W ostatnich czasach automatyzacja i rozwój nowoczesnych technologii sięgnął zenitu. Niemal każdy sektor rynku został znacznie zdigitalizowany, a większość czynności, które nie wymagały udziału czynnika ludzkiego, zastąpione zostały przez komputery. Odczuła to również księgowość i liczne działy rachunkowe. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak technologia zmieniła codzienne życie i pracę księgowych?
W dzisiejszych czasach technologia jest naszym sprzymierzeńcem, nawet w tak tradycyjnie postrzeganych profesjach, jak te związane z finansami. Księgowy nie jest już osobą, która dźwiga stos teczek, przedkładając dokumenty z jednego biurka na drugie. To osoba, której narzędziem pracy jest laptop i smartfon, a środowiskiem – cyfrowa rzeczywistość. Może pracować z dowolnego miejsca i korzystać z dostępu do danych w dowolnym momencie. Cyfrowy księgowy to nowy etap rozwoju działu finansów.
Zwiększona wydajność i efektywność
Większość z nas myśląc o zawodzie księgowego, nadal wyobraża sobie obraz człowieka starającego uporać się ze stertą dokumentów zalegających na biurku. Okazuje się jednak, że nowoczesne technologie zmieniły ten obraz na zawsze, a wyżej przedstawiona rzeczywistość już jakiś czas temu odeszła do przysłowiowego lamusa. Opasłe tomy i setki nierozliczonych faktur nie znajdują już odzwierciedlenia w rzeczywistości, dzięki czemu większość księgowych może odetchnąć z ulgą.
Nowoczesne systemy elektroniczne (takie jak Scanye) umożliwiają znaczne przyspieszenie pracy, możliwość rozliczania setek faktur w ciągu godziny, bez konieczności wykonywania żmudnej papierologii, a także łatwość dostępu do przechowywanych archiwów.
Dzięki nowoczesnym oprogramowaniom przechowywane dokumenty katalogowane są zgodnie z ustalonym schematem, a odnajdywanie starszych faktur jest znacznie łatwiejsze. Dodatkowym udogodnieniem jest fakt, że w przypadku każdego pliku mamy dostęp do historii jego edycji i bieżących zmian, dzięki czemu analiza dokumentacji idzie o wiele sprawniej.
Nie bez znaczenia jest rozwój tzw. integratorów do wyciągów bankowych. Dzięki nim wszelkie wyciągi bankowe formatowane są do odpowiedniego rozmiaru, a następnie automatycznie wczytywane do zaawansowanego systemu księgowego. Dzięki temu konieczność ręcznego wpisywania danych do tabel zostaje zniwelowana, a co za tym idzie oszczędność czasu i pieniędzy znacznie wzrasta.
Oprócz tego działania te mają korzystny wpływ również na środowisko naturalne. Z ekologicznego punktu widzenia rozwój nowoczesnych technologii w księgowości przyczynił się do znacznego zmniejszenia zużycia papieru i innych artykułów biurowych.
Elektroniczny obieg dokumentów
Wykorzystanie w pracy w księgowości elektronicznych narzędzi do nadzorowania obiegu dokumentów to kolejna zaleta rozwoju nowoczesnych technologii. Ułatwia to pracę nie tylko księgowym i innym pracownikom, ale również osobom zarządzającym całą firmą. W biurach rachunkowych znacznie usprawnia to również sposób komunikacji przedsiębiorstwa z klientem. Znacznie łatwiej jest dopilnować terminów i innych wytycznych obowiązujących w danym układzie biznesowym.
Dodatkowo to sam klient jest w stanie rozpocząć procedurę opracowania dokumentu w systemie. Wystarczy, że samodzielnie wprowadzi konieczne dane do ewidencji, a księgowość od razu dostaje wstępne informacje oraz ma bezpośredni wgląd do tego, na jakim etapie przygotowania jest dokument i kiedy możliwe będzie jego ostateczne zaksięgowanie. Dzięki temu księgowy bezpośrednio po otrzymaniu go do wglądu będzie mógł rozpocząć swoją pracę i uniknąć zbędnych, przedłużających się, papierkowych procedur.
Dodatkowo to sam klient jest w stanie rozpocząć procedurę opracowania dokumentu w systemie. Wystarczy, że samodzielnie wprowadzi konieczne dane do ewidencji, a księgowość od razu dostaje wstępne informacje oraz ma bezpośredni wgląd do tego, na jakim etapie przygotowania jest dokument i kiedy możliwe będzie jego ostateczne zaksięgowanie. Dzięki temu księgowy bezpośrednio po otrzymaniu go do wglądu będzie mógł rozpocząć swoją pracę i uniknąć zbędnych, przedłużających się, papierkowych procedur.
Kolejną zaletą gromadzenia dokumentów w wersji elektronicznej jest wzrost ich bezpieczeństwa. Mogą być one chronione nie tylko przez zaawansowane, innowacyjne programy zabezpieczające. Dodatkową ochronę zapewniać może przetrzymywanie kopii dokumentów w tzw. chmurze. Dzięki temu nawet najpoważniejsza awaria systemu czy jego zhackowanie nie będzie zagrażać istnieniu plików. Będą one bezpiecznie przechowywane w wirtualnym archiwum, gdzie nie będą zagrażać im żadne uszkodzenia mechaniczne czy awarie zewnętrzne systemów komputerowych.
Wirtualna ochrona danych jest znacznie silniejsza, niż ta, którą jesteśmy w stanie zapewnić dokumentom przechowywanym w tradycyjnej formie. Dlatego też warto rozważyć całkowite przejście na elektroniczny obieg dokumentacji. Skutkuje to bowiem wieloma zaletami, z oszczędnością czasu pracowników, pieniędzy firmy i redukcją szkód w środowisku naturalnym na czele oraz ze zwiększonym bezpieczeństwem przechowywanych danych.
Wirtualna ochrona danych jest znacznie silniejsza, niż ta, którą jesteśmy w stanie zapewnić dokumentom przechowywanym w tradycyjnej formie. Dlatego też warto rozważyć całkowite przejście na elektroniczny obieg dokumentacji. Skutkuje to bowiem wieloma zaletami, z oszczędnością czasu pracowników, pieniędzy firmy i redukcją szkód w środowisku naturalnym na czele oraz ze zwiększonym bezpieczeństwem przechowywanych danych.
Elektroniczne narzędzia wykorzystywane obecnie przez księgowych są w stanie także znacznie usprawnić ich pracę, dzięki czemu mogą się oni skupić na bardziej poważnych i zajmujących więcej czasu sprawach, a także przekierować swoją uwagę na samokształcenie i rozwój posiadanych umiejętności. Jak więc widać, technologia uratowała niejednego księgowego i znacząco wpłynęła na komfort i warunki wykonywania ich pracy.
Nowoczesne technologie i wszechobecna digitalizacja powoli dominują wszystkie sektory naszego życia, zarówno codziennego, jak i zawodowego. Wykorzystywane w rachunkowości metody i innowacje pozwalają jeszcze bardziej wykorzystać potencjał leżący u podstawy zawodu księgowego, a także wpłynąć na efektywność podejmowanych działań. Jeśli więc jeszcze nie wprowadziłeś tego typu rozwiązań do swojej firmy, powinieneś przeanalizować wszystkie za i przeciw i wybrać model, który przyniesie korzyści dla wszystkich pracowników.
