Zmieniające się przepisy, kontakt z klientami i księgowanie to tylko część stresujących czynników w biurze rachunkowym. To dlatego księgowi są mistrzami organizacji pracy. Ale czy wiecie, że można rozporządzać nią bez problemów? Poznaj historię pana Piotra Szatkowskiego – prezesa Kancelarii Gospodarczej, który używa Scanye, aby jeszcze lepiej zarządzać pracą.
Kim jest Piotr Szatkowski?
Pan Piotr Szatkowski jest Prezesem Zarządu Kancelarii Gospodarczej. W jego biurze pracuje się:
“Kompetentnie, szybko, terminowo i profesjonalnie” – cytat ze strony kancelariagospodarcza.eu
Jak zauważył podczas rozmowy, uwielbia testować nowości: programy wspierające pracę księgowych i umożliwiające analitykę wyników.
Zdecydował się na Scanye, gdy program był całkiem nowy na rynku. Współpracę ocenia na tyle dobrze, że zdecydował się powiększyć abonament przetwarzanych faktur.
Scanye wspiera procesy, które odbywają się w każdym biurze rachunkowym, aby jeszcze lepiej wykorzystywać czas.
Najlepszy podział pracy ze Scanye
Podczas rozmowy opisał jeden ze schematów pracy w jego biurze. W firmie pana Piotra pracuje 18 osób. Tylko jedna z nich w całości odpowiada za wprowadzanie faktur do Scanye.
Zajmuje się tym pani Ania zatrudniona zdalnie – w swoim domu na Mazurach pracuje ze Scanye i przygotowuje faktury do dalszej pracy dla księgowych.
Czym dokładnie się zajmuje?
- sprawdza poprawność danych po odczycie OCR,
- poprawia dane,
- wprowadza dokumenty do programu Insert.
Jaki jest tego plus? Osoba zatrudniona w ten sposób nie musi mieć specjalnego wykształcenia księgowego, a jej praca nie zajmuje całego etatu, dlatego zatrudnienie jest opłacalne dla pracodawcy.
Po wprowadzeniu faktur do Scanye przez panią Anię, zadanie księgowych jest znacznie szybsze. Teraz księgowe, zamiast skupiać się na poprawności danych, mogą zająć się właściwym dekretowaniem.
Chcesz usprawnić kontakt z Klientami?
Efekty organizacji pracy
W firmie pana Piotra efekty łatwo zmierzyć – korzystają z wewnętrznego CRM. Wnioski z pracy pani Ani ze Scanye są zaskakujące.
Zbadano dane z miesięcy: luty/marzec/kwiecień, a prezentują się one tak:
- miesięczna liczba dokumentów w Scanye: 3153/3370/3695;
- czas przeznaczony na układanie, sortowanie i wprowadzanie dokumentów: 67h/68h/68h;
- dokumenty wprowadzone na godzinę: 49/52/57.
Rezerwa na jednym dokumencie to około 2 minut. Pani Ania odczytuje jeden dokument średnio około minuty, a zaksięgowanie przez księgową KPiR-ki przeznacza około 3 minut.
Jak łatwo zauważyć, osoba odpowiedzialna za wspomniane czynności coraz szybciej pracuje ze Scanye. Progres jest widoczny z miesiąca na miesiąc.
Scanye jest proste w nauce
Podczas rozmowy z panem Piotrem, zadałam pytanie:
“Czy poleciłby Pan Scanye osobie początkującej z automatyzacją pracy?”
Odpowiedź brzmi:
“Tak – jest bardzo intuicyjne. Dla księgowego nie ma nic prostszego niż obsługa Scanye.” – Piotra Szatkowski
Opór księgowych przed wprowadzeniem Scanye został szybko pokonany. Wystarczyło, że zaczęli pracować w programie. Pracownicy przyznali, że Scanye bardzo pomaga w pracy z klientami, którzy mają powyżej 30 dokumentów i wtedy przynosi to największe oszczędności.
Ponadto, pan Piotr zauważa, że sprzeciw (nawet starszej kadry) pokonuje prezentacja możliwości programu i pakiet testowy. Program trzeba zobaczyć w praktyce
Jak zorganizować naukę Scanye w firmie?
Dobrym modelem jest sposób pana Piotra. Po podjęciu decyzji o poznaniu Scanye, wyznaczył do pierwszych testów dwie księgowe – najchętniej współpracujące i lubiące nowości. Po ich reakcjach przekonał się, że program został ciepło przyjęty i może dać realne oszczędności.
Następnie reszta firmy została zapoznana z działaniem programu:
- skanowaniem faktur,
- odczytywaniem danych,
- pokazaniem funkcji dodatkowych, np. komentowania faktur i działania archiwum.
