Copyright© Scanye Sp. z o.o.
Podobnie jak w przypadku wielu Księgowych – np. Karoliny Grzeszczak, bohaterki naszego innego wywiadu – również w przypadku pani Marleny sporym impulsem do zainteresowania się księgowością online była pandemia. Brak ciągłego dostępu do dokumentów, ograniczenia w kontaktach z Klientami czy różnego rodzaju obostrzenia sprawiły, że tradycyjny schemat pracy w księgowości przestał się sprawdzać. Wtedy pani Marlena zaczęła szukać programów i rozwiązań odpowiednich do sytuacji.
- Kiedy postanowiłam odejść od papierowych dokumentów i zaczęłam szukać odpowiedniego narzędzia do pracy, Scanye nie było moim pierwszym wyborem - wyjaśnia Księgowa - Jednak po integracji z moim programem księgowym, czyli Enovą, zdecydowałam się na bezpłatne szkolenie Scanye. I finalnie na zmianę programu, z którego korzystałam wcześniej - wyjaśnia pani Marlena.
Jak przyznaje nasza bohaterka na początku korzystania ze Scanye była najpierw dość sceptycznie nastawiona, a potem coraz bardziej zaskoczona. Wszystko przez łatwość użytkowania i szybkość pracy programu.
– Okazało się, że Scanye jest nie tylko bardzo intuicyjne w obsłudze, ale również świetnie odczytuje dokumenty – opowiada – Ogromnym plusem jest dla mnie również wsparcie techniczne, które błyskawicznie odpowiada na wszystkie moje pytania i żadnego tematu nie pozostawia bez wyjaśnienia. To duży komfort, bo jeśli mam jakiś problem, chcę go szybko rozwiązać i przejść do dalszych zadań. A dzięki sprawnej obsłudze klienta jest to możliwe – podkreśla pani Marlena.
Zmiany w pracy pani Marleny zauważyli również jej Klienci. Zaproszeni przez Księgową do zakładania własnych kont w programie i przesyłania dokumentów za pośrednictwem aplikacji mobilnej, szybko docenili księgowość online:
- Mam różnych Klientów. Ci z branży IT nie mieli żadnego problemu z przejściem na elektroniczne dostarczanie dokumentów. Inni, nieco bardziej oporni, potrzebowali czasu, by dostrzec płynące z tego korzyści, również finansowe - opowiada nasza bohaterka - Na przykład właściciel szkoły pływania, który notorycznie gubił faktury rozliczające jego wejścia na basen zauważył, że dzięki aplikacji mobilnej Scanye ma znacznie większą kontrolę nad kosztami swojej działalności. Wszystko dzięki temu, że teraz tuż po otrzymaniu paragonu robi mu zdjęcie i wysyła do mnie, na bieżąco wszystko dokumentując. Wcześniej nie było to możliwe - opisuje Księgowa.
Oczywiście zdarzają się tradycjonaliści, którzy do każdej nowości podchodzą z rezerwą:
- Zmiana czegokolwiek wiąże się z przerażeniem i obawą, że sobie nie poradzę - tłumaczy pani Marlena - Ale to tylko przejściowe. Dlatego nie pytam Klientów czy chcą skorzystać z nowych narzędzi. Zamiast tego po prostu pokazuję im program i jego zalety - ja widzę, że Klient wysłał dokumenty, on nie gubi ich po mailach, nie zapomina o wysyłce, wszystko jest w programie i oboje mamy do tego dostęp w każdej chwili - wylicza Księgowa.
Choć jeszcze nie wszyscy Klienci mają swoje konta w Scanye, docelowo pani Marlena chce, by dokumenty spływały do niej jedynie drogą elektroniczną. Wszystko, co miała w segregatorach, ma teraz w Internecie. Zupełnie zrezygnowała z drukowania faktur. Ma zdefiniowane konta i schematy, wszystko idzie sprawnie, a ona tylko weryfikuje poprawność danych, co przyspiesza pracę mniej więcej o 60%, zwiększając jednocześnie jej produktywność. Takie rozwiązanie i oszczędność czasu cenią również przedsiębiorcy – sprawdź jak księgowość online ocenia Grzegorz Mandziuk.
Jak podkreśla nasza rozmówczyni, dokumenty w bezpiecznym, szyfrowanym archiwum to ułatwienie nie tylko w codziennej pracy, ale także w przypadku kontroli czy czynności sprawdzających z Urzędu Skarbowego. Zamiast przeszukiwać segregatory i kompletować papierowe faktury, wystarczy wyszukać ich numery, przygotować odpowiednie pliki i przesłać na odpowiedni adres mailowy.
- Zwłaszcza duże kontrole były niezwykle czasochłonne. Teraz wszystko załatwiamy online - od czasu pandemii nie zdarzyło mi się jeszcze, żeby urzędnik poprosił o dostarczenie papierowej wersji dokumentów. Dlatego trudno mi uwierzyć, że Księgowe, mając dzisiejsze możliwości nie korzystają z nich, zostając przy tradycyjnym księgowaniu - zaznacza pani Marlena.
Podejście naszej bohaterki to z pewnością efekt jej wcześniejszych doświadczeń. Zamiast wychodzić z założenia, że nic się nie da zmienić, nic nie można zrobić, a automatyzacja pracy nie ma większego sensu, woli testować i wdrażać rozwiązania, na których zyskuje nie tylko ona, ale również Klienci.
- Pracując jako Dyrektor Finansowy widziałam w kontakcie z księgowością braki, które mnie denerwowały. Dlatego zakładając własne Biuro Rachunkowe zdecydowałam, że będę eliminować powtarzalne, manualne zadania. Udało się to dzięki OCR-owi, który skraca czas pracy i zmniejsza możliwość pomyłki przy przepisywaniu faktur - podsumowuje Księgowa - Przyspiesza i ułatwia to pracę, a łatwiejsza praca jest po prostu przyjemniejsza. Zdecydowanie polecam Scanye, również w kontekście zbliżającego się wejścia Krajowego Systemu e-Faktur. Myślę, że Księgowym już teraz pracującym z dokumentami elektronicznymi dużo łatwiej będzie przejść przez kolejną rewolucję, jaka nas czeka - stwierdza.
Scanye Sp. z o.o.
NIP 527 276 72 50
ul. Grzybowska 87
00-844 Warszawa
T +48 509 333 337
E-mail: kontakt@scanye.pl