5 sposobów na wirusy na fakturach – które z nich są skuteczne?

Ten artykuł przeczytasz w 6 min W dobie epidemii koronawirusa COVID-19 wszyscy powinniśmy zachować szczególną ostrozność. Jak pracować z klientami, aby nie narazić się na zakażenie?

Koronawirus przenosi się nie tylko drogą kropelkową. Do zakażenia dojść może również poprzez kontakt z zainfekowaną powierzchnią, w tym z fakturami, które pracownicy biur rachunkowych, otrzymują od klientów. W jaki sposób skutecznie zdezynfekować te dokumenty? Dowiesz się z poniższego artykułu.

Koronawirus zbiera śmiertelne żniwo i nadal się rozprzestrzenia. Dowodem na to są rosnące statystyki. Do dziś (10.04.) potwierdzono w Polsce 5955 przypadków zakażenia i 181 ofiar śmiertelnych. A mówi się, że najgorsze jeszcze przed nami.

Nic dziwnego więc, że śmiertelny wirus budzi postrach również wśród właścicieli i pracowników biur rachunkowych, którzy chcąc uchronić się przed zarażeniem, pracują zdalnie oraz w mniej lub bardziej skuteczny sposób starają się dezynfekować zawirusowane faktury. Jeśli znajdujesz się w grupie, która musi pracować z potencjalnie niebezpiecznymi dokumentami (a tak trzeba nazwać zainfekowane koronawirusem faktury), mamy dla Ciebie pokaźną dawkę wiedzy, zebraną w jednym poradniku. 

| Czas jest zbyt cenny na klepanie faktur – już ponad 500 polskich biur rachunkowych oszczędza go ze Scanye.
Sprawdź i sam oceń. |

Z niniejszego artykułu dowiesz się:

1. Jak długo koronawirus utrzymuje się na powierzchniach, w tym również na fakturach?
2. Które metody dezynfekcji faktur działają, a z których od razu możesz zrezygnować?
3. Jak pracownicy biur rachunkowych starają się dezynfekować zainfekowane faktury?
4. Czy istnieje metoda, która zapewnia 100% bezpieczeństwa? Od razu mówimy: tak

Koronawirus na papierze. Jak długo jest niebezpieczny?

Chociaż coraz więcej wiemy na temat koronawirusa, to wciąż nie możemy jednoznacznie stwierdzić, jak długo wirus wywołujący chorobę COVID-19 utrzymuje się na powierzchniach różnych przedmiotów. Światowa Organizacja Zdrowia sugeruje, że koronawirus, z którym obecnie mamy do czynienia, zachowuje się podobnie jak inne wirusy z tej samej grupy, na przykład SARS lub MERS. Oznacza to, że na powierzchniach może przetrwać od kilku godzin do nawet kilkunastu dni, a rozbieżność czasowa zależy od rodzaju powierzchni, wilgotności i temperatury środowiska. 

Wyniki badania opublikowane na łamach magazynu The Journal of Hospital Infection są bardziej precyzyjne. Autorzy artykułu przeanalizowali dane z 22 badań nad SARS i MERS i doszli do wniosku, że wirusy z grupy koronawirusów mogą utrzymywać się na powierzchniach przez 9 dni. Dobra wiadomość jest taka, że można się ich pozbyć w zaledwie minutę. Wystarczy użyć środków dezynfekujących, które zawierają 62-71% etanolu, 0,5% nadtlenku wodoru lub 0,1% podchlorynu sodu. A co z innymi środkami zapobiegawczymi? No cóż, mogą okazać się zwyczajnie mniej skuteczne.

Ale o jakich powierzchniach wspominają autorzy badania? Metalowych, szklanych i plastikowych. Wciąż nie wiemy więc, co z papierem i dokumentami, z którymi księgowi na co dzień stykają się w swojej pracy. Szukamy zatem dalej i docieramy do badania z 17 marca tego roku, które przeprowadzili naukowcy ze Stanów Zjednoczonych.

Na stronie Narodowego Instytutu Zdrowia czytamy, że koronawirus może utrzymywać się w powietrzu przez 3 godziny, na miedzi do 4 godzin, na tekturze do 24 godzin i na stali nierdzewnej do 72 godzin. Możemy więc przyjąć, że faktury, które spływają do biura rachunkowego, aż przez dobę stanowią potencjalne zagrożenie dla pracowników. Czy możemy je zniwelować? Tak! W jaki sposób? O tym za chwilę.

Jak pracownicy biur rachunkowych dezynfekują faktury?

Najpierw przyjrzyjmy się, w jaki sposób właściciele biur rachunkowych i ich pracownicy obchodzą się z być może zawirusowanymi fakturami. Następnie zastanówmy się, czy przyjęte przez nich środki bezpieczeństwa mogą w ogóle okazać się skuteczne. A jeśli tak lub nie, to dlaczego.

…która metoda dezynfekcji faktur naprawdę działa?

Promieniowanie ultrafioletowe (UV)

Jeśli zdecydowałeś się „potraktować” zawirusowane faktury promieniowaniem UV, dobrze! Ta metoda jest skuteczna, a więc likwiduje bakterie i wirusy z otoczenia. ALE! Musisz użyć właściwej lampy emitującej właściwe promieniowanie ultrafioletowe, a istnieją trzy rodzaje takiego promieniowania:
1. UVA
2. UVB
3. UVC

Dwa pierwsze są emitowane przez słońce i lampy na solariach. Żadne z nich nie poradzi sobie z koronawirusem. Co innego promieniowanie UVC. Ono również jest emitowane przez słońce, ale to właśnie ono jest skuteczną bronią przeciwko wirusowi wywołującemu COVID-19. To właśnie z lamp emitujących promieniowanie UVC korzystają placówki medyczne, aby odkazić powietrze w pomieszczeniach. Przy tym korzystają również ze środków chemicznych, aby pozbyć się wirusów z powierzchni.

UWAGA! 
Stosując tę metodę, trzeba zachować szczególną ostrożność. Promieniowanie ultrafioletowe jest bowiem niebezpieczne dla ludzi i może powodować oparzenia skóry i oczu. Jeśli zdecydujesz się naświetlać faktury promieniami UVC, koniecznie wyjdź z pomieszczenia.

Ozonowanie powietrza

Ozonowanie to jedna ze skutecznych metod dezynfekcji. Sprawdzi się na przykład do odkażenia pomieszczeń po kwarantannie lub do odgrzybienia klimatyzacji w samochodzie. Nie sprawdzi się natomiast przy dezynfekcji zawirusowanych faktur. Dlaczego? Ano dlatego, że ozonowanie eliminuje z otoczenia jedynie mikroorganizmy, grzyby i pleśnie. Wirusów nie ma na liście. Zapomnij więc o ozonowaniu faktur. 

UWAGA!
Jeśli przebywasz w kwarantannie i wracasz do zdrowia po COVID-19, możesz skorzystać z ozonowania powietrza, aby usunąć inne szkodliwe mikroorganizmy. 

Podgrzewanie faktur w piekarniku

Rozgrzać piekarnik do 180 stopni, włożyć faktury na dwie minuty i podać w jednorazowych rękawiczkach. Brzmi zabawnie, ale ta metoda poniekąd działa. 
Dlaczego poniekąd? Bo koronawirus faktycznie nie lubi wysokich temperatur. Jak wysokich? Według Światowej Organizacji Zdrowia wystarczy 56 stopni Celsjusza i 15 minut, aby bez użycia środków chemicznych zdezynfekować zawirusowane powierzchnie.
Poniekąd – również dlatego, że papierowe faktury mogą nie znieść ekspozycji na tak wysoką temperaturę i zwyczajnie zapłonąć. Z tego powodu nie polecamy tej metody.

UWAGA! 
Pieczenie faktur grozi ich… upieczeniem 😉 

Kwarantanna dokumentów

Wiesz już, że koronawirus utrzymuje się na tekturowych powierzchniach przez 24 godziny. Możesz więc założyć, że przez tyle samo czasu będzie utrzymywać się na papierowych fakturach. Po tym czasie zginie, bo nie będzie w stanie przetrwać bez żywego organizmu, czyli żywiciela. Co w związku z tym? Ano to, że skutecznie ochronisz się przed zarażeniem, jeśli na minimum 24 godziny odizolujesz od siebie przekazane przez klienta faktury. 

UWAGA! 
Tu nie mamy uwag. Kwarantanna działa. Czytaj dalej. 

Tyle teorii. Jak zatem powinna przebiegać dezynfekcja i praca z  zawirusowanymi fakturami? Napromieniowanie dokumentów ultrafioletem jest zbyt niebezpieczne, podgrzewanie faktur w piekarniku grozi ich uszkodzeniem, a ozonowanie po prostu nie działa. Jedynym sensownym rozwiązaniem jest kwarantanna dokumentów. 

Jak może wyglądać? Na przykład tak: 
1. Przed odbiorem faktur od kuriera, listonosza lub klienta załóż na dłonie jednorazowe rękawiczki ochronne. 
2. Umieść faktury w szczelnie zamkniętym pojemniku.
3. Ściągnij rękawiczki i umyj dłonie.
4. Zdezynfekuj pojemnik środkiem chemicznym (nie wiesz, czy umieszczając faktury w środku, nie zostawiłeś koronawirusa na powierzchni pojemnika).
5. Po minimum 24 godzinach wyciągnij faktury z pojemnika i wprowadź je do systemu.

Gotowe?

I chociaż na pierwszy rzut oka powyższa procedura wygląda sensownie i na dodatek wydaje się, że mógłbyś wdrożyć ją od ręki, to ma kilka słabych punktów:
1. Każdy z pracowników musi jej przestrzegać! Jeśli któryś zignoruje instrukcję, może zarazić się koronawirusem i przekazać go pozostałym pracownikom przebywającym w biurze.
2. Jeśli wdrożyliście zdalny system pracy (<—tutaj przeczytasz jak go zorganizować), potrzebujesz kolejnej procedury, a mianowicie procedury określającej formę przekazywania faktur zdalnym pracownikom. 
3. Terminy. W biurze rachunkowym są nieprzekraczalne. Ciężko odstawić faktury na 24 godziny, kiedy czas goni.
4. Rękawiczki ochronne są drogie i trudno dostępne, a musisz zagwarantować je swoim pracownikom.

Co proponujemy w zamian? NIE PRZYJMUJ PAPIEROWYCH FAKTUR! Wiem:

Nie żartuję. Dogadaj się z klientem. Tylko w ten sposób zapewnisz 100% ochronę sobie i swoim pracownikom. Nie mając kontaktu z zawirusowanymi fakturami, nie zarazisz się przecież. Nie będziesz musiał wprowadzać skomplikowanych procedur oraz kontaktować się z doręczycielami. Do tego pracując na elektronicznych fakturach, zwiększysz efektywność biura rachunkowego, bo wszystkie dokumenty automatycznie znajdą się w systemie do księgowania. Pytanie tylko, jak dogadać się z klientem?

Odpowiemy na nie w kolejnym artykule, z którego dowiesz się między innymi:
1. Dlaczego lepiej przyjmować skany faktur niż papierowe dokumenty?
2. Co na tym zyska klient?
3. Jak go przekonać, aby podsyłał skany faktur? 
4. Czy potrzebuje skanera? A może istnieje lepsze rozwiązanie? Tak! 

| Czas jest zbyt cenny na klepanie faktur – już ponad 500 polskich biur rachunkowych oszczędza go ze Scanye.
Sprawdź i sam oceń. |

Najnowsze artykuły