi nieocenioną pomoc w „gorących okresach”, kiedy dokumentów do zaksięgowania masz aż nadto. Dlatego program powinien działać natychmiast. Jeśli po dodaniu faktur do systemu OCR musisz czekać na “wgranie” się faktur, tracisz czas.
7. Dba o bezpieczeństwo danych w chmurze – system OCR powinien przechowywać dane w szyfrowanej chmurze, dzięki temu masz pewność, że przechowywane tam dane nie wyciekną, a Ty nie będziesz mieć z tego tytułu nieprzyjemności. Ponadto decydując się na danego dostawcę systemu, warto sprawdzić jego politykę prywatności oraz zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
8. Sposób rozliczeń i cena – Decydując się na system OCR, zwróć uwagę na cennik i sposób rozliczeń. Niektórzy producenci rozliczają się z biurami rachunkowymi za każdą wgraną stronę dokumentu (nawet jeśli przez przypadek dodaliśmy dokument niebędący fakturą), a nie całą zaimportowaną do programu księgowego fakturę. W Scanye koszt usługi zależy od liczby faktur przetwarzanych przez biuro i wynosi już od 17 groszy za dokument. Sprawdź nasz cennik.
Robiliśmy wywiady z księgowymi i zadawaliśmy proste pytanie – “ile faktur zaksięgujesz w godzinę?”. Odpowiedzi były różne – zależy od rodzaju podmiotu, rodzaju faktury, sposobu księgowania itd.
Uśredniony wynik, to ok. 40 faktur na godzinę. Gdybyśmy przyjęli tą średnią i chcieli ręcznie zaksięgować 1000 faktur, to wychodzi nam 25 godzin pracy – ponad 3 dni robocze.
Jak to wygląda w przypadku pracy z OCR-em?
Po trzech miesiącach pracy (wiadomo – do wszystkiego trzeba się przyzwyczaić) ze Scanye księgowe mogą śmiało księgować 1000 faktur w ciągu 1 dnia. Jak to wygląda czasowo?
1 godzina – skanowanie (40 kartek na min. + przekładanie faktur),
6 godzin i 40 min – sprawdzenie danych w Scanye. Z naszych pomiarów wynika, że klienci weryfikują ok. 150 dokumentów na godzinę (głównie dlatego, że znają faktury swoich klientów, a w Scanye poprawienie 15-znakowego numeru faktury trwa 1 s).
Efekt – 2 dni pracy “w kieszeni” (lub więcej, jeśli nie musisz skanować, a klienci sami podsyłają Ci skany/zdjęcia faktur).
Wiesz już czego potrzebujesz, aby wdrożyć skanowanie faktur w swojej pracy. W czwartej części artykułu omówimy dobre praktyki, dzięki którym zwiększysz efektywność pracy po zaimplementowaniu Scanye w swoim biurze rachunkowym.
Przy okazji testowania robimy krótkie szkolenie i odpowiadamy na wszystkie pytania (że też księgowość musi być skomplikowana 🙂 ).
I chociaż faktycznie taka jest, to niesie ze sobą szereg korzyści. Część z nich już znasz – opisaliśmy je w pierwszej części tego artykułu. Z tego poradnika dowiesz się, jak krok po kroku przeprowadzić klienta przez proces zmiany, jakich argumentów użyć i kiedy w ogóle wyjść z taką propozycją.
Natomiast, jeśli już pracujesz z klientami na skanach faktur, czytaj dalej, bo informacje zawarte w tej części artykułu pomogą Ci lepiej zorganizować cały proces.
Pracując na skanach, ten kontakt wygląda zgoła inaczej. Po pierwsze nie ma potrzeby, abyście się widywali. Większość spraw bowiem możecie załatwić przez telefon lub przez maila. Po drugie praca zdalna wymaga innego nastawienia i narzędzi komunikacyjnych.
Przechodząc na taki model pracy, dobrze ustalić z klientem kilka podstawowych reguł współpracy. Oto kilka zasad, których warto przestrzegać:
– Pracownicy biura rachunkowego dostępni są w godzinach 09.00-17.00.
– W godzinach 10.00-11.00 i 14.00-15.00 odpowiadają na maile.
– Zanim odbędziesz spotkanie osobiste, zastanów się, czy wideorozmowa nie załatwi sprawy.
– Przesyłaj faktury w uzgodnionym terminie – np. do 10 dnia miesiąca.
– Naliczaj dodatkową opłatę za każdy dzień zwłoki – to powinno zmotywować Twoich klientów do terminowości.
Pamiętaj! Przedstawiona wyżej lista nie jest zamknięta. Zasady współpracy warto ustalać właśnie z klientami i konsultować je z członkami zespołu. Jedynie wypracowanie wspólnych standardów zapewnia, że obie strony będą przestrzegać ustalonych reguł. W innym razie zasady ustalone „same ze sobą” nie będą działać.
Jeśli stworzysz i udostępnisz wirtualne archiwum swoim klientom, to prawdopodobnie takich telefonów będzie znacznie mniej. W jaki sposób to zrobić?
– Google Drive
– Dropbox
– OneDrive
– Sync
Każde z nich umożliwi w dedykowanej przestrzeni dyskowej tworzenie folderów i umieszczanie w nich rozmaitych plików, nad którymi można wspólnie pracować. Jakie mamy wskazówki dla chcących pracować na takich dyskach?
– Dodawaj faktury w osobnych plikach. 1 plik = 1 faktura, dzięki temu się nie pogubią,
– Nazywaj plik zgodnie z numerem faktury oraz datą wystawienia – będzie Ci ich łatwiej szukać w przyszłości,
– Twórz osobne foldery dla klientów, miesięcy,
– Poproś klienta o przesłanie dodatkowego pliku np. w formacie .txt, jeśli przesłał już wszystkie faktury.
Jednak takie rozwiązanie mimo wszystko – ma swoje minusy. Jakie?
– Praca administracyjna – osobne foldery dla każdego klienta, każdego miesiąca, nazywanie plików itd.
– Nie unikniesz “papierkowej roboty”, nadal musisz przepisać dane z faktur i “wklepać” je do programu księgowego,
– Nie wiesz czy niektóre dokumenty się nie dublują,
– Utrudnione wyszukiwanie dokumentów – możesz wyszukiwać tylko po nazwie pliku,
– Klient nie wie które faktury zostały przesłane, dopóki nie sprawdzi zawartości swojego folderu.
Psst. Ty nie musisz posiadać papierowych wersji faktur. Warto jednak, aby Twój klient je zostawił. Jeśli jednak jakaś zginie – zawsze można poprosić wystawcę faktury o duplikat.
– bezpieczeństwem
nasze archiwum jest zaszyfrowane jak aplikacje bankowe, żadne dane nie wyciekną,
– wygodą
nie musisz przepisywać danych z faktur – odczytują się same, a program automatycznie sortuje dokumenty na podstawie danych z faktur (numer faktury, data wystawienia, kwoty itd.), dzięki czemu nie musisz tworzyć osobnych folderów na faktury z poszczególnych miesięcy.
– szybkością
Ty lub Twój klient możecie odnaleźć dowolną fakturę w 5 sekund,
– klarownością
klienci dokładnie wiedzą jakie faktury Ci przesłali oraz masz pewność, że żadna się nie zdubluje i nie zgubi, a Ty w 1 min. przygotujesz i pobierzesz zbiorczo faktury do kontroli Urzędu Skarbowego.
Jeżeli np. korzystasz z usług informatyka czy modułu synchronizacji danych w programie księgowym, to na tej samej zasadzie możesz również korzystać ze Scanye. Jeżeli przeglądasz naszą stronę lub testujesz aplikację, chroni Cię nasza polityka prywatności.
Ponadto, z każdym użytkownikiem zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dane są szyfrowane (zarówno podczas transportu na nasze serwery, jak i na dyskach), przechowywane w sieci pozbawionej bezpośredniej łączności z Internetem, a dostęp do nich mają tylko pojedynczy uprawnieni pracownicy Scanye.
Nawet pracownicy serwerowni nie mają dostępu do Twoich dokumentów.
1. Skan faktury nie jest e-fakturą, ale może być dowodem księgowym.
2. Żeby uznać skan faktury za dowód księgowy, skan musi spełniać wymogi określone przez ustawodawcę w art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług.
3. Kontrola Urzędu Skarbowego często odbywa się zdalnie, dlatego wygodniej pracować na skanach faktur.
4. Do skanowania faktur najlepiej użyć skanera, który obsługuje papier o gramaturze z przedziału od 48g/m2 do 80g/m2.
5. Jeśli nie chcesz skanować – poproś klientów o przesyłanie zdjęć lub skanów faktur. Użyteczna może być tutaj aplikacja mobilna Scanye.
6. Ustal z klientem zasady i terminy przesyłania dokumentów.
7. Udostępnij elektroniczne archiwum swoim klientom.
Scanye Sp. z o.o.
NIP 527 276 72 50
ul. Grzybowska 87
00-844 Warszawa
T +48 509 333 337
E-mail: kontakt@scanye.pl