Uśmiechnięty mężczyzna rozmawia przez słuchawkę bezprzewodową

Jak usprawnić komunikację i proces wymiany dokumentów firmowych z klientem?

Ten artykuł przeczytasz w 3 min Czym jest skuteczna komunikacja? Każda z firm boryka się z problemami dnia codziennego. Dokumentacja, która nie dotarła na czas z powodu opóźnienia firmy kurierskiej, maile trafiające do SPAM-u czy nieodebrany telefon od kontrahenta. Zdarza się też, że w natłoku zajęć, nikt w firmie nie zauważył stosu piętrzących się faktur. Jak sobie z tym poradzić? Aby […]

Świat biznesu nie zna litości. Przez drobne nieporozumienia czy zbyt słabą komunikację można stracić naprawdę cennego kontrahenta. Równie negatywne wrażenie pozostawiają opóźnione, nieopłacone faktury, o których po prostu zapomnieliśmy. Rozwiązaniem tych problemów może okazać się dobry program księgowy.

Czym jest skuteczna komunikacja?

Każda z firm boryka się z problemami dnia codziennego. Dokumentacja, która nie dotarła na czas z powodu opóźnienia firmy kurierskiej, maile trafiające do SPAM-u czy nieodebrany telefon od kontrahenta. Zdarza się też, że w natłoku zajęć, nikt w firmie nie zauważył stosu piętrzących się faktur. Jak sobie z tym poradzić?

Aby komunikacja między partnerami w biznesie była efektywna, konieczne jest wykorzystanie nowoczesnych narzędzi. Skuteczna komunikacja to nie tylko rozmowa telefoniczna, ale przede wszystkim sprawny obieg dokumentów firmowych, zautomatyzowane fakturowanie i bieżące przekazywanie informacji o rozliczeniach. Nikt nie chce dziś mierzyć się ze stosem faktur, których uporządkowanie zajmuje tak wiele cennego czasu, generuje większe ryzyko błędu i powoduje niepotrzebne nerwy.

Scanye to narzędzie, które pomaga usprawnić proces fakturowania, co bezpośrednio przekłada się na poprawę relacji z klientami. Oprogramowanie daje możliwość cyfrowego archiwizowania rozliczeń, ale też wymianę danych między partnerami biznesowymi. Wystarczy, że faktura zostanie zeskanowana, a program automatycznie odczyta dane, tj. numer NIP (na jego podstawie pobrane zostaną szczegółowe i aktualne dane firmy), daty wystawienia i sprzedaży oraz stawki. Z pomocą Scanye w ciągu godziny możliwe jest zeskanowanie i sprawdzenie ponad 200 faktur.

Sprawy finansowe – jak je uporządkować?

Zdarza się, że wprowadzając ręcznie fakturę do systemu, popełniamy błąd. Scanye nie tylko na bieżąco sprawdza i aktualizuje dane umieszczone na dokumentach, ale umożliwia prostą korektę tych już wystawionych. Automatyczny proces przesyłania faktur zapewnia szybki obieg dokumentacji finansowej, a dedykowana aplikacja pozwala kontrahentowi na bieżąco weryfikować jej poprawność. Tym samym przyspieszeniu ulega proces regulowania należności.

Na tym jednak nie koniec. Scanye to narzędzie, które usprawnia również komunikację z kontrahentami. Aplikacja jest na bieżąco udoskonalana, aby odpowiadać na wszystkie potrzeby jej użytkowników. Już dziś można z jej pomocą prowadzić cyfrowe archiwum firmy.

W dzisiejszych czasach jakość obsługi jest bardzo istotnym elementem, który wiele firm stale monitoruje. Optymalizacja procesów ma na celu zapewnienie najlepszej jakości obsługi. Dlatego też warto zadbać, aby system płatności również przebiegał bez zarzutu. Brak zatorów płatniczych ochroni nas przed konfliktami z kontrahentami.

Dlaczego warto zadbać o relacje interpersonalne?

Osobisty kontakt z klientem jest bardzo ważny, a skuteczna komunikacja interpersonalna z pewnością potrafi poprawić stosunki między partnerami w biznesie. Warto jednak zadbać, aby sprawy, które można zoptymalizować w firmie, nie były przedmiotem towarzyskich spotkań. Rozmowy o pieniądzach nie należą do ulubionych, zwłaszcza jeśli dotyczą niepotrzebnych zaległości lub błędów w dokumentacji. Dobre relacje są kluczem do sukcesu w biznesie. Co więcej, dzięki usprawnionej komunikacji między firmami spotkania są szybkie i efektywne, a zaoszczędzony czas można przeznaczyć na przygotowanie jeszcze lepszej oferty współpracy.

Dobra komunikacja musi być oparta na rzetelnych informacjach. Rozliczenia tworzone z pomocą Scanye są jawne – klienci mają wgląd do cyfrowych wersji dokumentów i mogą je sami sprawdzać, przed przekazaniem faktury do uregulowania. To wartość dodana biznesowej współpracy z użyciem Scanye.

Księgowy w dobie cyfrowych rozwiązań

Czy korzystanie z oprogramowania Scanye wpłynie na wizerunek księgowego? Przede wszystkim sprawi, że przestanie być postrzegany jako osoba, która tylko przepisuje dane z faktur do systemu. Scanye pozwala na bieżącą kontrolę spraw finansowych całej firmy, daje wgląd w ogólną sytuację i czyni księgowego kompetentnym partnerem w rozmowach biznesowych wewnątrz firmy, ale również z nowymi kontrahentami. Co więcej, wszystkie te nowe kompetencje można wykonywać w regularnym czasie pracy, a po jego zakończeniu cieszyć się chwilami spędzonymi z najbliższymi. Scanye zdecydowanie skraca czas, który do tej pory trzeba było poświęcić na przysłowiową „papierkową robotę”.

Wizerunek rzetelnej i polecanej firmy jest bardzo pomocny, jeśli staramy się pozyskać nowych klientów. Nie da się ukryć, że współcześnie ogromną moc posiada marketing szeptany. Jeśli zostaniemy przedstawieni jako firma, która doskonale wdraża nowoczesne rozwiązania, jest liderem w swojej branży, a przy tym pozostaje rzetelna i terminowa – z całą pewnością przyczyni się to do wzrostu zaufania naszych potencjalnych klientów.

Najnowsze artykuły