Copyright© Scanye Sp. z o.o.
Tajemnicze liczydła, listy płac wypełniane ręcznie, papierowe Księgi Przychodów i Rozchodów, Amerykanka, roczne zeznania podatkowe liczące kilka stron, a może wielka automatyzacja i pierwsze interpretacje elektronicznego przechowywania dokumentów? Zapytaliśmy Księgowe co najbardziej utkwiło w ich pamięci, kiedy porównują “stare czasy” z “nowymi” oraz jak zmieniła się księgowość wczoraj i dziś.
Bez wątpienia praca w Biurze Rachunkowym w ciągu ostatnich lat diametralnie się zmieniła. Zwłaszcza nowe przepisy i milowy skok technologiczny mogły wprowadzić zamęt w głowie nawet najbardziej postępowej Księgowej. Jak perspektywy Księgowych wygląda branżowe “wczoraj” i “dziś”?
Najbardziej w pamięci utkwiły mi ogromne stosy papierów. Mimo że było to dość dawno, a ja wtedy byłam juniorem, dostałam wielkie biurko po odchodzącej księgowej, na którym w ogóle nie było miejsca, bo wszędzie składowane były dokumenty!
Bianka Burda, która prowadzi profil @pani.pit na instagramie, dodaje:
W zasadzie od dziecka pamiętam Biuro Rachunkowe jako miejsce pracy tak samo. Na biurku zawsze stał duży monitor, pojemnik na długopisy, myszka i uwaga - coś co zapadło mi w pamięć właściwe najbardziej ze wszystkich - pojemnik na karteczki. Wtedy to było dla mnie bardzo ważne, bo jeśli czegoś nie wiedziałam, to zawsze, aby to szybko zapisać i nie zapomnieć sięgałam po taką karteczkę - mówi Księgowa.
Kiedy zaczynałam pracę w biurze rachunkowym, na moim małym biurku znajdował się tylko laptop i kolumna kuwet. Dzielone były na te "do sprawdzenia" "do zaksięgowania" "do wyjaśnienia" "pilne" albo "na później". Nieodłącznym elementem był też duży dziurkacz na większą ilość dokumentów, aby nie trzeba było dziurkować po jednej kartce i duży kalkulator
Czy wszystkie Księgowe mają podobne wspomnienia związane z ich pierwszym dniem pracy? Może wszechobecna teraz automatyzacja sprawia, że pracownicy Biur Rachunkowych wkraczają na ścieżkę zawodową pewnie i bez żadnych obaw?
Do tej pory pamiętam, że pierwsze dni w mojej pierwszej pracy w księgowości były dla mnie bardzo stresujące. Wtedy wszystko było dla mnie nowością, a kolumny w Księdze Przychodów i Rozchodów budziły grozę, ale jednocześnie ciekawość i głód wiedzy
Pani Agnieszka jest młodą osobą, dlatego swoją pracę zaczynała w rozwiniętym technologicznie Biurze, ale celnie zauważa, że nic w branży księgowości nie jest czarno-białe.
Praca w księgowości dla osób w moim wieku wiąże się jednak z nowymi wyzwaniami, które nie zawsze są równoznaczne z tym, że radzimy sobie lepiej z techniką niż osoby starsze. Myślę, że każda aktualizacja systemu księgowego próbująca gonić zmiany w obowiązujących nas przepisach prawa podatkowego przytłacza każdą Księgową, bez względu na to, czy korzysta z kalkulatora, liczydła czy elektronicznego arkusza kalkulacyjnego
Z każdym kolejnym rokiem pracownicy Biur Rachunkowych jednogłośnie zauważają tendencję do postępującej automatyzacji procesów. Dążą do odejścia od papieru, minimalizując zalegające w Biurze niezliczone ilości segregatorów. Z jakich narzędzi korzystają najchętniej i jak wyglądają ich miejsca pracy? Sprawdziliśmy!
Moja firma bazuje przede wszystkim na innowacyjnym podejściu do księgowości. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych programów moi Klienci mają stały dostęp do danych finansowych i możliwość pracy 24 h w każdej lokalizacji, gdzie jest dostęp do Internetu – odpowiada Karolina Meder, założycielka profilu @ciekawostki.podatkowe – Poza tym zmienił się nieco sposób księgowania, pojawiły się dwa monitory, również elektroniczny obieg dokumentów i OCR
-podkreśla.
Pani Bianka postawiła na jeszcze większa automatyzację:
Wprowadziłyśmy w Biurze darmowe narzędzie Trello, które pomaga w komunikacji między nami. Przykładowo kiedy mnie nie ma w biurze, a przyjdzie Klient z ważną sprawą, to kolejnego dnia otwieram Trello i widzę, że był i w jakiej sprawie
Na moim biurku pozostał laptop z monitorem, zwykłą klawiaturę i myszkę wymieniłam na modele profesjonalne. Nie potrzebuję już narzędzi typowo do papieru, bo pracujemy na skanach dokumentów. Pozostał ze mną tylko ten sam kalkulator, który dostałam 10 lat temu, a drukarkę wymieniłam na taką, która daje mi kilka możliwości skanowania i przesyłania dokumentów, w tym prosto do Scanye
A co z tradycyjnymi metodami i narzędziami? Czy odeszły całkowicie w zapomnienie, wyparte przez programy do księgowania dokumentów? Aleksandra Kwiatkowska udowadnia jest przekonana, że stare nie zawsze znaczy gorsze.
Staram się przede wszystkim minimalizować ilość rzeczy zalegających na moim biurku i przenosić się możliwie w strefę elektroniczną. Jednak zawsze mam w zanadrzu tradycyjny notes, długopis i małe karteczki – to przydaje się, by szybko coś zanotować, gdy dzwoni Klient
Magdalena Grabińska przyznaje, że czasami również korzysta z tradycyjnych narzędzi:
Aktualnie nadal niezbędnymi narzędziami jest dla mnie dziurkacz i kalkulator, ale kuwety już nie grają roli pierwszoplanowej. Odkąd przeszliśmy częściowo na pracę zdalną więcej dokumentów otrzymuje w pliku niż fizycznie w papierze
Patrycja Żuk, czyli Księgowa łącząca swoją pracę z pasją do szycia @szpulkowaksiegowa, zwraca również uwagę na bardzo ważny aspekt – ekologię.
Po kilku latach pracy z drukowanymi dokumentami, księgowanie online uważam za ogromny postęp, wygodę oraz dużo bardziej ekologiczne rozwiązanie - podkreśla - Dodatkowo od niedawna pracuję na dwóch monitorach, co pozwala na podgląd kilku programów naraz, bez potrzeby czasochłonnego przełączania pomiędzy okienkami. To w pracy księgowej zdecydowany tzw. "game changer"
Praca biurowa ma też swoje ciemne strony, dlatego odpowiednio dobrany sprzęt to połowa sukcesu. Żmudne, powtarzalne czynności stają się trochę szybsze, a zdrowie Księgowych nie jest tak aż narażone na bardzo częste choroby tej grupy zawodowej – zespół cieśni nadgarstka, schorzenia kręgosłupa, żylaki czy nawet obniżenie zdolności widzenia.
Agnieszka Dobras, jako inspektorka bezpieczeństwa i higieny pracy, zna ten temat od podszewki.
Dużą uwagę zwracam na ergonomiczne miejsce pracy, w szczególności: właściwe ustawienie monitora, dobór ergonomicznego krzesła biurowego czy odpowiednie oświetlenie. W dobie wzmożonej ilości pracy księgowych wywołanej licznymi zmianami w prawie i koniecznością nadgodzin, coraz częściej pierwszeństwo bierze "wyrobienie się ze wszystkim" i powrót do domu przed zmierzchem - tak, by nie nocować w pracy. Tymczasem zdrowie idzie na drugi plan. Z tego, co widzę, jest istotna potrzeba zmiany świadomości księgowych, w tym przyzwolenie na skupienie się na sobie i naszych ludzkich potrzebach - zdrowie mamy niestety i aż, tylko jedno. I żadna nowelizacja w prawie nam go nie zwróci
Z racji iż spędzamy ogromną ilość godzin przy komputerze, wygodny fotel nie jest już wymysłem, a obowiązkiem, który ma nam zapewnić komfort pracy. Pod moim biurkiem zamiast segregatorów, jest mały podnóżek, który pozwala na zmianę pozycji co jakiś czas
Na aspekt zdrowotny jako główne kryterium doboru sprzętu zwraca też uwagę Patrycja Żuk:
Z uwagi na fakt, że zespół cieśni nadgarstka to choroba zawodowa księgowych, dla mnie must have w Biurze Rachunkowym to pionowa myszka. Zdecydowanie poprawia krążenie, nie bolą mnie już nadgarstki. Tak jak wspomniałam wcześniej - dwa monitory przyspieszają i ułatwiają znacznie pracę - wybierałam do swojego biura takie, które miały opcję ochrony wzroku - niwelują szkodliwe niebieskie światło, oczy mniej się męczą, a wzrok jest przecież niezbędny
Czas to pieniądz, a w branży księgowości dodatkowo po prostu mniejsza liczba nadgodzin. Dlatego niezwykle ważnym czynnikiem jest szybkość sprzętów.
Myślę, że w wypadku sprzętu sugeruję się głównie szybkością pracy. Nic tak nie denerwuje, jak wolno pracujący komputer, drukarka czy skaner. Praca na szybkich sprzętach ułatwia mi cały proces. Tak samo sytuacja ma się w przypadku Internetu. Tutaj też wszystko musi pracować na najwyższych obrotach
Ciekawą perspektywę ma Natalia Wojcieszak z biura Finance 4 More:
Przy wyborze sprzętu sprawdzam przede wszystkim ilość pamięci RAM, procesor oraz wielkość monitora. Jeśli chodzi o skaner chodzi przede wszystkim o to, czy jest w stanie skanować każdy rodzaj i wielkość dokumentu a także o to, czy jest niezawodny
Stawiam na rozwiązania niekoniecznie najtańsze, ale takie, które wydają nam się solidne, niezawodne i mogą służyć latami. Irytuję się, gdy zakupione sprzęty krótko po upływie okresu gwarancji nagle się psują, więc zdecydowanie celuję w sprzęty dobrych marek, sprawdzone przez innych użytkowników
Już niedługo Księgowym, które pracę zaczną od razu od zautomatyzowania i nowoczesnych narzędzi, trudno będzie uwierzyć, że jeszcze 30 lat temu pracownicy Biur Rachunkowych nie mieli do swojej dyspozycji elektronicznych kalkulatorów czy komputerów, a wszystkie operacje trzeba było księgować ręcznie. Zapytaliśmy Księgowych czy tęsknią za jakimiś rzeczami, które kiedyś były obecne w Biurach.
Jedyne, za czym zdarza mi się tęsknić to za faktycznym Biurem, w którym siedziało kilka osób i w razie „pożaru” mieliśmy się pod ręką. Teraz możemy się wesprzeć poprzez rozmowy grupowe, ale klimat jest trochę inny - opowiada Dominika Winiarska - Jednak dla mnie przejście na elektroniczną formę dokumentów jest wspaniałe i wygodne, bo nie jestem zależna od miejsca i mogę wykonywać pracę wszędzie -
Brakuje mi jedynie ludzi. W biurze była nas zawsze spora gromadka, było do kogo się uśmiechnąć, z kim przez chwile pogadać czy omówić męczącą sprawę. Oczywiście doceniam pracę na własnych warunkach, ale tego kontaktu z człowiekiem nie jest w stanie zastąpić żadne narzędzie
Zdecydowana większość Księgowych zgodnie twierdzi, że nie brakuje im niczego, a cyfryzację uważają za swojego sprzymierzeńca, nie wroga.
Wydaje mi się, że idzie to w innym kierunku i teraz jest dużo prościej niż dawniej. Pojawiło się wiele narzędzi i programów, które ułatwiają pracę. Wszystko jest teraz w komputerze, który pomaga nam i pozwala na kilkukrotne sprawdzenie danych. Nie brakuje mi niczego, gdyż jest lepiej, niż było. Można szybko komunikować się z Klientami, wysyłać newslettery, wszystko szybko sprawdzić, a nawet pracować zdalnie
Jestem szczęśliwa, że w ciągu paru lat księgowość poszła do przodu i coraz częściej Księgowi mają innowacyjne podejście do pracy. Ja przede wszystkim pokazuję, że zawód Księgowej nie musi kojarzyć się ze starszą panią w okularach, która zasypana jest stertą dokumentów
Robot myjący kubki i dolewający kawę, indywidualna infolinia do Urzędu Skarbowego, bezproblemowy OCR czy mniejsze tempo nowych przepisów? Brzmi magicznie, prawda?🙂
Niestety rzeczywistość pracowników Biur Rachunkowych jawi w mniej kolorowych barwach, ale w końcu kto zabroni nam marzyć – może pewnego dnia marzenia staną się rzeczywistością?
Gdybym mogła sobie coś wymarzyć, byłoby to urządzenie namierzające wszystkie zmiany treści obowiązujących przepisów. Znacznie usprawniłoby to pracę i zniwelowało możliwość pomyłek, szczególnie gdy zmiany te są tak dynamiczne, jak obecnie. I odświeżacz powietrza o zapachu świętego spokoju - pół żartem, pół serio. W niektórych przypadkach tylko spokój, dystans i chłodna głowa mogą nas uratować
Bardzo chciałabym doświadczyć jeszcze większej automatyzacji naszej pracy – idealnego OCR-a w połączeniu z robotem, który księguje dokumenty, a dopiero na końcu wchodzę ja, cała na biało z żywą wiedzą i tylko sprawdzam i ewentualnie poprawiam księgowania. Najlepsze w tej fantazji jest to, że jej części już mogę doświadczać!
Zautomatyzowany fotel? Proszę bardzo! Patrycja Żuk mierzy wysoko:
Jeśli chodzi o marzenie, to cudownie byłoby mieć masujący fotel biurowy. A gdyby jeszcze dolewał kawy i mył kubki - nie miałabym więcej marzeń. No, może poza jednym - co by się łatwiej i szybciej dodzwonić do ZUS-u i Urzędów Skarbowych, taka bezpośrednia infolinia do załatwiania spraw w 5 minut - to by było dopiero coś!
Absolutnie marzę o narzędziu, które wyeliminowałoby konieczność manualnego sprawdzania (tzw. odhaczania) rejestrów VAT, zapisów w książce przychodów i rozchodów. Wiem, że wielu Księgowych po prostu tego nie robi i mają problem „z głowy”
Natalia Wojcieszak nie ma żadnych życzeń, za to z wielką niecierpliwością czeka na Krajowy System e-Faktur:
Nie ukrywam, że czekam na KSEF czyli Krajowy System e-Faktur. Odczytywanie faktur ustrukturyzowanych będzie dużo szybsze i prostsze. Nie będzie problemu ze słabą jakością faktur, które otrzymują czasami nasi kontrahenci czyli klienci naszego biura
Ostatnie życzenie, którego autorką jest Karolina Merder, jest bardziej przyziemne i doskonale obrazuje, z czym obecna księgowość musi się mierzyć.
Ja mam raczej bardziej przyziemne życzenie - aby przepisy nie zmieniały się w tak szybkim tempie jak w tym roku. A jeśli jest przepis jasno określony w ustawie, żeby Urzędy nie robiły sobie do niego swoich „wewnętrznych ustaleń”. Wtedy wszystkim będzie żyło się lepiej, a już na pewno nam Księgowym...
My również życzymy Księgowym, żeby wszystkie ich marzenia się spełniły, a praca w tej branży była łatwiejsza niż obecnie. Warto jednak już teraz pozwolić sobie na usprawnienie i przyspieszenie swojej pracy, dzięki dostosowanym do tego programom księgowym.
Certyfikowana główna Księgowa, specjalizującą się w rozliczeniach podatkowych, inspektor BHP oraz ochrony przeciwpożarowej. Z pasji do prawa podatkowego i księgowości założyła bloga o tematyce finansowo-podatkowej o nazwie „Wyrachowana Księgowa”. Prywatnie kocia mama, zakochana w tańcu, dobrej literaturze i odkrywaniu świata.
Właścicielka i menadżerka Biura Rachunkowego HejHo! Księgowe. Księgowa z 15-letnim stażem i dużym doświadczeniem. Od niedawna odkrywa i rozwija nową pasję – grę na pianinie.
Księgowanie ma we krwi, a pasją do podatków zaraziła się od swojej mamy. W życiu prywatnym oprócz podatków interesuje się wychowaniem psów. Na instagramie prowadzi profil @pani.pit, gdzie można znaleźć wiele przydatnych wskazówek.
Główna księgowa Helios Audyt, w którym świetnie wykorzystuje nowinki technologiczne i przyszłościowe rozwiązania. Prywatnie wulkan energii z potrzebą doświadczania i poprawy świata na lepsze. Za cel życiowo-firmowy obrała sobie podążanie za hasłem #niewygladaszjakksiegowa.
Księgowa i Przedsiębiorczyni. Prowadzi własne Biuro Rachunkowe. Swoje usługi wykonuje w oparciu o najnowsze oprogramowania. Twórczyni profilu na instagramie @ciekawostki.podatkowe, gdzie edukuje o podatkach w zrozumiały sposób.
Księgowa, prowadzi małe Biuro Rachunkowe w Łodzi. Towarzyszy Przedsiębiorcom od początku zakładania działalności i z uśmiechem przeprowadza ich przez tajniki księgowości.Twórczyni profilu na instagramie @ksiegowa_reanimacja, na którym zgromadziła zaangażowaną społeczność.
Prezeska zarządu w firmie Finance 4 More. Z wykształcenia magister nauk ekonomicznych z ponad 15-letnim doświadczeniem zawodowym. Prywatnie mama dwójki dzieci. Każdego dnia łączy pasję do księgowania z pasją do podróży oraz inspiruje do spełniania marzeń.
Prywatnie mama bliźniaczek i labradora, zawodowo Przedsiębiorczyni oraz Księgowa. Jej pasją jest krawiectwo, które na co dzień stara się łączyć z rachunkowością – pomaga rękodzielnikom w stawianiu ich pierwszych kroków w świecie działalności gospodarczej. Na instagramie prowadzi prężnie rozwijające się konto @szpulkowaksiegowa.
Scanye Sp. z o.o.
NIP 527 276 72 50
ul. Grzybowska 87
00-844 Warszawa
T +48 509 333 337
E-mail: kontakt@scanye.pl