Papierowe faktury i ręczna dekretacja – czy to naprawdę konieczne?
Zawód księgowego przez wielu nadal kojarzony jest z osobą dźwigającą tony zaległych dokumentów, z których ilością niełatwo jest sobie poradzić. Nic w tym dziwnego, bowiem setki papierowych faktur, ręczne numerowanie i dekretacja nadal są codziennością w wielu biurach rachunkowych i księgowych. Warto mieć świadomość, że faktury online mogą znacząco zrewolucjonizować proces pracy księgowego. Sprawdź, jak to zrobić.
Innowacyjne technologie na stałe zagościły w naszym codziennym życiu. Stopniowo podbijają kolejne jego obszary, pojawiając się nawet w tych, dotychczas uważanych za tradycyjne. Również środowisko księgowe zostaje stopniowo zdominowane przez nowe technologie i innowacyjne rozwiązania. Cyfryzacja to zupełnie nowy etap, który może znacznie odmienić dotychczasową pracę księgowego i uczynić ją znacznie łatwiejszą, a zarazem ciekawszą.
Czy faktury online mogą zastąpić wersje papierowe?
Nie ulega wątpliwości, że wystawianie i rozliczanie faktur online niesie ze sobą wiele zalet. Jest korzystne nie tylko z ekonomicznego i ekologicznego (mniej zużywanego papieru) punktu widzenia. Korzystają na tym również osoby wykonujące zawód księgowego. Mniej „papierkowej” roboty oznacza więcej czasu na rozwijanie dodatkowych umiejętności, a także skupienie się na bardziej wymagających aspektach rachunkowości.
Wiele osób ma jednak poważne wątpliwości co do możliwości całkowitego zastąpienia faktur papierowych dokumentami elektronicznymi.
Obecnie obowiązujący stan prawny nie pozostawia w tej kwestii żadnych kontrowersji. Zgodnie z art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, za dowód księgowy uznać można każdy dokument spełniający określone wymogi formalne. Należą do nich: określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu, określenie stron, opis oraz wartość operacji, datę jej dokonania, podpisy obydwu stron oraz dekretacja. Art. 21 ust 1a pkt 1 Ustawy o rachunkowości pozwala zrezygnować z podpisów, jeśli wynika to z przepisów odrębnych – w zakresie faktur VAT znajdzie tu zastosowanie Ustawa o podatku od towarów i usług.
W księgowości najwięcej wątpliwości powoduje dekretacja. Okazuje się jednak, że art. 21 ust. 1a wspomnianej wcześniej ustawy zwalnia z obowiązku dekretacji na dowodzie księgowym, jeśli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Wyspecjalizowane programy księgowe powinny jednak samodzielnie generować wszystkie niezbędne do dekretacji elementy, tak aby nie było konieczności wpisywania ich ręcznie do wcześniej przygotowanych dowodów księgowych. Jasne staje się więc, że faktury online są równoważne dokumentom w tradycyjnej formie i warto wdrożyć je w codzienne funkcjonowanie biura rachunkowego.
Jak może wyglądać archiwizacja faktur?
Kolejnym aspektem, który powoduje wiele wątpliwości, jest sposób archiwizowania faktur elektronicznych. Wielu z nas nie wyobraża sobie innego i bardziej skutecznego przechowywania dokumentów niż robienie tego w tradycyjnej formie. Wiele segregatorów, przechowywanych w przeznaczonych do tego szafach, wcale nie stanowi najlepszego rozwiązania. Powodów jest wiele. Po pierwsze, tradycyjna forma przechowywania faktur generuje potrzebę posiadania o wiele większej przestrzeni, która będzie w stanie pomieścić setki zalegających dokumentów. Po drugie, trudność w odnalezieniu odpowiedniej faktury, a nawet ryzyko zagubienia konkretnego pliku, wzrasta.
W wyspecjalizowanych programach księgowych możliwe jest stworzenie cyfrowego, centralnego archiwum, w którym odpowiednie pliki są katalogowane, a ich odnalezienie staje się wyjątkowo proste. Łatwiejsze staje się również rejestrowanie sposobu, w jaki dokumenty dotarły do firmy, a także opuściły ją. Ponadto oprogramowanie umożliwia wgląd do historii edycji, dzięki czemu jasne stają się wszystkie wprowadzone zmiany i aktualizacje.
Faktury online a kontrola urzędu skarbowego
Jeśli zastanawiasz się, czy gromadzenie elektronicznych faktur sprawdzi się również w przypadku kontroli urzędu skarbowego, przychodzimy z wyjaśnieniem. Jak już wspomnieliśmy, Ustawa o rachunkowości jasno określa wymogi stawiane dowodom księgowym. Zgodnie z tymi wytycznymi prowadzenie cyfrowego archiwum będzie prawidłowe, o ile równolegle prowadzona jest dekretacja. Korzystając z profesjonalnych programów księgowych, prowadzenie tego typu rejestrów jest gwarantowane. W razie wizyty urzędników z US z łatwością można uzyskać do nich dostęp i bez problemu je okazać. Lista dekretów tworzona jest automatycznie w programie księgowym. Wystarczy jedynie pobrać paczkę faktur z cyfrowego archiwum, a następnie w programie pobrać listę dekretów. Te dwie czynności wystarczą, aby wszystkie niezbędne informacje zostały ujawnione, a cała kontrola przebiegła pomyślnie.
Jak widać, faktury elektroniczne bez cienia wątpliwości uznać można za równoważne dokumentom papierowym. Ich dekretacja, numerowanie, a także archiwizacja może z powodzeniem być prowadzona w systemie cyfrowym, który oprócz niesamowitej wygody, niesie ze sobą ogromną oszczędność czasu i pieniędzy.
