Wycena pracy biura rachunkowego nie jest prostym zadaniem. Z jednej strony nie można zaoferować za wysokiej ceny, żeby nie wystraszyć klientów, a z drugiej za niskiej, by nie pracować poniżej progu rentowności.
Sprawdź 5 kroków, którymi kierują się praktycy przy wycenie swoich usług.
1. Konkurowanie ceną – czy ta praktyka ma sens?
2. Określ profil „Klienta idealnego”.
3. Oblicz koszt prowadzenia biura rachunkowego.
4. Zbadaj konkurencję i sprawdź przykładowe ceny.
5. Model wyceny – rady praktyków.
6. Jak opracować pakiety usług?
Biuro Rachunkowe: Dlaczego nie warto konkurować ceną?
Niska cena kusi nie tylko klientów. Kusi również właścicieli biur rachunkowych, którzy wychodząc z założenia, że oferując tanią usługę, przyciągną wyższą liczbę klientów. I faktycznie może się tak zdarzyć. Niemniej opieranie się na niskich cenach ma więcej minusów niż plusów. Poniżej krótka lista powodów, dla których nie warto pracować na niskich stawkach:
Niska cena = więcej klientów. Więcej klientów = wyższy przychód. To prawda. ALE. Nie jest to najefektywniejszy sposób zarządzania zasobami. Do obsługi dużej liczby klientów potrzebujesz dużego zespołu lub sporej ilości czasu. Oferując drogie usługi, możesz obsłużyć mniejszą liczbę klientów, przeznaczyć mniej czasu na ich obsługę i wciąż zarabiać tyle, ile byś zarobił, gdybyś miał szersze portfolio klientów.
Jakość twojej pracy spadnie. Więcej klientów = więcej pracy. To także prawda. Jeśli jednak dysponujesz niewielkim zespołem, to twoje zasoby są ograniczone. Ogranicza cię bowiem czas! Mimo to wciąż musisz w terminie wykonać pracę na rzecz klientów. A żeby w takich warunkach to zrobić, będziesz musiał poświęcić jakość (lub skalować biznes poprzez zatrudnienie kolejnych księgowych).
Trudność w skalowaniu biznesu.
Żeby biuro rachunkowe zarabiało więcej, jego właściciel musi:
a) powiększyć zespół,
b) otworzyć oddział w innej części miasta lub w innym mieście,
c) zwiększyć cenę za usługi.
Zaniżając stawki, odbierasz sobie jedną z możliwości skalowania biznesu.
Zawsze znajdzie się ktoś, kto zaoferuje niższą cenę. Na rynku nie brakuje biur rachunkowych, a co rusz pojawiają się kolejne, których właściciele są skłonni obniżyć cenę tylko po to, żeby pozyskać klientów. Konkurując ceną z takimi podmiotami, nigdy nie wygrasz. Bronią nie jest cena, ale jakość.
Określ, kto jest twoim idealnym klientem
Zanim ustalisz stawki i wycenisz pracę poszczególnych usług wykonywanych przez twoje biuro rachunkowe, warto, abyś w pierwszej kolejności ustalił, dla kogo w ogóle chcesz pracować, bo nie warto pracować dla wszystkich klientów. Dlaczego? Mówiąc wprost: klient klientowi nierówny – być może nie powiesz tego na głos (a na pewno nie rób tego przy kliencie!), ale pewnie przytakniesz w duchu. Wiesz bowiem, że poszczególni klienci wnoszą do twojej firmy różną wartość. Im jest wyższa, tym klient cenniejszy. Ale jak poznać tę wartość? Oto dwa sposoby:
1. Z kim chcę pracować?
2. Z kim nie chcę pracować?
Odpowiadając na powyższe pytania, poszukaj ekstremów. Zastanów się, od jakich klientów lepiej trzymać się z daleka oraz których chcesz pozyskać. Stwórz listę zachowań, których nie tolerujesz oraz listę zachowań, które sprawiają, że współpraca z danym klientem jest prosta i przyjemna. Bądź konkretny. Bądź szczery.
Sposób 2. Daj się sparzyć
Czasem nie ma innego wyjścia i trzeba się sparzyć, żeby wiedzieć, z kim się chce, a z kim nie chce się współpracować. Dlatego, szczególnie na początku działalności, należy podejmować współpracę z różnymi klientami. Wówczas to praktyka pokaże, który z klientów jest naprawdę wartościowy, a który jedynie wysysa z firmy zasoby.
– Przedsiębiorca, który dwa weekendy posiedzi do północy, bo źle dobrał klienta lub za nisko wycenił swoją pracę, w przyszłości będzie wiedzieć, jak te parametry ustawiać. Na szczęście Polska to duży kraj, w którym wielu przedsiębiorców prowadzi biznesy, więc naprawdę nic się nie stanie, jeśli któremuś klientowi odmówimy współpracy – mówi Monika Pabijańska, współwłaścicielka biura rachunkowego Kaszmirowe.
Tyle teorii. Poniżej zamieszczamy listę zachowań, które świadczą, że klient będzie albo trudny we współpracy, albo wręcz przeciwnie – współpraca z nim będzie przyjemna.
Jakich klientów unikać?
1. Takich, którzy migają się od płatności lub co rusz proszą o rabat – opóźnienia w płatnościach to bolączka niemal każdego przedsiębiorcy. Negatywnie wpływają na relacje biznesowe i przede wszystkim utrudniają wywiązanie się z własnych zobowiązań tym, którzy oczekują na płatność od niesolidnego klienta.
2. Takich, którzy nie odpowiadają na maile i nie odbierają telefonów – sprawna komunikacja to podstawa udanej współpracy. Bez niej załatwienie księgowych spraw klienta bywa trudna. Zdarza się bowiem, że musisz chwycić za słuchawkę i poprosić klienta o wyjaśnienie jakiejś pozycji na fakturze. Jeśli nie odbiera telefonu, a potem nie oddzwania, zostajesz z niezałatwioną sprawą, której realizacja nie stanie się nieaktualna, ale jedynie przeciągnie się w czasie.
3. Takich, którzy nie wywiązują się z ustalonych terminów – klienci, którzy przekazują faktury po terminie, stanowią spore utrudnienie, bo mimo „zawalonego” terminu, pracę trzeba wykonać. Najczęściej odbywa się to po godzinach, co dla pracownika jest dodatkowym stresorem, a dla pracodawcy kosztem.
4. Takich, którzy nie przyjmują do wiadomości sugestii księgowego – niektórych wydatków nie można wprowadzić w koszty. Ty to wiesz, koleżanka zza biurka wie, ale klient i tak „żąda”, abyś zaksięgował fakturę za zakup artykułów spożywczych, które na pewno nie zostały zakupione na potrzeby firmowej kuchni. Skąd to wiesz? Bo na przykład faktura wynosi 300 złotych, a klient nikogo nie zatrudnia i nie prowadzi gastronomicznego biznesu.
Jak poznać, że masz do czynienia z jednym z takich klientów?
Czasami trzeba się sparzyć – tak ustaliliśmy wcześniej. Ale można też skupić się na pierwszej rozmowie z klientem oraz wypatrywać znaków ostrzegawczych i sygnałów pt. „to jest klient, z którym chce współpracować”. I takimi znakami ostrzegawczymi są:
1. Częste zmiany biura – jeśli klient co rusz zmienia biura rachunkowe, można przypuszczać, że jest konfliktowy. Chcąc dowiedzieć się, którym biurem rachunkowym z kolei jesteś, zapytaj klienta, „kto wcześniej prowadził twoją księgowość?”.
2. Bałagan w dokumentach – pogięte lub poplamione dokumenty to zły znak. Jeśli klient nie dba o porządek w papierach, to co daje Ci podstawę sądzić, że zadba o Waszą relację? Zanim jednak tak stwierdzisz, weź pod uwagę profil działalności firmy. Jeśli potencjalny klient prowadzi warsztat samochodowy, ubrudzone smarem faktury wcale nie muszą świadczyć, że jego właściciel jest bałaganiarzem.
3. Nieznajomość własnego biznesu – jeśli klient nie wie, jakie ma koszty, to mogą wydarzyć się dwie rzeczy. Po pierwsze będziesz musiał takiego klienta edukować i poświęcać mu dodatkowy czas. Po drugie klient może oczekiwać, że będziesz wprowadzać do ksiąg pozycje kosztowe, które nie powinny się w nich znaleźć.
Wiesz już, jakich klientów unikać i jak ich rozpoznać.
Pozostaje nam jeszcze ustalić, z jakimi klientami warto współpracować.
Z jakimi zatem? Innymi niż wyżej opisanymi, czyli:
- Takimi, którzy płacą na czas
- Takimi, którzy odpowiadają na maila i odbierają telefony
- Takimi, którzy wywiązują się z terminów
- Takimi, którzy pozytywnie reagują na sugestie księgowego
- Takimi, którzy znają się na swoim biznesie.
Oblicz koszt prowadzenia Biura Rachunkowego
Skoro wiesz już, z kim chcesz współpracować, musisz poznać koszty prowadzenia własnego biznesu. Bez tej wiedzy będziesz ślizgać się na granicy progu rentowności lub schodzić poniżej, czyli będziesz dokładać do interesu. Oba scenariusze nie napawają optymizmem, bo przecież prowadzisz biuro rachunkowe nie tylko po to, by opłacać własne rachunki, ale także, by żyć na wyższym poziomie niż przeciętny.
Jakie więc koszty powinieneś wziąć pod uwagę? Wszystkie.
Przykład: Prowadzisz biuro rachunkowe w podwarszawskiej miejscowości. Zatrudniasz dwóch księgowych na umowę o pracę z pensją brutto wynoszącą 5600 złotych. Wynajmujesz biuro o powierzchni 50 metrów kwadratowych. Potrzebujesz trzech stanowisk pracy i jednego służbowego samochodu średniej klasy.
Jak przy takich założeniach mogą kształtować się koszty twojego biura?
Oto poglądowa symulacja:
- Powierzchnia biurowa – 2500 zł
- Media (woda, prąd) – 230 zł
- Sprzątanie biura – 300 zł
- Pensje dwóch pracowników (wraz z kosztami) – 13 500 zł
- Oprogramowanie do księgowania (licencja na trzy stanowiska) – 600 zł
- Informatyk i infrastruktura IT – 800 zł
- Telefon i internet – 150 zł
- Raty leasingu za sprzęt (3 laptopy, drukarka) – 360 zł
- Rata leasingu za samochód służbowy – 550 zł
Łącznie = 18 990 zł
Aby pokryć koszty prowadzenia przedstawionego w przykładzie biura rachunkowego potrzebujesz 18 990 zł. To minimalna kwota, jaką musisz zarobić, żeby wyjść na ZERO. Oznacza to, że do wskazanej kwoty powinieneś doliczyć swoje wynagrodzenie – możesz wyrazić je w procentach lub po prostu określić kwotowo.
Ale to nie wszystko, bo określając cenę własnych usług, warto ją zwiększyć o dodatkowe 10-15%. W ten sposób zapewnisz sobie zapas, z którego w razie co będziesz mógł zejść, gdy klient zacznie negocjować warunki współpracy. Te dodatkowe 10-15% pomogą pozyskać klienta i zachować poczucie „wiem za co pracuję”.
Sprawdź ceny innych Biur Rachunkowych, czyli konkurencji
…a gdy to zrobisz, pewnie zorientujesz się, że są skrajnie różne. Niektóre biura rachunkowe będą oferować usługi w wysokich cenach, a inne pracować na takich stawkach, że złapiesz się za głowę i powiesz: „komu w ogóle się to opłaca?”. Niemniej warto poznać te wartości, aby wiedzieć, z kim konkurujesz.
Nie warto natomiast równać w dół. Dlaczego?
„Porównując się do konkurencji, można nabrać przekonania, że moja cena jest tak wysoka, że nie pozyskam klientów, no bo konkurencja ma taniej. I w niektórych przypadkach klienci faktycznie pójdą do konkurencji – trzeba się na to przygotować. Jednocześnie należy zdać sobie sprawę, że wysokiej jakości usługi księgowe po prostu kosztują i że ten sam klient, który zdecydował się na usługi taniej konkurencji, może do nas wrócić, gdy jej usługi nie spełnią jego oczekiwań”.
Jak zatem kształtują się ceny usług księgowych w Polsce? I od czego zależą? Zacznijmy od drugiego pytania. Zależą między innymi od regionu, w którym prowadzone jest biuro rachunkowe, liczby obsługiwanych dokumentów i zakresu usług – ceny są wyższe w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych, a niższe w przypadku książki przychodów i rozchodów. A jak się kształtują? Już wyjaśniamy.
Z raportu przygotowanego przez serwis kb.pl dowiadujemy się, że ceny prowadzenia KPiR wahają się od 149,04-223,46 zł do 782,46-1117,80 zł. Najniższe są w województwie lubelskim, a najwyższe w województwach małopolskim, mazowieckim, wielkopolskim i zachodniopomorskim.
Przykład: Ceny usług księgowych w województwie mazowieckim
- Od 1 do 10 dokumentów – 149,04 – 214,25 zł
- Od 11 do 20 dokumentów – 204,93 – 288,76 zł
- Od 30 do 40 dokumentów – 279,45 – 372,60 zł
- Od 90 do 100 dokumentów – 558,90 – 745,20 zł
- Od 150 do 200 dokumentów – 894,24 – 1 117,80 zł
Przy założeniu, że obsługujesz klientów dostarczających do 10 dokumentów miesięcznie przy stawce 149,04 zł i kosztach prowadzenia biura rachunkowego 18 990 zł miesięcznie (patrz krok 3), musisz pozyskać ok. 127 klientów, żeby wyjść na ZERO.
Natomiast ceny prowadzenia ksiąg rachunkowych wahają się od 614,79-689,31 zł do 2049,30-2515,05 zł. Najniższe są w województwach łódzkim i podkarpackim, a najwyższe w województwie śląskim.
Przykład:
Ceny usług księgowych w województwie mazowieckim
Od 1 do 10 dokumentów – 670,68 – 875,61 zł
Od 11 do 20 dokumentów – 875,61 – 1 080,54 zł
Od 30 do 40 dokumentów – 1 061,91 – 1 341,36 zł
Od 90 do 100 dokumentów – 1 825,74 – 2 421,90 zł
Przy założeniu, że obsługujesz klientów dostarczających do 10 dokumentów miesięcznie przy stawce 670, 68 zł i kosztach prowadzenia biura rachunkowego 18 990 zł miesięcznie (patrz krok 3), musisz pozyskać ok. 28 klientów, żeby wyjść na ZERO.
Autorzy badania zaznaczają, że cenniki poszczególnych biur rachunkowych chociaż różnią się od siebie, to mają jeden punkt wspólny: przy większej liczbie dokumentów ceny ustalane są indywidualnie z klientami.
Krok 4. Zdecyduj się na model wyceny
Nie istnieje jeden „słuszny” model wyceny pracy biura rachunkowego. Anna Mielech, właścicielka biura rachunkowego Optima, tłumaczy, że sama stosuje model polegający na stosunku ceny do liczby dokumentów. Stosuje również system dopłat na przykład za transakcje z podmiotami zagranicznymi, analitykę KPiR, rachunkowość zarządczą w księgach i wykonywanie sprawozdań. Niemniej nie jest to zamknięty zbiór dopłat. Dopłaty można pobierać za każdy złożony dokument, za aktualizację NIP-u, za zmianę w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz za wystawienie świadectwa pracy.
Podobny model wyceny stosuje Łukasz Gągała. Im wyższą liczbę dokumentów dostarcza klient, tym więcej płaci za ich przetworzenie. Ale co ważne, w przypadku biura Piasecki Gągała istotna jest również forma przekazania dokumentów, a te muszą być elektroniczne.
– Modyfikujemy liczbą dokumentów, gdy klient dostarcza faktury w jakiś zautomatyzowany sposób. Na przykład, gdy przesyła faktury w pliku JPK lub innym formacie, który umożliwia prosty import takiego dokumentu do programu księgowego, wówczas liczymy taką fakturę jako jedną czwartą faktury. To samo dotyczy wyciągów bankowych. Jeśli musimy „wklepywać” wyciągi bankowe z ręki, to wówczas każdą taką operację liczymy jako jeden dokument. W innym razie jako jedną czwartą dokumentu – mówi nasz rozmówca.
Kolejnym elementem, który Łukasz Gągała bierze pod uwagę, jest stopień skomplikowania ksiąg. Jeśli jego klient oczekuje dostępu do informacji na temat kont księgowych, wówczas prowadzenie spraw takiego klienta jest droższe. To samo dotyczy obsługi klientów anglojęzycznych. Wynika to stąd, że komunikacja w obcym języku pochłania więcej zasobów, niż komunikacja w języku polskim. O ile więcej wówczas kosztuje usługa? Współwłaściciel biura rachunkowego Piasecki Gągała tłumaczy, że o połowę lub nawet dwukrotność standardowej stawki.
Anna Mielech dodaje, że jakiś czas temu rozmawiała z właścicielem biura podatkowego, który stosuje inny, interesujący model wyceny. Mianowicie stosuje ceny stałe, ale określa wewnętrzną stawkę godzinową i monitoruje, czy czas pracy na rzecz klienta przemnożony przez wewnętrzną stawkę za godzinę koreluje z ceną usługi. Jeśli nie, dokonuje zmian w wycenie usług.
I chociaż wspomnieliśmy, że nie istnieje jeden słuszny model wyceny pracy biura rachunkowego, to tylko jeden jest powszechnie stosowany. Mowa o modelu polegającym na stosunku ceny do liczby dokumentów i systemie dopłat. Taki cennik można samodzielnie skonstruować, posługując się poniższym wzorem:
Liczba dokumentów w przedziale = Uśredniona cena
+
Usługi wykraczające poza cennik
Przykład:
- 10 dokumentów – 250 zł
- 20 dokumentów – 350 zł
- 30 dokumentów – 350 zł
Usługi wykraczające poza cennik:
Wysyłka deklaracji pocztą – 6 zł
Korekta rozliczenia po zamknięciu miesiąca – 200 zł
Naliczanie płac (za osobę) – 25 zł
Opracuj pakiety usług
Najprościej mówiąc, pakiety usług to zbiór operacji, które wykonujesz na rzecz klienta, w określonej cenie. Stosują je na przykład telekomy, które w ramach abonamentów oferują na przykład podstawowy pakiet danych w cenie X, poszerzony w cenie Y i najwyższy w cenie Z. Ten mechanizm swobodnie można zaimplementować w biurze rachunkowym. A dlaczego warto? Bo pakiety upraszczają skomplikowany system wycen. Pozwalają zautomatyzować proces. Do tego klient płaci stałą opłatę niezależnie od tego, czy w pełni wykorzystuje zakres usług z danego pakietu.
– Współpracując z klientami, staramy się współpracować na zasadzie abonamentu. Oznacza to, że chcemy być dla klienta stałym kosztem. Dajemy mu przedział cenowy, a w jego obrębie liczbę dokumentów i operacji. Wyjątkiem jest lista płac – tu liczymy za obsługę każdego pracownika – bo podczas kalkulacji wynagrodzeń pojawiają się na przykład zwolnienia i premie, a takie niestandardowe operacje wymagają większego nakładu pracy – mówi Łukasz Gągała.
Jak „skompletować” pakiet usług?
1. Sporządź listę usług, które najlepiej się sprzedają.
2. Wybierz spośród nich te, które przynoszą Ci najwyższy zysk.
3. Połącz je w pakiety.
Przykład:
Pakiet START: 380 zł/miesięcznie
+ do 20 dokumentów
+ naliczanie płac (do dwóch pracowników)
Pakiet: MEDIUM: 580 zł/miesięcznie
+ do 30 dokumentów
+ naliczanie płac (do czterech pracowników)
+ wysyłka deklaracji pocztą
Pakiet PREMIUM: 950 zł/miesięcznie
+ do 50 dokumentów
+ naliczanie płac (do sześciu pracowników)
+ wysyłka deklaracji pocztą
+ korekta rozliczenia po zamknięciu miesiąca
+ osobisty odbiór dokumentów
*do każdego pakietu dopłata 300 zł za każde kolejne 50 dokumentów.
Jak zwiększyć zyskowność swojego biura rachunkowego?
Najprościej mówiąc – automatyzuj manualne oraz powtarzalne procesy takie jak ręczne księgowanie faktur papierowych – zwłaszcza w najbardziej pracowitych okresach. Wolny czas możesz poświęcić śledzenie zmian prawnych, merytoryczną obsługę klientów, rozwój biznesu lub zachować go dla siebie.
Automatyczny odczyt działa, tylko trzeba dać mu szansę – nawet jeśli posiadasz małych klientów i „słabe faktury”. Ponad 500 biur rachunkowych już to dostrzegło. Sprawdź i sam oceń czy się zgadzasz.
Jak wycenić pracę biura rachunkowego? Podsumowanie
Dokonanie wyceny usług świadczonych przez biuro rachunkowe nie jest łatwym zadaniem, ale koniecznym, by świadczyć je w możliwie najefektywniejszy sposób. Mamy nadzieję, że dzięki lekturze tego artykuł wiesz już, jak wycenić swoją pracę.
