Księgowe nigdy nie narzekały na nadmiar wolnego czasu. Po wprowadzeniu Nowego Ładu mają go jeszcze mniej, a obowiązków więcej. Na szczęście są sposoby na to, żeby uporządkować i przyspieszyć pracę w Biurze Rachunkowym. Poznaj je i księguj 4 x szybciej.
Uporządkuj chaos i księguj 4 x szybciej
Faktury papierowe, faktury online, dokumenty podrzucane przez Klientów na ostatnią chwilę i te wymagające komentarza… Brzmi znajomo? Nic dziwnego – tak wygląda codzienność w większości Biur Rachunkowych. Nawet najlepiej zorganizowane Księgowe mają czasem problem z chaosem wkradającym się do listy zadań. Dlatego jeśli chcesz przyspieszyć swoją pracę, najpierw ją uporządkuj.
Jak to zrobić? Polecamy nową funkcjonalność Scanye, czyli Biurko. To jeden ekran, na którym możesz na bieżąco śledzić postępy prac księgowych. Dzięki temu nie tracisz czasu na sprawdzenie którego Klienta możesz zacząć księgować, kogo trzeba ponaglić, ani czym zajmują się Twoi współpracownicy. Zamiast zmieniającej się listy zadań i priorytetów – jeden, zawsze aktualny widok.
Dla mnie Biurko Scanye to synonim uporządkowania i poukładania. Lubię w mojej pracy porządek, lubię widzieć co się dzieje u danego Klienta i co zostało do zrobienia. I to wszystko dostaję w bardzo przystępnej formie. A dzięki temu, że oszczędzam czas, mam go więcej – i w pracy i poza nią
Używaj OCR-a faktur
Skończ z ręcznym przepisywaniem faktur. Dużo łatwiej (i dużo szybciej!) zaksięgujesz je przy użyciu systemu OCR, czyli oprogramowania służącego do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym. Nie musisz już wklepywać danych ani niezliczonej ilości znaków – OCR działa za Ciebie, a Ty jedynie sprawdzasz poprawność danych.
Czy taki podział zadań rzeczywiście pozwala oszczędzić czas? Zdecydowanie tak.
Pomyśl – ile faktur zaksięgujesz w godzinę? Z naszych rozmów z Księgowymi wynika, że średni wynik to ok. 40 faktur na godzinę. W tym tempie zaksięgowanie 1000 faktur oznacza 25 godzin pracy – ponad 3 dni robocze.
Z OCR-em Księgowe 1000 faktur księgują w ciągu… 1 dnia. Weryfikacja lub poprawienie 15-znakowego numeru trwa ok. 1 sekundy, a sprawdzenie danych w Scanye zajmuje ok. 6 godzin i 40 min.
Dzięki takiemu rozwiązaniu oszczędzasz aż 2 dni robocze! A jeśli a klienci sami podsyłają Ci skany/zdjęcia faktur, czas ten może się jeszcze skrócić.
Dzięki Scanye skończyło się ciągłe drukowanie, segregowanie i układanie maili z dokumentami. Dopiero teraz przekonałam się, jak dużo czasu na to poświęcałam!
Zapomnij o ręcznym księgowaniu faktur
Wysyłaj automatyczne ponaglenia do Klientów
Czy wiesz, że aż 97% Księgowych za jeden z największych problemów w swojej pracy uważa zbyt późne dostarczanie dokumentów? Ciągłe przypominanie o upływających terminach i konieczności uzupełnienia dokumentacji zupełnie niepotrzebnie zabiera Twój czas. Pracy nie ubywa, a nadgodziny gromadzą się w szalonym tempie. A wystarczy skorzystać z automatycznych ponagleń, żeby wykreślić ze swojej listy zadań nieefektywne zajęcia.
Automatyczne ponaglenia można skonfigurować w optymalnych dla siebie terminach. Wiadomości wysyłane w określonych odstępach czasu będą za Ciebie “ścigać” zapominalskich Klientów.
Ty zyskujesz więcej czasu na księgowanie i możesz zapomnieć o wiadomościach, mailach i telefonach. Klienci mają jasny komunikat o zaległościach w przesyłaniu dokumentów, które – dzięki aplikacji – mogą uzupełnić w wygodnym dla siebie momencie.
Zamień telefon na wygodny komunikator
Ponaglenia to nie jedyna opcja Scanye, która odmieni Twój kontakt z Klientami. Aplikacja mobilna, komunikator i komentarze do dokumentów sprawią, że komunikacja będzie znacznie łatwiejsza dla obu stron.
Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że dają dużą swobodę. Klienci wiedzą, że mogą przesłać np. faktury paliwowe o każdej porze, nie tylko w godzinach otwarcia Biura Rachunkowego. Większość z nas bez problemu używa smartfona, więc opanowanie kolejnej, bardzo intuicyjnej aplikacji, zajmuje dosłownie chwilę.
Co więcej – każdy z przesłanych dokumentów można opatrzyć odpowiednim komentarzem. Odpada więc konieczność dopytywania i wyjaśniania np. w momencie kontroli z Urzędu Skarbowego. Księgowa zamiast dzwonić, po prostu patrzy i wie o co chodzi. A dodatkowo zawsze ma czarno na białym ustalenia z Klientem.
Komunikator to świetne rozwiązanie dla Księgowych, które pracują we własnym trybie i czasie. Klienci czują się zaopiekowani wiedząc, że w każdej chwili mogą napisać, a Księgowa – dzięki potwierdzeniu odczytu – wie, że jej wiadomości nie trafiają w próżnię.
Księgowanie online daje mi dużo spokoju – wiem, że nawet będąc w górach mam dostęp do potrzebnych danych. I wiem, że moi Klienci będą odpowiednio zaopiekowani i że będę umiała odpowiedzieć na każde pytanie, jednocześnie nie rezygnując ze swoich pasji
