Kiedy Ewelina Dziedzic, właścicielka Biura Rachunkowego Simply Accounting zauważyła, że większość jej Klientów nie ma pojęcia o księgowości, podatkach, rozliczeniach i ogólnych obowiązkach sprawozdawczych, postanowiła odczarować dla nich ten świat. Przy okazji rewolucji w ich firmach i głowach, zrewolucjonizowała również własny styl pracy. Zamieniła tradycyjne księgowanie na Scanye i… wcale nie żałuje!
Gdy w 2015 roku nasza bohaterka wybierała swoją ścieżkę zawodową nie przypuszczała, że zaledwie w ciągu kilku lat czekać będzie na nią sporo zmian. Wszystko zaczęło się dość klasycznie – pani Ewelina pracowała najpierw jako asystentka głównej księgowej, później awansowała na samodzielną księgową, a finalnie zdecydowała się na założenie własnego Biura Rachunkowego. Pech chciał, że rozpoczęcie jego działalności zbiegło się w czasie z wybuchem pandemii.
- Początki mojej działalności na własny rachunek wspominam jako dość przytłaczający czas - zaznacza Księgowa. - Wszechobecna panika, seki pytań, na które nikt nie znał odpowiedzi i konieczność śledzenia właściwie codziennych zmian wprowadzanych przez ustawodawcę zbiegły się z nienajlepszym samopoczuciem większości osób. Często musiałam motywować swoich klientów, by się nie poddawali i pomagałam przetrwać ten trudny okres - wspomina pani Ewelina.
Księgowa pomagała swoim Klientom, choć sama też zmagała się z komplikacjami. Część osób zaszyła się w domach, z niektórymi Przedsiębiorcami trudno było się nawet skontaktować. Albo nie dostarczali dokumentów, albo przesyłali na domowy adres grube stosy faktur do księgowania. Papierów przybywało, miejsce w mieszkaniu się kurczyło, a praca i tak musiała być wykonana. Konieczne były zmiany.
Księgowość online - praca odkryta na nowo
Żeby podołać trudnościom i przetrwać najtrudniejszy czas, pani Ewelina zdecydowała się na księgowanie online.
Obecnie w 100% pracuję w systemie zdalnym, nie przyjmuję żadnych faktur papierowych - wyjaśnia Księgowa. - To właśnie ten natłok papierów, brak miejsca na segregatory i długie dni spędzone na przepisywaniu danych z faktur do systemu księgowego skłoniły mnie do zmiany. Jeszcze wtedy nie zdawałam sobie sprawy, jak to zmieni mój system pracy oraz podejście do księgowości - zaznacza nasza bohaterka.
A trzeba zaznaczyć, że decyzja nie należała do najłatwiejszych, bo pani Ewelina przyznaje, że na komputerach i informatyce zna się jak… piłkarz na szydełkowaniu!
- Choć na początku obawiałam się, że OCR nie jest dla mnie, cały program okazał się być narzędziem bardzo prostym w obsłudze - wyjaśnia Księgowa. - Podobnie jak ja, również niektórym moim Klientom trudno było się przekonać do nowego systemu. Jednak z czasem sami zauważyli korzyści.
Co w Scanye podoba się Klientom pani Eweliny? Przede wszystkim przejrzystość programu, który umożliwia bezpośrednie przesyłanie dokumentów do Księgowej. Bardzo chwalona jest również aplikacja na telefon – dzięki niej faktury można dostarczyć do Biura Rachunkowego od razu, zamiast gromadzić w schowkach i teczkach. Często przydaje się również bezpośredni dostęp do dokumentów, które po zalogowaniu można przejrzeć zawsze i wszędzie…
- Dzięki Scanye daję większy komfort swoim klientom - mówi nasza rozmówczyni. - U większości zaobserwowałam to, że księgowość i faktury są dla nich czarną magią, czymś niechcianym i przykrym. Przesyłają faktury, bo muszą, jak za karę. Dlatego jako księgowa staram się maksymalnie im to uprościć, bo przecież między innymi po to jestem. I tak można powiedzieć, że ja swoim klientom odczarowuję świat księgowości, a mnie Scanye odczarowuje model prowadzenia biura rachunkowego. I każdy jest zadowolony 🙂 - zaznacza pani Ewelina.
Scanye odmienia pracę i życie Księgowych
Jak przyznaje nasza rozmówczyni to właśnie dzięki Scanye udało Jej się odnaleźć kontrolę nad czasem pracy w Biurze Rachunkowym. Dzięki odpowiednim zakładkom wie, który z klientów nie dostarczył jeszcze dokumentów, ale się tym nie przejmuje, bo Scanye wysyła spóźnialskiemu klientowi „przypominajkę”. Wszystko automatycznie, bez konieczności pamiętania. Odpada również konieczność trzymania segregatorów, bo wszystkie dokumenty są posegregowane w systemie.
- Zdalne księgowanie to ogromna oszczędność miejsca i papieru. Scanye minimalizuje również ilość pomyłek i literówek, która przy przepisywaniu była nieunikniona - w końcu jesteśmy tylko ludźmi. - zaznacza Księgowa. - Ze Scanye pracuję od lipca 2020 roku i nie wyobrażam sobie pracy bez tego programu. Zmienił o 180 stopni moje podejście do księgowości i przede wszystkim wizerunku księgowej - zaznacza pani Ewelina. - Wcześniej tonęłam w papierach i żyłam wiecznie w niedoczasie. Teraz jestem spokojna i wypoczęta. Wbrew popularnym stereotypom mam nawet czas na urlop - w ubiegłym roku po raz pierwszy w swoim życiu byłam na dwutygodniowych wakacjach bez pracy! A dodać muszę, że teraz mam zdecydowanie więcej klientów niż we wspomnianym wcześniej, mrocznym okresie - podsumowuje Księgowa.
Przygotuj się na automatyzację pracy w Biurze Rachunkowym
Choć wydaje się, że mroczny okres już na panią Eweliną, to nad branżą księgową wciąż wiszą dość ciemne chmury. Przepisy podatkowe zmieniają się w szaleńczym tempie, a Księgowe i Księgowi muszą nie tylko przyswoić nowe regulacje, nauczyć się stosować je w praktyce, ale też w jasny sposób wytłumaczyć wszystko Klientom. Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur będzie sporym wyzwaniem zarówno dla pracowników Biur Rachunkowych, jak i właścicieli firm.
- Początkowo myślałam, że KSeF zmiażdży branże księgowych i zwyczajnie mówiąc - nie będziemy już na rynku potrzebni - mówi pani Ewelina. - Wszystko co nowe i obce może trochę przerażać, ale proszę spojrzeć wstecz o kilka lat i przypomnieć sobie jak wyglądała księgowość wtedy. Każda taka zmiana ma na celu usprawnić proces, dlatego wierzę, że KSeF ułatwi pracę przedsiębiorcom i księgowym, tak jak OCR to zrobił. Sądzę, że przedsiębiorcy wciąż będą potrzebowali księgowych, chociażby do tego, by prowadzić obliczenia podatków, czy też trzymać rękę na pulsie zmiany zakresie zmian w przepisach. Dodatkowo warto pamiętać, że KSeF ma działać, póki co, jedynie dla polskich transakcji, a przecież te transakcje zagraniczne same się nie rozliczą. - zaznacza nasza bohaterka.
