Copyright© Scanye Sp. z o.o.
12 lat w księgowości to wystarczająco dużo czasu nie tylko na to by poznać jej zawiłości i tajniki, ale również na to, by szukać usprawnień i narzędzi ułatwiających pracę. Zwłaszcza jeśli Biuro Rachunkowe ma sporo Klientów, a pracy jest coraz więcej i więcej. Doskonale wie o tym Agnieszka Rogowska z Biura Usług Księgowych TAX HOUSE.
Pani Agnieszka prowadzi własne Biuro Rachunkowe, ale zanim zdecydowała się na jej otwarcie, pracowała w 3 innych miejscach. Tam zdobyła podstawy i doświadczenie, bez których nie wyobraża sobie pracy Księgowej.
Księgowość to zdecydowanie więcej, niż samo księgowanie. W świadomości Klientów jesteśmy “od wszystkiego”, nie tylko od rozliczania i podsumowywania podatków - mówi nasza bohaterka.
– Przedsiębiorcy często nie mają wystarczającej wiedzy, a jeszcze częściej czasu, by na bieżąco śledzić zmiany w prawie podatkowym. Księgowa to zawód, w którym ciągle trzeba się doskonalić i uczyć, zwłaszcza teraz, w dobie Nowego Ładu. Ja to lubię, choć wolałabym, żeby zmian i poprawek było mniej – dodaje ze śmiechem pani Agnieszka – Ale zdecydowanie księgowość to nie branża dla każdego – podsumowuje.
Przez długie lata praca pani Agnieszki wyglądała dość standardowo. Ręczne księgowanie, segregowanie i archiwizowanie dokumentów. Spotkania z Klientami, papierowe faktury dostarczane do Biura Rachunkowego, często z opóźnieniem lub po ponaglających telefonach.
A potem przyszła pandemia, obostrzenia i różne pomysły na dostarczanie dokumentów. Ale wrzucanie faktur do skrzynki pocztowej nie było najwygodniejsze ani dla Klientów pani Agnieszki, ani dla niej samej.
- O OCR-ach słyszałam już od jakiegoś czasu. Miałam nawet kilka spotkań i prezentacji różnych programów, ale do żadnego z nich nie byłam przekonana. Bałam się, że wdrożenie zajmie mi więcej czasu, niż realnie zaoszczędzę w ciągu dnia - wyjaśnia Księgowa - Ale kiedy moi Klienci polecali mnie swoim znajomym i pracy zaczęło przybywać, a dodatkowo pojawiły się utrudnienia związane z COVID-19, uznałam, że to najwyższy czas na zmianę podejścia i bliżej przyjrzałam się Scanye - opowiada pani Agnieszka.
Przez własne schematy i wypracowany styl pracy przejście na bardziej zautomatyzowane działanie okazało się sporym wyzwaniem.
– Przyznaję, że przez pierwszy miesiąc praca ze Scanye wymagała ode mnie poświęcenia sporo uwagi i czasu – stwierdza pani Agnieszka – Ustawienie i dopracowanie wszystkich schematów zajęło mi chwilę.
Ale gdybym wiedziała, że program tak bardzo ułatwi mi pracę, zdecydowałabym się na niego dużo wcześniej. Żałuję, że zrobiłam to dopiero teraz, bo dzięki bardzo szczegółowym ustawieniom księguję wszystko właściwie jednym kliknięciem.
– Wcześniej po prostu brakowało mi już czasu na wprowadzanie faktur do systemu księgowego, a obawa przed niedotrzymaniem terminów towarzyszyła w pracy nieustannie – podsumowuje nasza bohaterka.
Naglące terminy, Klienci, którzy w ogóle się ich nie trzymają i wynikające z tego nadgodziny to główne bolączki większości Księgowych. Brak możliwości wygodnego rozplanowania pracy i kumulacja wszystkich zadań tuż przed 20-tym sprawiają, że każde narzędzie porządkujące i przyspieszające pracę jest na wagę złota.
- Dla mnie przełomowym momentem, który wpłynął na szybkość mojej pracy, było odkrycie OCR-a. Kiedyś nie wyobrażałam sobie, żeby nie mieć w ręku papierowej faktury, nie zaparafować jej wprowadzenia, nie włożyć do segregatora - opowiada pani Agnieszka - Ale czasy się zmieniły, pracy przybyło, a Klienci - i stali i nowi - coraz częściej pytali o możliwość zdalnego przesyłania dokumentów. Testowaliśmy to w czasie pandemii. Przedsiębiorcy wrzucali faktury i pliki mailem, przez Dropboxa, na dysk Google - jak komu było wygodnie. To powodowało, że musiałam przeglądać wszystkie te miejsca, by niczego nie przeoczyć i nie pominąć - wspomina Księgowa - Ale odkąd pracuję ze Scanye ten problem minął. Wszystkie dokumenty mam w jednym miejscu, bez obaw, że coś mi umknie. To wygoda i komfort i dla mnie i dla moich Klientów.
Pani Agnieszka ma w swoim biurze rachunkowym klientów o różnych profilach działalności. Na przesyłanie dokumentów przez aplikację zdecydowała się ponad połowa z nich.
– Zaproszenia przesłałam do wszystkich Przedsiębiorców, którymi się zajmuję. Spore grono zareagowało dość żywiołowo, choć miały pytania np. o bezpieczeństwo swoich danych – podsumowuje nasza bohaterka – Inni powiedzieli wprost, że nie chcą takiego rozwiązania, bo mają po prostu za dużo dokumentów do zaksięgowania. Rozumiem ich podejście, dlatego zaopatrzyłam się w odpowiedni skaner i z jego pomocą wprowadzam faktury i tak znacznie szybciej, niż ręcznie.
Nie jest to idealny system, czasem coś trzeba poprawić. Ale zdecydowanie wolę to, niż mozolnie wprowadzać wszystko ręcznie - stwierdza Księgowa.
Czy skanowanie faktur jest bezpieczne? Jak wygląda cały proces? Jaki wybrać skaner do biura rachunkowego, by poradził sobie z każdym rodzajem papieru? Odpowiadamy w naszych artykułach:
Podobnie jak pani Agnieszka korzystasz z OCR-a, Klienci przesyłają Ci faktury i dokumenty elektronicznie, ale dalej masz wrażenie, że trudno opanować nadmiar zadań? I z tym poradziła sobie nasza bohaterka, wykorzystując Biurko Scanye.
– Żeby trzymać rękę na pulsie i widzieć postępy prac, zrobiłam specjalny arkusz Excel – wspomina Księgowa – Zaznaczałam w nim kto i kiedy dostarczył dokumenty i przede wszystkim w jakiej kolejności powinnam księgować Klientów. Ten plik bardzo dobrze się sprawdzał, ale ostatnio w ogóle go nie używam, bo Biurko daje mi znacznie jaśniejszy pogląd za co powinnam się zabrać. Jest bardzo przejrzyste, kafelki przenoszą się same z kolumny do kolumny. Intuicyjnie i prosto, tak jak lubię – podkreśla pani Agnieszka
Księgowi mają teraz do zrobienia mnóstwo innych rzeczy poza księgowaniem. Szkolenia, webinary, śledzenie poprawek do Nowego Ładu - na to wszystko trzeba znaleźć czas. Ze Scanye jest to dużo łatwiejsze.
Mimo wszystkich utrudnień i komplikacji związanych z przepisami, wśród Biur Rachunkowych rośnie konkurencja. Jaki przepis na sukces ma pani Agnieszka i czy Scanye wpisuje się w pracę nowoczesnej Księgowej?
- Ja dużą uwagę poświęcam temu, by moje usługi były na najwyższym poziomie. Jestem sumienna, ciągle się doszkalam, nie lubię, kiedy coś dezorganizuje i opóźnia mi pracę. Dbam o to, by moi Klienci czuli się dobrze, bo ich komfort to jednocześnie mój komfort. Jeśli ktoś pracuje w księgowości nie z wyboru, a bardziej z przypadku, może mieć teraz spore chwile zwątpienia. Ale ważne jest, żeby szukać opcji, nowinek i wyróżników, które ułatwią pracę w Biurze Rachunkowym. Wszyscy przecież chcemy “odhaczyć” nasze obowiązki z należytą starannością i lecieć dalej,do kolejnych zadań. Jeśli ktoś szuka takiego rozwiązania, to z całą Pewnością mogę polecić mu Scanye - podsumowuje pani Agnieszka.
Scanye Sp. z o.o.
NIP 527 276 72 50
ul. Grzybowska 87
00-844 Warszawa
T +48 509 333 337
E-mail: kontakt@scanye.pl